Algemene Voorwaarden voor het leveren van diensten en/of hardware en/of software

1.     Definities

Algemene Voorwaarden: het onderhavige document met titel “Algemene Voorwaarden voor het leveren van diensten en/of hardware en/of software”.

Consultancy: het leveren door de Opdrachtnemer van Diensten op Time & Material basis, waarbij de geleverde diensten worden vergoed tegen het afgesproken dag/uurtarief vermenigvuldigd met het aantal gepresteerde dagen/uren.

Diensten: de diensten die de Opdrachtnemer aan de Klant zal verlenen, zoals omschreven in de Specifieke Voorwaarden. Deze worden steeds beheerst door deze Algemene (en de Specifieke) Voorwaarden.

Diensten op Time & Material basis: Diensten in regie door de Opdrachtnemer geleverd aan de Klant, die per uur aan de Klant worden gefactureerd.

Diensten op Fixed Price basis: Diensten door de Opdrachtnemer geleverd waarvoor Partijen een vaste prijs overeenkwamen.

Opdrachtnemer: Kohera NV met maatschappelijke zetel gelegen te Veldkant 33A 2550 Kontich, ingeschreven in het rechtspersonenregister te [Antwerpen (afdeling Antwerpen)] onder nummer 0886.316.714.

Goederen: hard- en/of software van de Producent(en).

Klant: de klant vermeld in de Specifieke Voorwaarden.

Medewerkers: personeelsleden, personeelsleden van Verbonden Vennootschappen, zelfstandige medewerkers, onderaannemers, consultants, en enige andere natuurlijke of rechtspersonen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij het verlenen van de Diensten.

Overeenkomst: deze Algemene Voorwaarden, de Specifieke Voorwaarden en de Voorwaarden van de Producent.

Overmacht: de situatie waarin de uitvoering van de Overeenkomst voor één van de Partijen geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, buiten de wil van de Partij(en) wordt verhinderd. Wordt onder meer (niet limitatief) beschouwd als overmacht: brand, oorlog, terreuraanslagen, ongunstige weersomstandigheden, overmacht van de toeleveranciers van Opdrachtnemer, gebrekkigheid van zaken, apparatuur, programmatuur of materialen van derden waarvan het gebruik door de Klant aan Opdrachtnemer is voorgeschreven,  overheidsmaatregelen, storing van internet, datanetwerk- of telecommunicatiefaciliteiten, de onbeschikbaarheid van servers van derden, staking, onbeschikbaarheid van Medewerkers, algemene vervoersproblemen en elektriciteitsstoring.

Partij(en): Opdrachtnemer of (en) de Klant.

Producent: de producent van de hard- en/of software vermeld in de Specifieke Voorwaarden.

Project: Het geheel van wederzijdse diensten en samenwerking tussen Partijen zoals omschreven in de Specifieke Voorwaarden.

Specifieke Voorwaarden: een aan deze Algemene Voorwaarden onderworpen overeenkomst die de specifieke uitvoeringsmodaliteiten van deze Overeenkomst beschrijft.

Uitvoerder: de Medewerker(s) vermeld in de Specifieke Voorwaarden waarop Opdrachtnemer een beroep doet voor de uitvoering van deze Overeenkomst.

Verbonden Vennootschap(pen): de verbonden en geassocieerde vennootschappen in de zin van artikel 11 en 12 van het Wetboek van vennootschappen.

Voorwaarden van de Producent: de algemene (licentie)voorwaarden van de Producent van toepassing op de hard- en/of software welke integraal deel uitmaken van de Overeenkomst, alsook de eventuele voorwaarden van de Producent inzake de door de Producent verstrekte onderhoudsdiensten.

2.     Totstandkoming en beëindiging

Totstandkoming

2.1.              Opdrachtnemer is slechts verbonden tot uitvoering van de Overeenkomst na haar uitdrukkelijke en schriftelijke aanvaarding van de bestelling van de Goederen en/of Diensten.

2.2.              Indien de Opdrachtnemer op vraag van de Klant de bestelling, vermeld in de Specifieke Voorwaarden, behandelt of de Diensten aanvangt vooraleer de Overeenkomst ondertekend werd, dan geldt de behandeling van de bestelling en/of de aanvang van de Diensten als een aanvaarding van de Algemene Voorwaarden, de Specifieke Voorwaarden en de Voorwaarden van de Producent.

Beëindiging

2.3.              Onverminderd haar recht op schadevergoeding kan Opdrachtnemer naar haar goeddunken de uitvoering van de Overeenkomst opschorten, of de Overeenkomst van rechtswege, zonder ingebrekestelling, zonder rechterlijke tussenkomst en met onmiddellijke ingang ontbinden, door de loutere verzending van een ter post aangetekende brief:

  1. ingeval van niet-betaling door de Klant op één enkele vervaldag;
  2. in het geval de Klant een uitstel van betaling heeft aangevraagd, of zich in staat van faillissement of staking van betaling bevindt of zijn krediet aan het wankelen is gebracht of kennelijk onvermogend is;
  3. indien de Klant, bij Diensten op Time & Material basis, de timesheet of enig ander tijdregistratiesysteem zonder gegronde reden weigert te ondertekenen, bevestigen of aanvaarden;
  4. ingeval van ontbinding en/of vereffening van de vennootschap van de Klant;
  5. indien er op het geheel of een deel van de goederen van de Klant uitvoerend en/of bewarend beslag wordt gelegd op verzoek van een schuldeiser of in geval van andere uitvoerende of bewarende maatregelen ten aanzien van de goederen van de Klant;
  6. ingeval van bewijs of ernstige vermoedens van fraude verricht door de Klant;
  7. indien de Klant weigert de gevraagde inlichtingen te verstrekken of ingeval de Klant onjuiste en/of valse inlichtingen heeft verstrekt.

2.4.              De Partijen kunnen bovendien de Overeenkomst beëindigen indien de andere Partij een bewezen grove fout of materiële contractuele tekortkoming begaat en deze niet heeft rechtgezet binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen nadat zij door de Partij die zich op de fout of tekortkoming beroept per aangetekende brief in gebreke was gesteld. Verlenging van voormelde herstelperiode zal niet op onredelijke gronden worden geweigerd, indien de nalatige Partij, gedurende de herstelperiode van dertig (30) kalenderdagen, een aanvang heeft gemaakt met het herstel en dit in alle redelijkheid en billijkheid voortzet.

2.5.              De Klant doet uitdrukkelijk afstand van de toepassing van artikel 1794 van het Burgerlijk Wetboek.

2.6.              Indien de Klant zijn bestelling geheel of gedeeltelijk annuleert of in gebreke blijft een geheel of een gedeelte van de geleverde Diensten en/of Goederen in ontvangst te nemen en te aanvaarden zonder gegronde reden, heeft de Opdrachtnemer het recht de ontbinding van de Overeenkomst te eisen of de nakoming ervan. De schade door de Opdrachtnemer geleden, beloopt minimaal 50 % van de waarde van de bestelling van de Diensten of het niet nagekomen gedeelte ervan en is de volledige koopsom ingeval het om Goederen en/of onderhoudsdiensten van de Producent gaat, onverminderd het recht van de Opdrachtnemer door alle middelen rechtens de werkelijke schade te bewijzen indien deze meer bedraagt.

Gevolgen van de beëindiging

2.7.              Behoudens indien de Klant de Overeenkomst beëindigt wegens een bewezen grove fout of materiële tekortkoming in hoofde van de Opdrachtnemer, zal de Klant de Opdrachtnemer vergoeden voor alle bestelde Goederen en de op het ogenblik van de beëindiging effectief gepresteerde Diensten en onderhoudsdiensten van de Producent. De op het ogenblik van de beëindiging effectief gepresteerde werkuren zullen worden aangerekend tegen de geldende uurtarieven van Opdrachtnemer, onverminderd de mogelijkheid van Opdrachtnemer om met alle middelen rechtens een hogere werkelijke schade te bewijzen.

2.8.              Indien de Overeenkomst door één van de Partijen wordt ontbonden, wordt deze ontbinding geacht uitwerking te krijgen vanaf de datum van de poststempel op het aangetekend schrijven dat kennis geeft van de ontbinding.

3.     Intellectuele rechten en licenties

Intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de geleverde Diensten

3.1.              Tenzij anders vermeld in de Specifieke Voorwaarden, kent Opdrachtnemer de Klant een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht toe met betrekking tot de resultaten van de door haar uitgevoerde Diensten vanaf het moment van algehele betaling van alle facturen, evenals alle overige bedragen die Klant wegens het tekortschieten in de betalingsverplichting verschuldigd is. De Klant zal de resultaten van de Diensten enkel gebruiken op de door Opdrachtnemer voorgeschreven wijze.

3.2.              Het is de Klant niet toegestaan enige aanduiding betreffende het vertrouwelijke karakter dan wel betreffende auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele of industriële eigendom uit de programmatuur, websites, databestanden, apparatuur of materialen te verwijderen of te wijzigen.

Intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de geleverde Goederen

3.3.              De Klant neemt kennis van de licentievoorwaarden, de intellectuele eigendomsvoorwaarden en de beperkingen hierop zoals bepaald in de voorwaarden van de Producent met betrekking tot de bestelde Goederen, welke integraal van toepassing zijn.

3.4.              Bij eventuele inbreuken hierop is de Klant aansprakelijk ten aanzien van de Producent. De Klant vrijwaart de Opdrachtnemer voor elke vordering van de Producent tegen Opdrachtnemer wegens inbreuken op de Voorwaarden van de Producent om welke reden dan ook en de Klant zal de Opdrachtnemer volledig schadeloosstellen voor alle kosten, schade, onkosten en uitgaven die de Opdrachtnemer ten gevolge hiervan oploopt, inclusief haar advocatenkosten.

4.     Vertrouwelijkheid

4.1.              Onder vertrouwelijke informatie verstaat men alle informatie, van welke vorm dan ook (mondeling, schriftelijk, grafisch, elektronisch, …), die in het kader van deze Overeenkomst tussen de Partijen wordt uitgewisseld.

4.2.              Partijen en hun Medewerkers moeten de vertrouwelijke informatie die ze van de andere Partij in uitvoering van deze Overeenkomst ontvangen hebben, geheim houden. Bovendien kunnen de Partijen de vertrouwelijke informatie enkel gebruiken in het kader van deze Overeenkomst. De Partijen mogen vertrouwelijke informatie niet aan derden bekendmaken zonder de schriftelijke toelating van de andere Partij. Gegevens worden in ieder geval als vertrouwelijk beschouwd indien deze door een der Partijen als zodanig zijn aangeduid.

4.3.              De vertrouwelijkheidsverplichting zal blijven bestaan gedurende een periode van drie (3) jaar na het eind van deze Overeenkomst, ongeacht de oorzaak van de beëindiging van de Overeenkomst.

4.4.              Wordt niet beschouwd als vertrouwelijke informatie:

  1. de informatie die op wettelijke wijze is bekomen bij een derde die door geen enkele vertrouwelijkheidsverplichting of geheimhouding gebonden is;
  2. de informatie die een Partij reeds kende vooraleer ze aan haar werd overgemaakt in het kader van deze Overeenkomst;
  3. de informatie die een Partij zelf heeft ontwikkeld zonder schending van deze Overeenkomst;
  4. de informatie die in het openbaar domein is gevallen zonder de tussenkomst of de fout van de Partij die ze heeft ontvangen;
  5. de informatie die door een gerechtelijke of administratieve beslissing publiek moet worden gemaakt.

4.5.              Opdrachtnemer mag tevens de Klant opnemen in haar klantenlijst, een beknopte beschrijving van de opdracht publiceren en de naam en het merk van de Klant gebruiken voor publiciteitsdoeleinden en PR activiteiten.

4.6.              De Klant erkent en aanvaardt hierbij ook uitdrukkelijk de vertrouwelijkheidsclausules in de Voorwaarden van de Producent.

5.     De uitvoeringsmodaliteiten

Algemeen

5.1.              Opdrachtnemer verbindt zich ertoe de Diensten uit te voeren ten behoeve van de Klant en/of de in de Specifieke Voorwaarden vermelde Goederen en de eventueel bijhorende (onderhouds)diensten van de Producent te laten leveren overeenkomstig de Voorwaarden van de Producent. De Opdrachtnemer zal rekening houden met de technische aanwijzingen en richtlijnen welke zij van de Klant ontvangt.

5.2.              De Klant verklaart door Opdrachtnemer volledig te zijn ingelicht over de mogelijkheden van de Goederen en/of Diensten (type, karakteristieken, bediening, gebruiksmogelijkheden  en -beperkingen, garanties, vereiste omgeving, kosten) alsook inzake de problemen van aanpassing, installatie of integratie en uitbreiding die zich kunnen stellen en de gevolgen hiervan op de reeds bestaande hard- en/of software en/of licenties welke reeds geïnstalleerd zijn bij de Klant. Partijen komen overeen dat de Opdrachtnemer hiervoor niet kan aansprakelijk worden gesteld.

5.3.              Behoudens andersluidende wettelijke bepaling van dwingend recht of openbare orde, draagt de Opdrachtnemer geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot Goederen en onderhoudsdiensten die door de Producent worden geleverd. De Klant zal zich enkel kunnen richten tot de Producent binnen de grenzen van de Voorwaarden van de Producent. De Opdrachtnemer kan niet worden aangesproken voor de levering van de Goederen en onderhoudsdiensten die door de Producent worden geleverd. De levering is de exclusieve verantwoordelijkheid van de Klant.

5.4.              De Klant draagt de volledige aansprakelijkheid voor vergissingen en of omissies in de bestelling van de Goederen en/of Diensten. Opdrachtnemer werd uitsluitend middels de Specifieke Voorwaarden volledig ingelicht over de behoeftes en verwachtingen van de Klant. Enkel en alleen uit de Specifieke Voorwaarden en onderhavige Algemene Voorwaarden kunnen de contractuele verplichtingen van Opdrachtnemer worden afgeleid. Bijgevolg is de Klant zelf verantwoordelijk voor de bestellingen, de geschiktheid van de geleverde Goederen en/of Diensten om de door haar beoogde resultaten te bekomen. In geval van verkeerde productkeuze of gebrekkige productspecialisatie of omschrijving van Diensten in de Specifieke Voorwaarden, kan Opdrachtnemer onder geen voorwaarde hiervoor aansprakelijk gesteld worden.

5.5.              Voor zover in de Specifieke Voorwaarden niet wordt gewezen op een andere hoedanigheid van de Klant, wordt deze onherroepelijk beschouwd als een professioneel gebruiker, handelend in het kader van zijn beroepswerkzaamheden. Hij wordt geacht in het bezit te zijn van de relevante know-how met betrekking tot de Goederen en/of de te verlenen Diensten, en Medewerkers beschikbaar te hebben met de nodige deskundigheid.

5.6.              Indien tijdens de duur van de Overeenkomst de inhoudelijke specificaties voor het uitvoeren van de Overeenkomst wijzigen, zal de Klant Opdrachtnemer vergoeden voor de bijscholing van de Uitvoerder. Indien de Klant zelf een opleiding verschaft aan de Uitvoerder, dan vallen de kosten voor deze opleiding ten laste van de Klant behoudens andersluidend beding in de Specifieke Voorwaarden.

5.7.              Opdrachtnemer zal eventuele geplande onderbrekingen van de uitvoering van de Diensten (zoals kortstondige ziekte, verlofdagen van de Uitvoerder enz.) – voor zover mogelijk – tijdig meedelen aan de Klant.

Plaats van uitvoering

5.8.              Tenzij anders vermeld in de Specifieke Voorwaarden, worden de Diensten uitgevoerd in de lokalen van de Klant. De Klant zal de Opdrachtnemer desgevallend vrije toegang verlenen tot de werkomgeving.

5.9.              De werkruimte en faciliteiten zullen voldoen aan alle wettelijke eisen. De Klant vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden, waaronder inbegrepen de Medewerkers van Opdrachtnemer, die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst schade lijden welke het gevolg is van handelen of nalaten van de Klant of van onveilige situaties in zijn organisatie. De Klant zal de binnen zijn organisatie geldende huis- en beveiligingsregels voor de aanvang van de Diensten aan de Uitvoerder(s) kenbaar maken.

5.10.          Inrichting en aanpassing van de locatie waar de Diensten zullen worden gerealiseerd, zijn ten laste van de Klant, die aansprakelijk is voor alle schade en bijkomende kosten opgelopen door Opdrachtnemer als gevolg van laattijdige, onjuiste of gebrekkige uitvoering hiervan.

Samenwerkingsplicht

5.11.          Partijen erkennen en aanvaarden dat het welslagen van werkzaamheden op het gebied van informatie- en communicatietechnologie afhankelijk is van een juiste en tijdige onderlinge samenwerking. De Klant zal steeds tijdig alle in redelijkheid door Opdrachtnemer gewenste medewerking verlenen. Indien de Klant in het kader van het verlenen van medewerking aan de uitvoering van de Overeenkomst eigen Medewerkers inzet, zullen deze Medewerkers beschikken over de noodzakelijke kennis, deskundigheid en ervaring.

5.12.          De Klant is verantwoordelijk voor het tijdig verstrekken van de nodige en nuttige  informatie en dient hiervoor voldoende tijd te reserveren.

5.13.          De vereiste medewerking van de Klant kan op sommige momenten in het Project zeer intensief zijn, hiermee dient door de Klant tijdens het Project rekening gehouden te worden. De Klant dient hiervoor voldoende middelen en mensen te reserveren.

5.14.          Opdrachtnemer verstrekt de Diensten binnen de grenzen van deze Overeenkomst en de door de Klant verstrekte informatie. De Klant garandeert de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de door hem verstrekte informatie, opgegeven maten, eisen, specificaties van de Diensten en andere gegevens, die cruciaal zijn om de verplichtingen van de Opdrachtnemer onder deze Overeenkomst na te kunnen komen. De Klant vrijwaart de Opdrachtnemer voor elke schade die zou ontstaan door verkeerde, onvolledige of laattijdige informatieverschaffing.

5.15.          De Klant dient Medewerkers aan te duiden die deze informatie kunnen verstrekken. De Klant dient tevens een persoon aan te duiden die in staat is de juistheid en de volledigheid van deze informatie te beoordelen en die, in geval van discussie, kan beslissen welke informatie er als regel zal worden gebruikt. Opdrachtnemer gaat er steeds van uit dat de informatie verstrekt door Medewerkers van de Klant volledig en correct is. De Klant is steeds aansprakelijk voor de door hem verstrekte informatie.

5.16.          Indien speciale inzet van Medewerkers of materiaal van de Klant benodigd is voor het Project wordt dit schriftelijk, in de Specifieke Voorwaarden overeengekomen. Voor zover dit nodig zou zijn dient de Klant te voorzien in alle nodige veiligheidsmaatregelen, zoals maar niet beperkt tot, VPN en tokens.

5.17.          Indien het niet ter beschikking zijn van Medewerkers of materiaal van de Klant extra kosten tot gevolg heeft, inclusief maar niet beperkt tot een extra tijdsbesteding van Medewerkers van Opdrachtnemer, zullen deze extra kosten aan de Klant worden gefactureerd.

5.18.          De Klant draagt zorg voor de benodigde faciliteiten voor het ontwerpen, het testen en operationeel gebruik van het te ontwikkelen informatiesysteem. Het gaat hierbij om hardware, systeemsoftware, hulpmiddelen (zoals PC’s en printers). De Uitvoerder dient met een aantal PC’s toegang te hebben tot de computer-, printer- en datafaciliteiten van de Klant.

Indien Dienstverlener dit nodig acht, dienen het systeem en de bijbehorende diensten (systeembeheer) ook buiten de normale werkuren beschikbaar te zijn.

5.19.          Indien de Diensten deel uitmaken van een bredere implementatie van nieuwe informaticasystemen is de planning ten dele afhankelijk van de goede aflevering van deze andere systemen. De Klant en Dienstverlener verbinden zich ertoe alle planningen zoals beschreven in de Specifieke Voorwaarden op te volgen en te respecteren, ermee rekening houdende dat eventuele vertragingen die hiervan rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn, zullen beschouwd worden als een aanpassing van de Specifieke Voorwaarden zoals beschreven in de artikelen 5.32 tot 5.38.

Onderhoud- en upgradeovereenkomst

5.20.          Indien van toepassing kan de Klant een onderhouds – en upgradeovereenkomst aangaan met de Opdrachtnemer en/of de Producent met betrekking tot de geleverde Goederen.

5.21.          Indien de Klant geen onderhoudsovereenkomst met betrekking tot de Diensten met de Opdrachtnemer wenst aan te gaan zal elke interventie, na oplevering en, indien van toepassing, na de periode van garantie, op basis van dan geldende uurtarieven worden aangerekend.

Uitvoerder

5.22.          Voor de uitvoering van deze Overeenkomst doet Opdrachtnemer een beroep op één of meerdere Uitvoerders. Voor Diensten op basis van een Vaste Prijs behoudt Opdrachtnemer zich het recht voor om te bepalen welke Uitvoerder zal worden toegewezen voor de uitvoering van de Diensten, alsook om deze Uitvoerder naar eigen goeddunken te vervangen gedurende de duur van de Overeenkomst.

Vervanging van de Uitvoerder bij Time & Material-Diensten

5.23.          Bepalingen 5.23. tot en met 5.25. zijn uitsluitend van toepassing op Diensten op Time & Material basis.

5.24.          Indien beide Partijen het wenselijk of noodzakelijk achten, kunnen zij in onderling overleg, hetzij tijdelijk hetzij definitief, een andere Uitvoerder met de uitvoering van de Overeenkomst belasten.

5.25.          Indien de Uitvoerder niet (langer) aan de gestelde eisen voldoet, de naam van de Klant in diskrediet brengt of de Diensten naar redelijkheid niet (langer) uitvoert in overeenstemming met deze Overeenkomst, heeft de Klant het recht om aan Opdrachtnemer te vragen de Uitvoerder te vervangen. Dit ontslaat de Klant niet van haar verplichting om de reeds door de Uitvoerder verrichte Diensten te vergoeden.

5.26.          Indien Opdrachtnemer het eens is met de vervanging van de Uitvoerder, verbindt zij zich ertoe om voor zover redelijkerwijze mogelijk zo snel mogelijk een vervanger ter beschikking te stellen van de Klant. Indien Opdrachtnemer binnen een termijn van twee (2) weken geen gekwalificeerde vervanger ter beschikking kan stellen, heeft de Klant het recht om het gedeelte van de Overeenkomst dat betrekking heeft op de te vervangen Uitvoerder te beëindigen.

Stuurgroep

5.27.          Indien Partijen schriftelijk in de Specifieke Voorwaarden daartoe overeengekomen zijn, zal tijdens het Project periodiek een Stuurgroep samenkomen. Deze Stuurgroep is verantwoordelijk voor de opvolging van de werkzaamheden, het bijsturen van de projectopdracht en het begeleiden van het projectteam bij strategische beslissingen.

5.28.          Deze Stuurgroep bestaat minstens uit de volgende kernleden:

  1. een vertegenwoordiger van de gebruikers
  2. een gemandateerd projectleider in hoofde van de Klant
  3. een projectleider in hoofde van de Opdrachtnemer

De Stuurgroep kan op elk moment andere personen uitnodigen om de vergaderingen bij te wonen.

5.29.          Binnen het kader van de Overeenkomst heeft enkel deze Stuurgroep beslissingskracht om eventuele aanpassingen en/of uitbreidingen van de Goederen en/of Diensten goed te keuren. Om een vlotte voortgang van het Project te verzekeren mandateren beide Partijen één persoon die eventuele dringende beslissingen kan nemen uit naam van de Klant en Opdrachtnemer zonder voorafgaand te moeten overleggen met de Stuurgroep. Deze personen kunnen tevens de Stuurgroep buiten de normale kalender samenroepen om specifieke punten te bespreken en eventuele beslissingen te forceren.

De Stuurgroep dient alle voorgestelde veranderingen en/of uitbreidingen volgens hieronder beschreven veranderingsprocedure te beoordelen en eventueel goed te keuren.

5.30.          Beslissingen van de Stuurgroep, ondertekend door gevolmachtigde personen van beide Partijen, worden als bindende addenda van de Algemene en de Specifieke Voorwaarden beschouwd.

5.31.          Opdrachtnemer dient op elke Stuurgroep de voortgang van het Project met de leden te bespreken en eventuele probleemgebieden, knelpunten en opties voor te leggen aan de vergadering.

Wijzigingsprocedure

5.32.          Alle wijzigingen en/of uitbreidingen aan de oorspronkelijk specificaties en wijzigingen in de randomstandigheden van de Diensten vallen onder deze bepalingen. Een bedoelde wijziging is, onder meer, een duidelijke wijziging in de werkomstandigheden van het projectteam die een bewezen productieverlies tot gevolg heeft.

5.33.          Indien er een wijziging of aanvulling gewenst wordt door de Klant op de specificaties zoals overeengekomen in de Specifieke Voorwaarden, zal dit via deze wijzigingsprocedure geformaliseerd worden. Dit gebeurt eveneens als de criteria waaraan de Diensten moeten voldoen zoals voorzien in de Specifieke Voorwaarden gewijzigd worden door de Klant.

5.34.          De wijzigingsprocedure houdt in dat eerst de verandering in de specificaties of de opdracht beschreven wordt en dat vervolgens ingeschat wordt wat de gevolgen zijn voor de inspanning en de doorlooptijd van het Project.

Naast goedkeuring van de documenten waarin de gewijzigde specificatie beschreven wordt, zal de Klant eveneens de nieuwe begroting moeten goedkeuren in de vorm van een Addendum aan de Specifieke Voorwaarden.

5.35.          De tijd noodzakelijk voor deze activiteiten en Diensten zullen op uurbasis worden gefactureerd aan de Klant volgens de geldende tarieven van Opdrachtnemer. Deze tijd zal door de projectmanager van Opdrachtnemer op voorhand bepaald worden en ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Klant. Het toelaten dat Opdrachtnemer deze bijkomende activiteiten en Diensten mag aanvatten, geldt als voldoende bewijs van de bestelling ervan door de Klant en als toestemming van de Klant om deze activiteiten en Diensten te factureren.

5.36.          Een wijziging wordt uitgevoerd na opdracht daartoe van de Klant.

5.37.          Een wijzigingsvoorstel bevat de volgende elementen:

  • een omschrijving van de wijziging;
  • de indiener en de datum van het verzoek tot wijziging;
  • de reden van wijziging;
  • een eventuele inschatting van de tijd noodzakelijk om de impact en gevolgen van de wijziging te bepalen;
  • de eventuele goedkeuring van de inschatting onder punt 4;
  • een volledige omschrijving van de wijziging, inclusief specificaties en gebruiksmogelijkheden;
  • indien van toepassing de meer of minprijs van de wijziging;
  • een tijdsschema voor de implementatie en eventuele testprocedure van het gewijzigde;
  • indien van toepassing een betalingsschema;
  • de eventuele gevolgen voor andere onderdelen van het project;
  • ruimte voor ondertekening door de Klant en Opdrachtnemer.

 

5.38.          Situaties en randvoorwaarden die onder de verantwoordelijkheid van de Klant, zoals onder meer het verschaffen van opleidingen aan Uitvoerders, vallen en die aanleiding geven tot extra inspanningen zullen extra worden gefactureerd aan de Klant.

Levering, risico- en eigendomsoverdacht en aanvaarding

5.39.          Behoudens indien anders aangeduid in de Specifieke Voorwaarden worden alle Goederen rechtstreeks door de betreffende Producent geleverd bij de Klant en/of een door de Klant aangeduide locatie. De Voorwaarden van de Producent in verband met de levering en tarieven zijn rechtstreeks van toepassing voor de Klant. De Opdrachtnemer draagt geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot de Goederen die door de Producent worden geleverd.

5.40.          De Klant verbindt zich er toe om de aangekochte Goederen bij de levering onmiddellijk in ontvangst te nemen en te onderzoeken of de kwaliteit en/of kwantiteit van de geleverde Goederen overeenstemt met hetgeen werd overeengekomen. De Klant verbindt er zich toe om de Opdrachtnemer bij ontvangst te melden of de levering al dan niet overeenstemt met hetgeen werd overeengekomen. Indien nadien zou blijken dat er toch geen sprake was van een niet-conforme levering dan zal de Klant de Opdrachtnemer vergoeden voor de eventuele kosten (zoals maar niet beperkt tot onnodige verplaatsingen of verrichte diensten) die daaraan verbonden zijn.

5.41.          De Klant staat in voor de toegankelijkheid van de gebouwen waarin de levering moet plaatsvinden en de aanvraag van parkeerborden indien nodig. Alle extra kosten (zoals onder meer extra inzet mensen, ladderlift,…) ingevolge niet toegankelijkheid van de gebouwen zijn ten laste van de Klant.

5.42.          Indien van toepassing zal de Klant instaan voor de aanvraag van een eventuele stedenbouwkundige vergunning en de aanstelling van een architect en/of expert en veiligheidsvoorschriften. Indien er een bouwvergunning noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van de bestelling (de Klant richt zich hiervoor tot de technische diensten van de Gemeente), dan dient de Klant dit voor de ondertekening van de Specifieke Voorwaarden mee te delen en de bouwvergunning voor aanvang van de werken te bezorgen aan de Opdrachtnemer. Indien de Klant geen melding heeft gemaakt van een bouwvergunning en/of er ook geen verkrijgt heeft de Opdrachtnemer het recht de Overeenkomst te beëindiging zonder opzegtermijn en zonder verdere schadevergoeding te moeten betalen.

5.43.          Indien van toepassing zal de Klant een passende installatieplaats voor de Goederen ter beschikking stellen die voldoet aan alle technische en wettelijke voorschriften, zoals onder meer de stevigheid en stabiliteit van het gebouw en de voorwaarden van de Producent. De Klant zal hiervoor de nodige studies laten doen en ontslaat en vrijwaart de Opdrachtnemer voor enige aansprakelijkheid terzake.

5.44.          Het risico van verlies, diefstal of beschadiging van de Goederen en/of Diensten die voorwerp van deze Overeenkomst zijn, gaan op de Klant over op het moment waarop deze in de feitelijke beschikkingsmacht van de Klant of van een door de Klant gebruikte hulppersoon zijn gebracht.

5.45.          De risico’s verbonden aan de geleverde Goederen en/of Diensten gaan over op de Klant op het ogenblik van de levering door de Opdrachtnemer of de Producent.

5.46.          De Klant draagt een zorgplicht met betrekking tot de onder de onder het eigendomsvoorbehoud vallende Goederen en dient deze in perfecte staat op een daartoe geschikte en goed onderhouden plaats op te slaan en te bewaren overeenkomstig de hoogste standaarden en veiligheidsvoorwaarden die gangbaar zijn in de sector. De Klant dient deze Goederen op het moment van de eigenlijke eigendomsoverdracht bovendien te verzekeren tegen alle in de sector  gebruikelijke risico’s (met inbegrip, doch niet uitsluitend elke vorm van verval, brand, waterschade en diefstal) en de betreffende verzekeringspolis op eerste verzoek ter inzage aan de Opdrachtnemer voorleggen.

5.47.          De Klant zal elke derde die bewarend beslag en/of uitvoerend beslag wenst te leggen op de geleverde Goederen zo spoedig mogelijk en uiterlijk op het ogenblik van het leggen van het beslag op de hoogte brengen van het bestaan van het eigendomsvoorbehoud. De Klant zal de Opdrachtnemer onverwijld op de hoogte brengen van elk voornemen van een derde partij om beslag te leggen.

5.48.          Alle bijkomende kosten voor het weghalen van de Goederen bij niet-betaling door de Klant vallen ten laste van de Klant en zullen zonder verdere ingebrekestelling opeisbaar zijn, evenals de kosten voor opslag van de Goederen, indien de Klant weigert of verzuimt om de Goederen in ontvangst te nemen.

5.49.          De leveringstermijnen die – desgevallend per onderdeel – in de Specifieke Voorwaarden werden vermeld, zijn louter indicatief en niet bindend voor Opdrachtnemer, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Opdrachtnemer gaat, behoudens ingeval Partijen hiervan uitdrukkelijk schriftelijk afwijken in de Specifieke Voorwaarden, enkel de inspanningsverbintenis aan elk onderdeel zo snel mogelijk na afwerking op te leveren. Deelleveringen zijn toegestaan. De gedeeltelijke levering van de bestelling kan in geen geval de weigering tot betaling van de geleverde Goederen en/of Diensten rechtvaardigen.

5.50.          Iedere vertraging veroorzaakt door een vertraging in het aanleveren van noodzakelijke informatie en noodzakelijke hard- en/of software infrastructuur door de Klant of derde valt buiten de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer. Bijgevolg kan de Klant in een dergelijk geval niet overgaan tot ontbinding van de Overeenkomst.

5.51.          In het geval er in de Specifieke Voorwaarden een aanvaardingtest is voorzien, is de Klant zelf verantwoordelijk voor de organisatie en het uitvoeren van deze test, en dit in overleg met Opdrachtnemer en in overeenstemming met de bepalingen en het tijdschema in de Specifieke Voorwaarden.

5.52.          Indien deze aanvaardingtest, die steeds verplicht moet worden uitgevoerd in aanwezigheid van de Uitvoerder van Opdrachtnemer gedeeltelijk of geheel slaagt, zal het betreffende onderdeel van de prestaties geacht te zijn aanvaard door de Klant. In geval van laattijdigheid in de aanvaardingstest, worden de prestaties geacht te zijn aanvaard door de Klant.

5.53.          Indien geen aanvaardingtest werd voorzien, aanvaardt de Klant de Diensten en/of de Goederen in de staat waarin deze zich op het moment van aflevering bevinden, derhalve met alle zichtbare en onzichtbare fouten en gebreken. Het in productie stellen het resultaat van de Diensten door de Klant houdt diens volledige aanvaarding in.

5.54.          Bij de aanvaarding zal worden beoordeeld of de geleverde prestaties voldoen aan de Specifieke Voorwaarden. Er kunnen slechts criteria ter aanvaarding worden toegevoegd voor zover deze vooraf schriftelijk door beide Partijen werden goedgekeurd.

5.55.          De aanvaarding kan gebeuren in drie vormen:

  1. een onvoorwaardelijke aanvaarding;
  2. een voorwaardelijke aanvaarding; of
  3. een onvoorwaardelijke niet-aanvaarding.

De voorwaardelijke aanvaarding dient te worden aangevuld met een lijst met opmerkingen die de Klant heeft over de ter aanvaarding voorgelegde Diensten. Na aanpassing en oplossing van deze punten of na weerlegging van de gegeven opmerkingen door de Opdrachtnemer, worden de prestaties opnieuw ter beoordeling voorgelegd en bij gebreke van geschreven bericht binnen de vijf (5) werkdagen als geaccepteerd beschouwd.

Bij onvoorwaardelijke niet-aanvaarding dient een duidelijke omschrijving van de gegronde redenen voor niet-aanvaarding te worden overgelegd. Na aanpassing door Opdrachtnemer rekening houdend met deze punten heeft Opdrachtnemer alsnog het recht om aanvaarding van de Klant te bekomen.

5.56.          Partijen erkennen dat het essentieel is dat tijdig kennis wordt gegeven van tekortkomingen in de Diensten, om op die manier bijsturing in een zo vroeg mogelijk stadium toe te laten. Niet tijdige beoordeling en aanvaarding leidt automatisch tot extra kosten die zullen worden behandeld als een aanpassingsaanvraag, onverminderd het recht van Opdrachtnemer om de Klant aan te spreken voor alle directe en indirecte schade die hieruit voortvloeit.

5.57.          De bepalingen in deze Algemene Voorwaarden met betrekking tot de aanvaardingstest zijn niet van toepassing op Diensten geleverd op Time & Material basis, aangezien hiervoor geen aanvaarding geldt.

Garantie

5.58.          Ingeval van levering van Goederen neemt de Klant ook uitdrukkelijk kennis van de garantiebepalingen in de Voorwaarden van de Producent, welke uitsluitend van toepassing zijn. De Klant erkent dat de Opdrachtnemer niet gehouden kan zijn tot enige garantieverplichtingen met betrekking tot de geleverde Goederen.

5.59.          Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming is Opdrachtnemer niet verplicht retourzendingen wegens gebreken in de garantieperiode van de Klant te accepteren. Inontvangstname van retourzendingen impliceert geenszins erkenning door Opdrachtnemer van de door de Klant opgegeven grond voor de retourzending wegens gebreken in de garantieperiode. Het risico van retour gezonden zaken blijft berusten bij de Klant. Na de garantieperiode kan de Opdrachtnemer en/of de Producent niet meer aansprakelijk gesteld worden voor verborgen gebreken.

5.60.          Indien een garantieperiode is afgesproken in de Specifieke Voorwaarden voor Diensten, zal de Klant gebeurlijke onvolkomenheden met betrekking tot de door de Opdrachtnemer geleverde diensten binnen de garantieperiode zo spoedig mogelijk en op straffe van verval binnen de zeven (7) dagen schriftelijk en gedetailleerd rapporteren na de vaststelling van deze onvolkomenheden.

5.61.          Indien een garantieperiode is afgesproken in de Specifieke Voorwaarden voor de Diensten, dan zal de Klant gebeurlijke onvolkomenheden met betrekking tot de door de Opdrachtnemer geleverde Diensten binnen de garantieperiode zo spoedig mogelijk en op straffe van verval binnen de zeven (7) dagen schriftelijk en gedetailleerd rapporteren na de vaststelling van deze onvolkomenheden.

5.62.          Indien sprake is van garantieaanspraken in de Specifieke Voorwaarden heeft de Opdrachtnemer, diens aangestelden of onderaannemers het recht om de geleverde Diensten te testen of te inspecteren. De Klant zal alle vereiste medewerking verlenen om de Opdrachtnemer, diens aangestelden of onderaannemers toe te laten haar verbintenissen na te komen.

5.63.          De Opdrachtnemer zal zich naar beste vermogen inspannen om de eventuele onvolkomenheden in de Dienstverlening binnen een redelijke termijn te herstellen indien deze zich hebben voorgedaan binnen de afgesproken garantieperiode.

5.64.          Het herstel wordt gratis uitgevoerd, tenzij de Diensten in opdracht van de Klant zijn uitgevoerd anders dan op basis van Fixed Price, in welk geval de Opdrachtnemer volgens zijn gebruikelijke tarieven de kosten van herstel in rekening zal brengen. De Opdrachtnemer kan volgens zijn gebruikelijke tarieven de kosten van herstel in rekening brengen indien sprake is van gebruiksfouten of onoordeelkundig gebruik van de Klant of van andere niet aan de Opdrachtnemer toe te rekenen oorzaken of indien de fouten bij het uitvoeren van de eventueel overeengekomen acceptatietest hadden kunnen worden ontdekt. De herstelverplichting vervalt indien de Klant zonder schriftelijke toestemming van de Opdrachtnemer wijzigingen aanbrengt of laat aanbrengen, welke toestemming niet op onredelijke gronden zal worden onthouden.

5.65.          Gelet op de techniciteit van computerprogramma‘s, kan de Opdrachtnemer haar ononderbroken werking niet garanderen. Daarenboven, gelet op de aard van ieder informaticaprogramma, wordt toegegeven en door de Klant eveneens erkend, dat het niet mogelijk is volgens de huidige staat van de techniek en kennis, te garanderen dat een bepaalde software vrij zal zijn van iedere fout of bug of nog dat deze in alle omstandigheden zal functioneren conform aan wat was overeengekomen of voorzien.

5.66.          Voor Diensten op Time & Material basis, of wanneer Partijen geen garantie in de Specifieke Voorwaarden overeenkwamen, wordt geen garantie gegeven. Deze diensten worden geleverd ‘as is’, met alle zichtbare en onzichtbare fouten en gebreken.

5.67.          Opdrachtnemer garandeert in geen geval de geschiktheid of verhandelbaarheid van de Diensten om specifieke taken uit te voeren voorzien door de Klant, indien zij niet uitdrukkelijk zijn begrepen in de Specifieke Voorwaarden en/of de beschrijving van de functionele specificaties.

5.68.          Worden in geen geval gedekt, de tussenkomsten tengevolge van enige oorzaak vreemd aan de geleverde Diensten, zoals onder meer:

  • verkeerd of abnormaal gebruik of bediening; nalatigheid van de Klant of zijn aangestelden; brand; elektriciteitsstoornissen; ongevallen; gebruik in stofferige atmosfeer; statische elektriciteit; onaangepaste omgeving; niet nakomen door de Klant van lokaalspecificaties;
  • elke herstelling of onderhoud, aanpassing of wijziging uitgevoerd door niet Opdrachtnemers personeelsleden en/of onderaannemers zonder toestemming van Opdrachtnemer; In dit geval draagt de Klant alle risico’s voor elke schade die daaruit voortvloeit;
  • overmacht;
  • herstel van databestanden;
  • niet aangepaste infrastructuur (o.m. hardware, software,… ) van de Klant en/of onregelmatige werking ervan en meer algemeen schade veroorzaakt door hard- en/of software die niet door Opdrachtnemer werd geleverd.

 

6.     De vergoeding en de betalingsmodaliteiten

6.1.              De prijs voor de Goederen en de Diensten worden vastgelegd in de Specifieke Voorwaarden. Opdrachtnemer is in alle gevallen gerechtigd deze prijzen voor Goederen en/of de onderhoudsdiensten van de Producent door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de Klant aan te passen indien dit het gevolg is van een prijsaanpassing van haar Producenten of vanwege wisselkoersverschillen.

6.2.              De prijs is exclusief BTW, lasten en taksen, accijnzen, transportprijzen (van de Producent), invoerrechten en eventuele andere door de overheid opgelegde of op te leggen heffingen. Al deze belastingen zullen uitsluitend de financiële verantwoordelijkheid van de Klant zijn. Tenzij anders vermeld in de Specifieke Voorwaarden is de prijs exclusief verplaatsingstijden en/of -kosten, incidentele onkosten en alle andere redelijke kosten. Al deze kosten komen voor rekening van de Klant.

6.3.              De prijs voor Diensten door de Opdrachtnemer uitgevoerd kunnen zowel op Time & Material basis of Fixed Price basis gefactureerd worden zoals bepaald in de Specifieke Voorwaarden. In geval van Diensten op Time & Material basis worden deze Diensten gefactureerd op basis van het dag/uurtarief vermeld in de Specifieke Voorwaarden, vermenigvuldigd met het aantal gepresteerde dagen/uren. Tenzij anders overeengekomen in de Specifieke Voorwaarden zal een minimum interventie minstens vier (4) uur bedragen. Eventuele  inschattingen in onder andere prijs- of tijdsoffertes van de Opdrachtnemer zijn louter indicatief.

6.4.              De Klant verbindt er zich toe bij ondertekening van de Specifieke Voorwaarden een voorschot van 20 % van de prijs te betalen voor de bestelde Goederen als voor Diensten op basis van een Vaste Prijs. de Opdrachtnemer is slechts verbonden tot uitvoering bij betaling van voornoemd voorschot.

6.5.              Tenzij anders werd overeengekomen in de Specifieke Voorwaarden, zal na de levering van de Goederen aan de Klant het openstaand saldo door de Opdrachtnemer gefactureerd worden voor de Goederen als voor de Diensten op basis van een Fixed Price. De Diensten op basis van een Fixed Price worden tenzij in de Specifieke Voorwaarden een betalingsschema wordt overeengekomen, maandelijks gefactureerd.

6.6.              Tenzij anders overeengekomen in de Specifieke Voorwaarden worden de onderhoudsdiensten van de Producent van de Goederen jaarlijks gefactureerd.

6.7.              Voor Diensten op Time & Material basis gelden de artikelen 6.4. en 6.5. niet. De Opdrachtnemer zal indien de Diensten slechts een (1) maand duren, op het einde van deze Diensten de Klant factureren. Bestrijken de Diensten een langere periode dan een (1) maand, dan zal de Opdrachtnemer iedere maand de door haar gepresteerde Diensten aan de Klant factureren, op basis van een dag/uurtarief, zoals overeengekomen in de Specifieke Voorwaarden.

6.8.              De Opdrachtnemer zal alle redelijke maatregelen nemen om de Diensten uit te voeren in overeenstemming met het werkschema van de Klant. Behoudens andersluidende overeenkomst tussen de Partijen, wordt  uitgegaan van een werkschema van 38 uren per week. Indien er sprake is van meer dan 38 uren per week worden volgende verhogingen gehanteerd (niet gecumuleerd):

  • prestaties > 38 uur/week: + 50%;
  • prestaties > 7,6 uur/dag: + 50%;
  • prestaties tussen 22 en 07 uur: + 100%;
  • prestaties op zaterdag: +50%;
  • prestaties op zondag of wettelijke feestdag: + 100%.

6.9.              Behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst tussen de Partijen, zal de Uitvoerder zijn werkprestaties door de Klant laten aftekenen voor akkoord, door middel van timesheets of enig ander systeem voor tijdsregistratie overeengekomen tussen Partijen.

6.10.          Partijen kunnen expliciet in de Specifieke Voorwaarden overeenkomen dat de Goederen worden verkocht op proef (onder opschortende voorwaarde dat ze geschikt zijn voor het gebruik waarvoor zij zijn bestemd) in de zin van artikel 1588 Burgerlijk Wetboek. Dit betekent dat de Klant binnen een termijn van  een (1) maand  (zijnde de proefperiode) vanaf de dag van de levering van de Goederen moet overgaan tot het testen van de Goederen om vast te stellen of de Goederen overeenkomen met het gebruik waartoe ze bestemd zijn.

Indien uit de test blijkt, op basis van objectieve elementen, dat Goederen niet geschikt zijn voor hun bestemming dan komt de verkoop niet tot stand, op voorwaarde dat de Klant dit meldt binnen de periode van een (1) maand te rekenen vanaf de dag van de levering bij aangetekend schrijven, waarbij de poststempel zal gelden als bewijs van de datum. Bij gebreke van aangetekend schrijven wordt de verkoop definitief door het louter verstrijken van de proefperiode van een (1) maand.

De Opdrachtnemer blijft eigenaar van de goederen zolang de Klant niet binnen een (1) maand vanaf de dag van de levering per aangetekend schrijven aan de Opdrachtnemer meedeelt dat de proef niet geslaagd is. Is de proef geslaagd of de Klant meldt niet binnen de periode van een (1) maand bij aangetekend schrijven dat de Goederen niet geschikt zijn voor het gebruik waarvoor ze bestemd zijn, dan gaat de eigendom automatisch over aan de Klant. Is de proef niet geslaagd dan dient de Klant binnen een termijn van 2 werkdagen de goederen op eigen kosten terug te bezorgen aan de Opdrachtnemer in de staat waarin ze werden geleverd.

Tijdens de proefperiode zal de Klant de Goederen beheren als een goed huisvader. Indien gedurende de tijd van de proef de geleverde Goederen beschadigd worden dan wel tenietgaan zal de Klant de Opdrachtnemer hiervoor volledig vergoeden.

Het gebruiksrisico van de Goederen ligt bij de Klant waarvoor hij zich dient te verzekeren bij een solvabele verzekeraar.

De terugbezorgingskosten zijn voor rekening van de Klant. Ingeval van laattijdige terug bezorging zijn alle terugbezorging-, opsporings- en stockagekosten ten laste van de Klant.

Partijen komen overeen dat de Opdrachtnemer de implementatie van de Goederen op proef apart mag factureren op Time & Material basis. Indien de proef niet geslaagd is, zullen eveneens afbraak-/de-implementatiediensten worden gefactureerd op Time & Material basis.

Na het verstrijken van de proefperiode kan de Opdrachtnemer niet worden aangesproken voor  de zichtbare en onzichtbare gebreken aan de Goederen.

6.11.          De prijzen voor de Diensten (Fixed Price en Time & Material) kunnen jaarlijks op 1 januari door de Opdrachtnemer worden aangepast op basis van de volgende formule:

Nieuwe prijs = Basisprijs * (0,2 + 0,8 * (Nieuwe index \Aanvangsindex))

Waarvoor volgende definities gelden:

  • Basisprijs: prijs bij aanvang van de Overeenkomst;
  • Aanvangsindex: de door Agoria gepubliceerde index “referteloonkost nationaal gemiddelde” van de maand die voorafgaat aan de ondertekening van de Overeenkomst;
  • Nieuwe index: de door Agoria gepubliceerde index “referteloonkost nationaal gemiddelde” van de maand voorafgaand aan de datum van indexatie.

6.12.          Ingeval er zich plots fundamentele veranderingen in de omstandigheden voordoen die van invloed zijn op de afgesproken prijs en welke omstandigheden bij de prijsbepaling niet te voorzien waren en bovendien het contractuele evenwicht verstoren, komen Partijen op eerste verzoek bij elkaar om tot een billijke aanpassing van het contract te komen. Indien Partijen geen minnelijk akkoord kunnen bereiken na dertig (30) kalenderdagen te rekenen vanaf het verzoek tot aanpassing van de Overeenkomst, heeft de meest gerede Partij de mogelijkheid om de Overeenkomst op te zeggen door het versturen van een aangetekend schrijven met een opzegtermijn van dertig (30) kalenderdagen, zonder dat daardoor enige schadeloosstelling zou verschuldigd zijn.

6.13.          Opdrachtnemer zal iedere maand de hierboven vermelde vergoeding aan de Klant factureren. Alle facturen zijn betaalbaar dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld in de Specifieke Voorwaarden. Aanpassing van de betalingstermijn in de Specifieke Voorwaarden is enkel mogelijk indien de Voorwaarden van de Producent een kortere betalingstermijn voorschrijft.

6.14.          Het gebrek aan schriftelijk protest van een factuur binnen de acht (8) werkdagen vanaf de verzending ervan, houdt de onherroepelijke aanvaarding van de factuur en de erin vermelde Goederen, de eventueel bijbehorende onderhoudsovereenkomsten en/of Diensten in.

6.15.          Het verstrijken van de betalingstermijn stelt de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande aanmaning in gebreke. Bij het verstrijken van de betalingstermijn is de Klant een conventionele intrest verschuldigd gelijk aan de intrestvoet bepaald in artikel 5 Wet Betalingsachterstand (Wet 02/08/2002, BS 07/08/2002), vermeerderd met 3 %. Deze interest wordt vanaf de vervaldag tot op de dag van algehele betaling berekend.

6.16.          Ingeval van laattijdige betaling van een factuur:

  1. heeft de Opdrachtnemer het recht om het factuurbedrag als compensatie te verhogen met 15%;
  2. zijn alle kosten, de buitengerechtelijke inning van de factuur, alsook de kosten voor de gerechtelijke procedure en de uitvoering ten laste van de Klant;
  3. worden alle niet-vervallen vorderingen tegen de Klant onmiddellijk verschuldigd, opeisbaar en betaalbaar; en
  4. heeft de Opdrachtnemer het recht om al haar Diensten ten aanzien van de Klant zonder voorafgaandelijke kennisgeving op te schorten.

6.17.          De Klant is niet gerechtigd tot verrekening of tot opschorting van een betaling.

6.18.          De Opdrachtnemer behoudt zich de eigendom voor van de geleverde Goederen totdat de Klant de factuur volledig betaald  heeft, inclusief interesten en schadebeding.

6.19.          De Opdrachtnemer is gerechtigd haar verbintenissen automatisch op te schorten door een loutere kennisgeving te versturen aan de Klant bij aangetekend schrijven, indien de Klant haar verbintenissen uit deze Overeenkomst niet nakomt, zo kan de Opdrachtnemer de geleverde dienstverlening opschorten en/of hard- en/of software buiten werking stellen.

6.20.          Indien de kredietwaardigheid van de Klant daartoe naar het oordeel van Opdrachtnemer aanleiding geeft, mag Opdrachtnemer, ook na het sluiten van de Overeenkomst, van de Klant verlangen dat deze de door Opdrachtnemer gevraagde zekerheid stelt voor de betaling van de nog te leveren Goederen en/of Diensten en mag Opdrachtnemer de uitvoering hiervan opschorten zolang de zekerheid niet werd gesteld.

6.22. De Klant garandeert en vrijwaart de Opdrachtnemer voor elke vordering van de Producent tegen de Opdrachtnemer wegens onbetaalde facturen van de producent van de Goederen en/of bijbehorende onderhoudsdiensten om welke reden dan ook en de Klant zal de Opdrachtnemer volledig schadeloosstellen voor alle kosten, schade, onkosten en uitgaven die de Opdrachtnemer ten gevolge hiervan oploopt, inclusief haar advocatenkosten.

7.     Relatie tussen de Partijen

7.1.              Opdrachtnemer voert deze Overeenkomst uit in alle vrijheid en onafhankelijkheid. Noch tussen Opdrachtnemer en de Klant, noch tussen de Klant en de Uitvoerder(s) waarop Opdrachtnemer een beroep doet, bestaat er een hiërarchische verhouding. De Opdrachtnemer draagt in geen geval enig werkgeversgezag op haar werknemers over aan de Klant, behoudens voor zover toegelaten door de toepasselijke wetgeving zoals hieronder uiteengezet.

7.2.              De Partijen erkennen en aanvaarden dat zij vertrouwd zijn met de Wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers, de wijzigingen aangebracht door de Programmawet van 27 december 2012 en de wijzigingen die van tijd tot tijd kunnen worden gedaan en gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. Partijen verbinden zich tot naleving van de bepalingen van deze wetten.

7.3.              De Klant mag dan ook geen andere instructies aan de werknemers van de Opdrachtnemer (en/of werknemers van de onderaannemers waarop Opdrachtnemer beroep doet) geven dan de in deze Overeenkomst genoemde aanwijzingen met betrekking tot gedrags- en veiligheidsnormen, tijdmanagement, de in deze Overeenkomst genoemde geldende beleidsnormen en procedures van de Klant dan wel de werkzaamheden die door deze werknemers worden uitgevoerd.

7.4.              De Klant is niet bevoegd om beslissingen te nemen inzake:

  • het aanwervingsproces;
  • het vergoedingspakket (definitie van salarissen en emolumenten, vergoeding van onkosten, etc);
  • disciplinaire aangelegenheden;
  • training en het beleid met betrekking tot opleiding (met uitzondering van deze aspecten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Diensten);
  • ontslag en gerelateerd beleid;
  • beheer van aanwezigheden en afwezigheid van werk (vakantie, ziekteverlof en andere vormen van afwezigheid);
  • dienstverbanden en aspecten van organisatie die betrekking hebben op werknemers van de Opdrachtnemer (en/of werknemers van de onderaannemers waarop Opdrachtnemer beroep doet).

 

7.5.              Alle eventuele instructies die door de Klant aan de werknemers van Opdrachtnemer (en/of werknemers van de onderaannemers waarop Opdrachtnemer beroep doet) worden gegeven inzake de uit te voeren werkzaamheden, dienen strikt beperkt te blijven tot de operationele en technische aspecten van de levering van de Diensten, mogen in geen geval neerkomen op de autoriteit van een werkgever en dienen louter betrekking te hebben op het volgende:

  • planning van te leveren Diensten;
  • tijdsbestek waarin de Diensten moeten worden geleverd, indien van toepassing;
  • processen en procedures van de Klant zoals deze door Partijen zijn overeengekomen en bij de levering van de Diensten in acht moeten worden genomen (bijvoorbeeld met betrekking tot veiligheids- of toegangsregels);
  • toegang tot locaties en faciliteiten van de Klant ten behoeve van de levering van de Diensten;
  • gebruik van materiaal, infrastructuur, gereedschap of faciliteiten van de Klant ten behoeve van de levering van de Diensten.

In geval van twijfel dienen Partijen te overleggen over de toepasbaarheid van een instructie van de Klant.

7.6.              De Specifieke Voorwaarden kunnen meer specifieke details bevatten over de instructies die door de Klant kunnen worden gegeven. Deze lijst kan te allen tijde gedurende de looptijd van de Overeenkomst worden aangepast.

7.7.              De Klant zal de Opdrachtnemer vrijwaren voor alle vorderingen, schade en aansprakelijkheden die het gevolg zijn van een niet- naleving van de bepalingen van artikel 7 van deze Algemene Voorwaarden.

8.     Aansprakelijkheid

8.1.              De aansprakelijkheid die Opdrachtnemer kan oplopen, vloeit voort uit een inspanningsverbintenis die door de Klant degelijk zal moeten worden aangetoond.

8.2.              Voor zover maximaal toegestaan door de toepasselijke wetgeving, is de totale aansprakelijkheid van Opdrachtnemer wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst beperkt tot de vergoeding van de directe schade tot maximaal de vergoeding door de Klant verschuldigd voor de specifieke bestelling die de schade hebben verwekt (exclusief BTW). Indien de Overeenkomst over verschillende jaren zou lopen dan kan Opdrachtnemer voor de vergoeding van de directe schade maximum gehouden zijn tot de waarde van de ter uitvoering van deze Overeenkomst gefactureerde bedragen voor de bestelling (exclusief BTW) gedurende een periode van twaalf (12) maanden voorafgaand aan de dag dat het schadeverwekkend feit zich voordeed. In geen geval echter zal de totale aansprakelijkheid voor alle directe schade tijdens de ganse duur van de Overeenkomst de door de Klant betaalde vergoeding voor de specifieke bestelling (exclusief BTW) overschrijden. Voor schadegevallen die mede te wijten zijn aan de Klant en/of een derde zal de Opdrachtnemer ten aanzien van de Klant hoogstens aansprakelijk zijn voor en hoogstens gehouden zijn tot vergoeding, binnen de hierboven gestelde grenzen, van het aandeel dat door zijn bewezen fout is veroorzaakt, met uitsluiting van elke gehoudenheid in solidum met de andere schuldenaars. Dit alles ongeacht of de vordering is ingesteld op contractuele dan wel op buitencontractuele grondslag.

8.3.              De Klant dient Opdrachtnemer schriftelijk op de hoogte te stellen van elke gebeurtenis die haar aansprakelijkheid met zich kan brengen of van elk nadeel dat de Klant ondergaat, binnen de kortst mogelijke tijd en ten laatste binnen vijftien (15) kalenderdagen te rekenen vanaf het ontstaan van deze gebeurtenis of dit nadeel, of, minstens, te rekenen vanaf het ogenblik waarop de Klant er kennis van heeft gekregen of redelijkerwijze had kunnen krijgen. Dit alles teneinde Opdrachtnemer in de mogelijkheid te stellen de oorsprong en de oorzaken van de schade binnen nuttige termijn vast te stellen. Bij gebreke hieraan behoudt Opdrachtnemer zich het recht voor elke schadeloosstelling te weigeren en kan Opdrachtnemer niet aansprakelijk gesteld worden.

8.4.              In geen geval zal Opdrachtnemer aansprakelijk zijn voor (i) onrechtstreekse, indirecte, incidentele of gevolgschade, waaronder, zonder hierbij limitatief te zijn, financiële of commerciële verliezen, winstderving, verhoging van algemene kosten, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van afnemers van de Klant, storing van planning, verlies van verwachte winst, verlies van kapitaal, verlies van klanten, gemiste kansen, verlies van gegevens, verlies van voordelen, aantasting en verlies van bestanden die voortvloeit uit de uitvoering van huidige Overeenkomst, (ii) schade veroorzaakt door een fout of nalatigheid van de Klant, (iii) de vergoeding van alle directe en indirecte schade veroorzaakt door het gebruik van het Product en/of het resultaat van de Diensten, (iv) de vergoeding van alle directe en indirecte schade die geheel of gedeeltelijk veroorzaakt is door software of hardware geleverd of gemaakt door derden, of door enig ander element in het bedrijf van de Klant gebracht na totstandkoming van de Overeenkomst en (v) alle vorderingen door derden tegen de Klant gericht.

8.5.              De beperkingen van aansprakelijkheid zoals uiteengezet in deze Algemene Voorwaarden zullen niet van toepassing zijn met betrekking tot schade veroorzaakt door een opzettelijke en/of bedriegelijke fout door Opdrachtnemer.

8.6.               Indien de geleverde ontwikkelingen voor verdere uitbouw of commercialisering worden aangewend, zal de Klant Opdrachtnemer vrijwaren tegen elke eis tot schadevergoeding door derden ingesteld, zelfs indien mocht komen vast te staan dat deze zijn oorsprong vindt in de door Opdrachtnemer geleverde Diensten.

8.7.              Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor een claim inzake inbreuk op intellectueel eigendomsrechten gebaseerd op:

  1. gebruik van een gewijzigde of oude versie van (een gedeelte van) de ontwikkelingen, indien de inbreuk voorkomen zou zijn door gebruik van de ongewijzigde of laatste versie die Opdrachtnemer ter beschikking heeft gesteld; of
  2. informatie, ontwerp, specificaties, instructies, software, gegevens of andere materialen die niet door Opdrachtnemer werden ontwikkeld.

8.8.              Deze aansprakelijkheidsbeperkingen blijven van toepassing in het geval Opdrachtnemer werd ingelicht door de Klant van het bestaan van een reëel risico op schade. Partijen erkennen dat dit een redelijke verdeling inhoudt van het risico.

8.9.              Het bepaalde in dit artikel eveneens als alle andere beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid genoemd in deze Algemene Voorwaarden gelden mede ten gunste van de Medewerkers van Opdrachtnemer en de met haar Verbonden Vennootschappen.

8.10.          Uitsluitend de Klant is verantwoordelijk voor het instellen van procedures die hem toelaten op elk ogenblik verloren of gewijzigde bestanden, gegevens of programma’s te reconstrueren, ongeacht de oorzaak van het verlies of de wijziging. De Klant dient op dagelijkse basis over de nodige back-up kopies van zijn computerprogramma’s, bestanden en gegevens te beschikken. In geval van verlies van data kan Opdrachtnemer enkel aansprakelijk worden gesteld voor de data die verloren werden tussen het moment van de laatste dagelijkse back-up en het moment van de vaststelling van de bewezen tekortkoming in de geleverde software.

8.11.          Inzake virussen is de verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot het installeren van anti- virusprogramma’s indien dit uitdrukkelijk in de Projectorder werd besteld. Opdrachtnemer kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor virussen in het systeem van de Klant en de gevolgen daarvan.

8.12.          De Klant draagt steeds de verantwoordelijkheid voor zijn bestaande infrastructuur (bijvoorbeeld, niet limitatief: hardware, software, websites, databestanden, controle- en beveiligingsprocedures, adequaat systeembeheer etc.) en de goede functionaliteit en veiligheid van al zijn werkmaterialen.

9.     Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

9.1.              Elke Partij dient, te allen tijde, haar respectieve verplichtingen krachtens de toepasselijke wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens na te leven in verband met alle persoonsgegevens die krachtens deze Overeenkomst zouden worden verwerkt. De Klant verbindt zich ertoe de Dienstverlener en Uitvoerder geen toegang te verlenen tot persoonsgegevens in het kader van deze Overeenkomst, behoudens wanneer de uitvoering van de Overeenkomst onmogelijk zou zijn zonder dergelijke toegang. De Klant verbindt zich er in een dergelijk geval toe enkel toegang te verlenen tot die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst. De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor het bepalen van de doelstellingen waarvoor de Opdrachtnemer krachtens de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt. Voor alle duidelijkheid erkennen de Partijen dat de Klant optreedt als de verantwoordelijke voor de verwerking en de Opdrachtnemer als de verwerker van de persoonsgegevens die opgeslagen, gebruikt of op andere wijze in het kader van deze Overeenkomst verwerkt dienen te worden, zoals deze termen gedefinieerd zijn in de toepasselijke wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens. Alle kosten gerelateerd aan en/of voortvloeiend uit de toepassing en/of implementatie van de toepasselijke wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens komen uitsluitend ten laste van de Klant.

9.2.              De Klant verklaart dat hij alle noodzakelijke goedkeuringen heeft verkregen voor het gebruik en de verwerking van de persoonsgegevens die in het kader van de Overeenkomst worden overgemaakt aan de Opdrachtnemer en de Klant garandeert tevens dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig is en geen rechten van derden schendt.

10. Overmacht

10.1.          Geen van beide Partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien hij daartoe verhinderd is als gevolg van Overmacht.

10.2.          Indien een situatie van Overmacht langer dan zestig (60) kalenderdagen duurt, heeft elk van de Partijen het recht om de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden. Hetgeen reeds op grond van de Overeenkomst gepresteerd is, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend zonder dat de Partijen elkaar overigens iets verschuldigd zijn.

11. Niet-afwerving

11.1.          De Klant gaat akkoord niet actief de Medewerkers van Opdrachtnemer, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij het verlenen van de Diensten, te benaderen met het oog het engageren ervan, en dit vanaf het begin van uitvoering van de Diensten tot twaalf (12) maanden na de einddatum van de Diensten en/of beëindiging van de Overeenkomst naargelang welk van beide het laatste valt, behalve indien beide Partijen schriftelijk anders overeenkomen.

11.2.          Indien de Klant een Medewerker van de Opdrachtnemer contracteert, aanwerft of gebruikt maakt van de diensten van deze Medewerker(s), in dienstverband en/of op zelfstandige basis en/of via een vennootschap, dan zal de Klant een bedrag betalen aan de Opdrachtnemer dat het equivalent is aan zes maandbezoldigingen van die Medewerker. Zulke som zal te betalen zijn op de datum waarop de Medewerker voor het eerst geëngageerd werd of van zijn diensten gebruikt gemaakt werd.

11.3.          De Klant verbindt er zich toe om de verbintenissen uit artikel 11.1 en 11.2 van deze Algemene Voorwaarden op te leggen aan de derde partijen waarmee hij samenwerkt en/of contracteert. De Klant maakt zich sterk dat deze derde partijen geen van de Medewerkers van de Opdrachtnemer zal benaderen met het oog op het engageren of aanwerven van deze personen.

12. Algemene bepalingen

12.1.          De huidige Overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag van 11 april 1980 (CISG).

12.2.          De Klant garandeert alle toepasselijke import- en exportregelingen na te leven. Bovendien vrijwaart de Klant de Opdrachtnemer van iedere aansprakelijkheid op grond van overtreding van toepasselijke import- of exportregelingen. De Klant, met uitdrukkelijke uitsluiting van de Opdrachtnemer, wordt in geval van import of export van de Goederen geacht de exporteur en/of importeur te zijn.

12.3.          In geval van geschillen betreffende de uitvoering en/of interpretatie van huidige Overeenkomst die niet in der minne kunnen worden geregeld, zullen uitsluitend de Rechtbanken van Antwerpen (afdeling Antwerpen) bevoegd zijn. Elke vordering van de Klant met betrekking tot de geleverde Diensten verjaart zes (6) maanden na de dag waarop de Klant kennis kreeg of redelijkerwijze kennis had kunnen krijgen van het schadeverwekkende feit dat aanleiding gaf tot die vordering,

12.4.          Deze Overeenkomst, noch de eruit voortvloeiende rechten of verplichtingen mogen geheel of gedeeltelijk worden overgedragen zonder de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van beide Partijen. Niettegenstaande het voorgaande is Opdrachtnemer ten alle tijde gerechtigd om deze Overeenkomst, of de daaruit voortvloeiende rechten of verplichtingen geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een met haar Verbonden Vennootschap zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de Klant.

12.5.          Opdrachtnemer kan voor de uitvoering van de Overeenkomst een beroep doen op onderaannemers, zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de Klant.

12.6.          De eventuele nietigheid van één van de bepalingen van deze Overeenkomst, of een gedeelte van een bepaling, zal geenszins invloed hebben op de geldigheid van de rest van de bepaling en de andere clausules. De Partijen zullen alles in het werk stellen om, in onderlinge overeenstemming, de nietige clausule te vervangen door een geldige clausule met dezelfde of grotendeels dezelfde economische impact als de nietige clausule.

12.7.          Een Partij kan niet geacht worden afstand te hebben gedaan van een recht of aanspraak uit deze Overeenkomst of betreffende een wanprestatie van de andere Partij, tenzij deze afstand uitdrukkelijk wordt gedaan en schriftelijk wordt meegedeeld.

Indien een Partij bij toepassing van de vorige alinea afstand doet van rechten of aanspraken onder deze Overeenkomst die hun oorzaak vinden in een in gebreke blijven of andere wanprestatie van de andere Partij, kan deze afstand nooit worden geïnterpreteerd als afstand van enig ander recht onder deze Overeenkomst of betreffende een in gebreke blijven of andere wanprestatie van een andere Partij, zelfs indien beide gevallen grote overeenstemming vertonen.

12.8.          Behoudens andersluidend beding zullen alle in de Overeenkomst voorziene rechtsmiddelen cumulatief en bovenop (en niet in de plaats van) andere rechtsmiddelen ter beschikking staan van Partijen.

12.9.          Deze Algemene Voorwaarden bevatten samen met de Specifieke Voorwaarden en de Voorwaarden van de Producent de volledige weergave van de rechten en plichten van Partijen, en treden in de plaats van alle voorgaande overeenkomsten en voorstellen, mondeling zowel als schriftelijk. De Klant verklaart kennis te hebben genomen van de Voorwaarden van de Producent en ze te aanvaarden. De Klant kan niet meer rechten putten uit de Voorwaarden van de Producent, dan deze die erin vervat zijn. De Klant zal de Opdrachtnemer volledig vrijwaren tegen alle vergoedingen, verliezen, aansprakelijkheden, schade, kosten of uitgaven die de Opdrachtnemer kan lijden of oplopen als gevolg van een inbreuk op de Voorwaarden van de Producent en de daaruit vloeiende vorderingen.

Afwijkingen van en aanvullingen op de Algemene Voorwaarden en de Specifieke Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk tussen de Partijen zijn overeengekomen. Afwijkingen van en aanvullingen op de Voorwaarden van de Producent zijn niet mogelijk.

In geval van tegenspraak tussen de Algemene Voorwaarden, de Specifieke Voorwaarden en de Voorwaarden van de Producent, zullen de Specifieke Voorwaarden voorrang hebben op de Algemene Voorwaarden en de Voorwaarden voor de Producent op de Specifieke Voorwaarden.

Indien en voor zover de bedoelde voorwaarden van de Producent in de verhouding tussen Klant en Producent om welke reden dan ook geacht worden niet van toepassing te zijn of buiten toepassing worden verklaard, geldt het bepaalde in de Algemene en Specifieke Voorwaarden onverkort.

12.10.       De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, zelfs indien deze voorwaarden anders zouden bepalen.

12.11.       Alle kennisgevingen, verzoeken en andere communicatie onder deze Overeenkomst (met uitsluiting van de dagelijkse operationale communicatie) zullen schriftelijk gebeuren via aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging of op enige andere wijze van communicatie gebruikelijk en overeengekomen tussen de Partijen.

12.12.       Alle bepalingen van de Overeenkomst die uitdrukkelijk zijn aangeduid als de beëindiging (met inbegrip van ontbinding) of het verstrijken van de Overeenkomst overlevend, evenals alle bepalingen van de Overeenkomst die de uitvoering of naleving ervan na de beëindiging of het verstrijken van de Overeenkomst beogen, zullen de beëindiging of het verstrijken van de Overeenkomst overleven en volledig van kracht blijven. In het bijzonder, maar niet limitatief, zullen alle bepalingen met betrekking tot aansprakelijkheid, vertrouwelijkheid en niet-afwerving blijven gelden na beëindiging van de Overeenkomst, op welke wijze dan ook.

12.13.        Ongeacht de aard en/of de waarde van de te bewijzen rechtshandeling mag Opdrachtnemer deze steeds bewijzen aan de hand van volgende bijkomende bewijsmiddelen: kopie of reproducties in welke vorm ook (doorslag, fotokopie, microfilm, scan, …), via informatiedrager, fax, telex en email. Die bewijsmiddelen hebben dezelfde bewijskracht als een onderhandse akte opgemaakt overeenkomstig de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek. In het geval een ondertekend exemplaar van de Overeenkomst meegedeeld wordt via e-mail met een “.pdf” of “jpeg” gegevensbestand of via een andere exacte kopie, zal de erin opgenomen handtekening een geldige en bindende verbintenis creëren in hoofde van de ondertekenaar (of in wiens naam en voor wiens rekening de handtekening werd geplaatst) met dezelfde waarde, kracht en effect alsof ze origineel was.

12.14.       De titels en opdelingen in deze Overeenkomst worden uitsluitend indicatief gebruikt en beïnvloeden op geen enkele wijze de inhoud of draagwijdte van de bepalingen en van de rechten en verplichtingen die eruit voortvloeien.

 

 

 

Conditions générales de livraison de services et/ou de matériel informatique et/ou de logiciel.

1.     Définitions

Conditions générales : le présent document portant le titre « Conditions générales pour la livraison de services et/ou de matériel informatique et/ou de logiciel ».

Consultance : la livraison par le contractant de services en base matérielle et ponctuelle, lors de laquelle les services fournis doivent être indemnisés au tarif horaire/journalier convenu multiplié par le nombre de jours/heures prestés.

Services : les services que le contractant fournira au Client, tel que décrit dans les Conditions particulières. Ceux-ci sont toujours régis par les présentes Conditions générales (et particulières).

Services sur base Temps et Matériel : Services qui sont fournis en régie par le contractant au client, qui peuvent être facturés par heure au client.

Services sur base de prix fixes : Services livrés par le contractant pour lesquels les Parties ont convenu d’un prix fixe.

Contractant : Kohera NV, ayant son siège social situé à Veldkant 33a 2550 Kontich, enregistré dans le registre des personnes morales à [Anvers (département d’Anvers)] sous le numéro 886.316.714..

Marchandises : Matériel informatique et/ou logiciel du (des) Producteur(s).

Client : le Client mentionné dans les Conditions particulières.

Collaborateurs : membres du personnel, membres du personnel des Sociétés affiliées, collaborateurs indépendants, sous-traitants, consultants, et toute autre personne physique ou morale qui est directement ou indirectement impliquée dans la fourniture des Services.

Contrat : ces Conditions générales, les Conditions particulières et les Conditions du Producteur.

Force majeure : la situation dans laquelle l’exécution du Contrat par l’une des Parties en tout ou en partie, temporairement ou non, est empêchée, indépendamment de la volonté de la/des Partie(s). Est notamment (sans s’y limiter) considéré comme cas de force majeure : un incendie, une guerre, un attentat terroriste, des conditions météorologiques défavorables, force majeure des fournisseurs du Contractant défectuosité des articles, du matériel, des logiciels ou matériaux de tiers dont l’utilisation est prescrite par le Client au Contractant, des mesures gouvernementales, des problèmes d’internet, de réseaux de données ou de télécommunication, l’indisponibilité de serveurs tiers, des grèves, une indisponibilité de collaborateurs, des problèmes généraux de transport et des interférences électriques.

Partie(s) : Contractant ou (et) le Client.

Producteur : Le Producteur du matériel informatique et/ou du logiciel est défini dans les Conditions particulières.

Projet : L’ensemble des services réciproques et collaborations entre les Parties tels que décrits dans les Conditions particulières.

Conditions particulières : un contrat soumis aux présentes Conditions générales, qui décrit les modalités d’exécution spécifiques du présent Contrat.

Exécutant : le(s) Collaborateur(s) mentionné(s) dans les Conditions particulières auquel le Contractant fait appel pour l’exécution du présent Contrat.

Société(s) affiliée(s) : les sociétés affiliées et associées au sens des articles 11 et 12 du Code des sociétés.

Conditions du Producteur : les conditions générales (de licence) du Producteur d’application sur le matériel informatique et/ou le logiciel qui font intégralement partie du Contrat, ainsi que les conditions éventuelles du Producteur à propos des services d’entretien fournis par le Producteur.

2.     Réalisation et cessation

Réalisation

2.1.              Le Contractant est seulement tenu à l’exécution du Contrat après son acceptation expresse et écrite de la commande des Marchandises et/ou des Services.

2.2.              Si le Contractant traite à la demande du Client la commande mentionnée dans les Conditions spécifiques ou reçoit les Services avant la signature du contrat, alors le traitement de la commande et/ou le début des Services seront considérés comme une acceptation des Conditions générales, des Conditions spécifiques et des Conditions du Producteur.

Résiliation

2.3.              Sans préjudice de son droit à une indemnisation, le Fournisseur de services peut suspendre, à son entière discrétion, l’exécution du Contrat ou dissoudre le Contrat de plein droit, sans préavis, sans intervention judiciaire et avec effet immédiat, en se contentant d’envoyer une lettre recommandée à :

  1. en cas de non-paiement par le Client à une échéance ;
  2. dans le cas où le Client a demandé un report de paiement, ou se trouve en état de faillite ou de cessation de paiements ou son crédit est ébranlé ou manifestement insolvable ;
  3. si le Client refuse de signer, confirmer ou accepter les services sur la base des temps et du matériel la feuille de temps ou tout autre système d’enregistrement du temps sans raison fondée ;
  4. dans le cas d’une dissolution et/ou liquidation de la société du Client ;
  5. si une saisie exécutoire ou conservatoire est prononcée sur la totalité ou une partie des actifs du Client, à la demande d’un créancier ou en cas d’autres mesures exécutives ou conservatoires quant aux biens du Client ;
  6. en cas de preuve ou de soupçons graves de fraude faite par le Client ;
  7. si le Client refuse de fournir les renseignements demandés ou si le Client a fourni des informations incorrectes et/ou fausses ;

2.4.              Par ailleurs, les Parties peuvent mettre fin au Contrat si l’autre partie commet une faute grave avérée ou une violation contractuelle importante et ne l’a pas corrigé dans un délai de trente (30) jours calendrier après avoir été mis en demeure par la Partie qui a notifié la faute ou le manquement par courrier recommandé. Une prolongation de la période de récupération susmentionnée ne sera pas refusée sans motif valable si la Partie défaillante, au cours de la période de récupération de trente (30) jours calendrier a commencé la réhabilitation et la poursuit raisonnablement et équitablement.

2.5.              Le Client renonce explicitement à l’application de l’article 1794 du Code civil.

2.6.              Si le Client annule totalement ou partiellement sa commande ou reste en défaut de réceptionner une partie ou la totalité des Services et/ou Marchandises livrés et de les accepter sans raison valable, le Contractant a le droit d’exiger la dissolution ou le respect du Contrat. Le dommage dont a souffert le Contractant s’élève au moins à 50 % de la valeur de la commande des Services ou de la partie non réalisée de ces derniers et est la somme d’achat totale s’il s’agit de Marchandises et/ou de services d’entretien du Producteur, sans préjudice du droit du Contractant à prouver le dommage réel par tous les moyens de droit si celui-ci est plus élevé.

Effets de la résiliation

2.7.              À moins que le Client ne mette fin au Contrat pour faute grave avérée ou manquement matériel en chef du Contractant, le Client indemnisera le Contractant pour toutes les marchandises commandées et Services réellement prestées au moment de la résiliation et les services d’entretien du Producteur. Les heures de travail effectivement prestées à la fin de la cessation seront portées en compte aux tarifs horaires du Contractant, sans préjudice de la possibilité du Contractant de démontrer des dommages réels plus importants avec tous les moyens de droit.

2.8.              Si le Contrat est dissous par l’une des Parties, cette dissolution est réputée avoir effet à compter de la date du cachet de la poste sur la lettre recommandée qui donne un avis de dissolution.

3.     Droits intellectuels et licences

Les droits de propriété intellectuelle relatifs aux services livrés

3.1.              Sauf mention contraire dans les conditions spécifiques, le Contractant reconnaît au Client un droit d’utilisation limité, non exclusif et non transférable concernant les résultats de ses Services à compter du moment du paiement complet de toutes les factures, ainsi que de tout autre montant dont le Client est redevable suite au non-respect de l’obligation de payer. Le Client utilisera uniquement les résultats des Services de la manière prescrite par le Contractant.

3.2.              Le Client ne peut supprimer ou modifier toute désignation concernant la nature confidentielle ou concernant les droits d’auteur, marques, noms commerciaux ou autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle à partir du logiciel, des sites Web, bases de données, équipements ou matériaux.

Les droits de propriété intellectuelle relatifs aux marchandises livrées

3.3.              Le Client prend connaissance des conditions de licence, des conditions et des limites de la propriété intellectuelle telles que déterminées dans les conditions du Producteur relative aux Marchandises commandées, qui sont intégralement d’application.

3.4.              En cas de manquements éventuels, le Client est responsable envers le Producteur. Le Client préserve le Contractant de toute action du Producteur contre le Contractant pour des manquements aux Conditions du Producteur pour une quelconque raison et le Client prémunira totalement le Contractant de tous les frais, les dommages, les débours et les dépenses que le Contractant encoure, y compris ses frais d’avocat.

4.     Confidentialité

4.1.              Par informations confidentielles, nous entendons toutes les informations, quelle que soit la forme (orale, écrite, graphique, électronique, etc.), qui ont été échangées entre les Parties en vertu du présent Contrat.

4.2.              Les Parties et leurs Collaborateurs doivent garder secrètes les informations confidentielles qu’ils ont reçues de l’autre Partie lors de l’exécution de cette Convention. En outre, les Parties peuvent uniquement utiliser les informations confidentielles dans le cadre du présent Contrat. Les Parties ne peuvent pas divulguer à des tiers des informations confidentielles sans le consentement écrit de l’autre Partie. Les données sont, dans tous les cas, considérées comme confidentielles si elles sont désignées comme tel par l’une des Parties.

4.3.              L’obligation de confidentialité persistera pour une période de trois (3) ans après la fin du présent Contrat, quelle que soit la cause de la résiliation du Contrat.

4.4.              Ne sont pas considérées comme des informations confidentielles :

  1. les informations obtenues légalement auprès d’un tiers qui ne sont pas liées par une obligation de confidentialité ou le secret ;
  2. les informations que connaissait déjà une Partie avant qu’elles ne soient transférées en vertu du présent Contrat ;
  3. les informations développées par une Partie sans violation du présent Contrat ;
  4. les informations qui tombent dans le domaine public sans intervention ou erreur de la Partie qui les a reçues ;
  5. les informations qui doivent être rendues publiques par une décision judiciaire ou administrative.

4.5.              Le Contractant peut également inclure le Client dans sa liste de clients, publier une brève description de la mission et utiliser le nom et la marque du Client à des fins publicitaires et activités de RP.

4.6.              Le Client reconnaît et accepte par la présente également expressément les clauses de confidentialité dans les Conditions du Producteur.

5.     Les modalités d’exécution

Généralités

5.1.              Le Contractant s’engage à exécuter les Services en faveur du Client et/ou à fournir les Marchandises mentionnées dans les Conditions spécifiques et les produits d’entretien éventuellement joints du Producteur conformément aux Conditions du Producteur. Le Contractant tiendra compte des indications techniques et des directives qu’il reçoit du Client.

5.2.              Le Client déclare avoir été pleinement informé par le Contractant des possibilités des Marchandises et/ou Services (type, caractéristiques, commande, possibilités et limitations d’utilisation, garanties, environnement exigé, frais), ainsi que des problèmes d’adaptation, d’installation ou d’intégration et d’extension qui peuvent se présenter, et les conséquences de ces derniers sur le matériel informatique et/ou le logiciel et/ou les licences qui sont déjà installés chez le Client. Les Parties conviennent que le Contractant n’en sera pas rendu responsable.

5.3.              Sauf indication légale contraire légalement contraignante ou d’ordre public, le Contractant ne supporte aucune responsabilité relative aux Marchandises et services d’entretien qui sont livrés par le Producteur. Le Client s’adressera uniquement au Producteur dans les limites des Conditions du Producteur. Le Contractant ne peut être tenu responsable de la livraison de Marchandises et de services d’entretien qui sont livrés par le Producteur. La livraison est la responsabilité exclusive du Client.

5.4.              Le Client porte la pleine responsabilité des erreurs et des omissions dans la commande de Marchandises et/ou de Services. Le Contractant est exclusivement informé à l’aide des Conditions particulières des besoins et attentes du Client. Les obligations contractuelles du Contractant sont uniquement déduites des Conditions particulières et des présentes Conditions générales. En conséquence, le Client est responsable des commandes, de l’adéquation des Services et/ou Marchandises livrés pour atteindre les résultats visés. En cas de choix erroné de produit ou de spécialisation de produit ou description des Services lacunaire dans les Conditions particulières, le Contractant ne peut en aucun cas être tenu pour responsable.

5.5.              Dans la mesure où les Conditions particulières ne stipulent pas d’autre capacité du Client, il sera irrévocablement considéré comme un utilisateur professionnel, agissant dans le cadre de ses activités professionnelles. Il est réputé disposer du savoir-faire pertinent en ce qui concerne les marchandises et/ou les services à fournir, et avoir des collaborateurs disponibles avec l’expertise nécessaire.

5.6.              En cas de modification, pendant la durée du Contrat, des spécifications de contenu pour l’exécution du Contrat, le Client rembourse le Contractant pour la formation de l’Entrepreneur. Si le Client offre une formation à l’Entrepreneur, les coûts de cette formation sont à la charge du Client, sauf indication contraire dans les Conditions particulières.

5.7.              Le Contractant communiquera – dans la mesure du possible – en temps opportun au Client toutes interruptions planifiées éventuelles de l’exécution des Services (tels qu’une maladie de courte durée, des jours de congé de l’Entrepreneur, etc.).

Lieu d’exécution

5.8.              Sauf mention contraire dans les Conditions particulières, les Services seront livrés dans les locaux du Client. Le cas échéant, le Client fournira au Contractant l’accès libre jusqu’à l’environnement de travail.

5.9.              Le lieu de travail et les installations répondront à toutes les exigences légales. Le Client préservera le Contractant de tous accords de tiers, en ce compris les collaborateurs du Contractant qui, dans le cadre de l’exécution du Contrat, subissent un préjudice qui est le résultat d’actes ou d’omissions du Client ou de situations dangereuses dans son organisation. Le Client informera l’Entrepreneur du règlement intérieur et des règles de sécurité en vigueur dans son organisation avant le début des Services.

5.10.          Les aménagement et adaptation du lieu où les Services seront réalisés sont à la charge du Client, qui est responsable de tous les dommages et frais complémentaires encourus par le Contractant suite à leur exécution tardive, incorrecte ou en défaut.

Devoir de coopération

5.11.          Les parties reconnaissent et conviennent que la réussite des activités dans le domaine de la technologie des informations et de la communication dépend d’une coopération correcte et opportune. Le Client offrira à tout moment et en temps opportun toute la coopération raisonnablement requise par le Contractant. Si le Client dans le cadre de la collaboration à l’exécution du Contrat a recours à ses collaborateurs propres, ces collaborateurs disposeront des connaissances, compétences et expériences nécessaires.

5.12.          Le Client est responsable de la fourniture en temps utile des informations utiles et nécessaires et doit prévoir suffisamment de temps à cet effet.

5.13.          La collaboration exigée du Client peut être très intensive à certains moments dans le Projet, le Client doit en tenir compte pendant le calcul du projet. Le Client doit réserver à cet effet suffisamment de moyens et de personnes.

5.14.          Le Contractant fournira les Services dans les limites du présent Contrat et les informations fournies par le Client. Le Client garantit l’exactitude, la ponctualité et l’exhaustivité des informations fournies par lui, les mesures indiquées, les exigences, les spécifications des Services et d’autres informations qui sont indispensables pour remplir les obligations du Contractant en vertu du présent Contrat. Le Client préservera le Contractant de tout dommage résultant d’informations incorrectes, tardives ou incomplètes.

5.15.          Le Client doit désigner des collaborateurs qui peuvent fournir cette information. Le client en outre désigner une personne qui est en mesure d’évaluer l’exactitude et l’exhaustivité de cette information et qui, en cas de discussion, peut décider quelle sera l’information prise comme règle. Le Contractant part toujours du principe que l’information fournie par les collaborateurs du Client est complète et correcte. Le Client est toujours responsable de l’information qui lui est fournie.

5.16.          S’il faut engager spécialement des collaborateurs ou du Matériel du Client pour le projet, il en sera convenu ainsi par écrit dans les Conditions particulières. Pour autant que nécessaire, le Client doit prévoir toutes les mesures de sécurité nécessaires, comme RPV et jetons d’authentification.

5.17.          Si la non mise à disposition des collaborateurs et/ou matériel du Client entraîne des frais supplémentaires, y compris, mais non limité à un investissement en temps supplémentaire de collaborateurs du Contractant, des frais supplémentaires seront facturés au Client.

5.18.          Le Client veille aux équipements nécessaires pour la conception, le test et l’utilisation opérationnelle du système informatique à développer. Il s’agit de matériel, de logiciel système et d’outils (tels que des PC et des imprimantes). L’exécutant doit avoir accès, à l’aide de plusieurs PC, aux équipements d’ordinateur, d’imprimante et de données du Client.

Si le Fournisseur l’estime nécessaire, le système et les services correspondants (gestion du système) seront également disponibles en dehors des heures de travail normales.

5.19.          Si les Services font partie d’une mise en œuvre plus large de nouveaux systèmes informatiques, la planification dépendra partiellement de la bonne livraison de ces autres systèmes. Le Client et le Fournisseur s’engagent à suivre et respecter tous les plannings tels que décrits dans les Conditions particulières en tenant compte du fait que les retards éventuels qui en découlent directement ou indirectement seront considérés comme une adaptation des Conditions particulières décrites aux articles 5.32 à 5.38.

Contrat d’entretien et de mise à niveau

5.20.          Si d’application, le Client peut conclure un contrat d’entretien et de mise à niveau avec le Contractant et/ou le Producteur en ce qui concerne les Marchandises livrées.

5.21.          Si le Client ne souhaite pas conclure de contrat d’entretien relatif aux Services avec le Contractant, chaque intervention sera facturée après réception et, si d’application, sur la base des tarifs horaires en vigueur après la période de garantie.

Entrepreneur

5.22.          Pour l’exécution du présent Contrat, le Contractant fait appel à un ou plusieurs Entrepreneurs. Pour les Services sur la base d’un Prix fixe,le Contractant se réserve le droit de déterminer quel Entrepreneur sera désigné pour la mise en œuvre des Services, ainsi que de remplacer cet Entrepreneur à sa discrétion pendant la durée du Contrat.

Remplacement de l’exécutant par des Services temps et matériel.

5.23.          Les dispositions 5.23 à 5.25 incluses sont exclusivement d’application sur les Services sur base du Temps et du Matériel.

5.24.          Si les deux Parties l’estiment nécessaire ou utile, elles peuvent en concertation mutuelle, soit temporairement ou définitivement charger un autre Exécutant de l’exécution du Contrat.

5.25.          Si l’Exécutant ne satisfait pas (plus) aux exigences fixées, jette le discrédit sur le nom du Client ou n’effectue pas (plus) les Services de manière raisonnablement conforme à ce Contrat, le Client a le droit de demander au Contractant de remplacer l’Exécutant. Cela ne dégage pas le Client de son obligation de payer les Services déjà fournis par l’Entrepreneur.

5.26.          Si le Contractant est d’accord de remplacer l’Entrepreneur, il s’engage à mettre à la disposition du Client un remplaçant le plus rapidement possible. Si le Contractant, dans un délai de deux (2) semaines, ne peut pas mettre un remplaçant qualifié à disposition, le Client a le droit de mettre un terme à la partie du Contrat portant sur l’Entrepreneur à remplacer.

Comité de pilotage

5.27.          Si les Parties en ont convenu par écrit dans les Conditions particulières, un Comité de pilotage se réunira périodiquement pendant le Projet. Ce Comité de pilotage est responsable du suivi des activités, de la direction du Projet et de l’accompagnement de l’équipe de Projet lors de décisions stratégiques.

5.28.          Ce Comité de pilotage se compose au minimum des membres suivants :

  1. un représentant des utilisateurs
  2. un chef de projet mandaté par le Client
  3. un chef de projet en chef du Fournisseur de services

Le Comité de pilotage peut inviter à tout moment d’autres personnes à assister aux réunions.

5.29.          Dans le cadre du Contrat, seul ce Comité de pilotage a le pouvoir de décision pour approuver d’éventuelles adaptations et/ou extensions de Marchandises et/ou des Services tels que décrits dans le Project Order. Pour assurer un bon déroulement du Projet, les deux Parties mandatent une personne qui peut prendre des décisions urgentes éventuelles au nom du Client et du Contractant sans devoir préalablement se concerter avec le Comité de pilotage. Ces personnes peuvent également convoquer le Comité de pilotage en dehors du calendrier normal pour discuter de points spécifiques et forcer d’éventuelles décisions.

Le Comité de pilotage doit évaluer et éventuellement approuver toutes les réunions proposées et/ou extensions selon la procédure de changement décrite ci-dessous.

5.30.          Les décisions du Comité de pilotage, signées par des personnes mandatées des deux Parties, sont considérées comme des annexes contraignantes des Conditions générales et particulières.

5.31.          Le Contractant doit discuter lors de chaque Comité de pilotage des progrès du Projet avec les membres et présenter les zones de problèmes, obstacles éventuels lors de la réunion.

Procédure de changement

5.32.          Toutes les modifications et/ou extensions des spécifications et modifications d’origine dans les conditions-cadres des Services sont soumises à ces dispositions. Une dite modification est, notamment, une modification claire des conditions de travail de l’équipe du projet qui a pour conséquence une perte de production avérée.

5.33.          Si le Client souhaite un changement ou un complément des spécifications comme convenu dans les Conditions particulières, cela sera formalisé via la procédure de changement. Cela se fait également si les critères auxquels les Services doivent répondre comme prévu dans les Conditions spécifiques sont modifiés par le Client.

5.34.          La Procédure de changement implique que le changement de spécifications et de mission soit d’abord décrit et que les conséquences en termes d’effort et de durée du Projet soient ensuite estimés.

Après approbation des documents décrivant la nouvelle spécification, le Client devra également approuver le nouveau budget sous la forme d’une Annexe aux Conditions particulières.

5.35.          Le temps nécessaire pour ces activités et les Services seront facturés sur une base horaire au Client, selon les tarifs en vigueur du Contractant. Ce temps sera préalablement déterminé par le chef de projet du Contractant et soumis à l’approbation du Client. L’autorisation que le Contractant peut entamer ces activités complémentaires et Services constitue la preuve suffisante de sa commande par le Client et d’autorisation du Client pour facturer ces activités et Services.

5.36.          Un changement est effectué après demande du Client.

5.37.          Une proposition de changement contient les éléments suivants :

  • une description du changement ;
  • le soumissionnaire et la date de la demande de changement ;
  • la raison du changement ;
  • une éventuelle estimation du temps nécessaire pour déterminer l’impact et les conséquences du changement ;
  • l’approbation éventuelle de l’estimation sous le point 4 ;
  • une description complète du changement, y compris les spécifications et les possibilités d’utilisation ;
  • si d’application, la surcoût ou la réduction du changement ;
  • un calendrier pour la mise en œuvre et l’éventuelle procédure de test du changement
  • si d’application, un programme de paiement ;
  • les conséquences éventuelles pour d’autres parties du Projet ;
  • espace pour la signature du Client et du Contractant.

5.38.          Les situations et conditions-cadres qui tombent sous la responsabilité du Client, comme notamment la fourniture de formations aux Exécutants, et qui donnent suite à des efforts supplémentaires seront facturées en suppléments au Client.

Transfert de livraison de risque et de propriété et acceptation

5.39.          Sauf si indiqué ailleurs dans les Conditions particulières que toutes les marchandises sont livrées directement par le Producteur concerné chez le Client et/ou par le site indiqué par le Client. Les Conditions du Producteur liées à la livraison et aux tarifs sont directement d’application pour le Client. Le Contractant ne supporte aucune responsabilité quelconque relative aux marchandises qui sont livrées par le Producteur.

5.40.          Le Client s’engage à réceptionner directement les Marchandises achetées à la livraison et à vérifier que la quantité et/ou la qualité des Marchandises livrées correspond à ce qui a été convenu. Le Client s’engage à signaler au Contractant à la réception si la livraison correspond ou non à ce qui était convenu. S’il devait s’avérer qu’il n’était cependant pas question d’une livraison non conforme alors le Client peut indemniser le Contractant pour les frais éventuels (comme, mais ne se limitant pas aux déplacements inutiles ou aux services effectués) qui y sont liés.

5.41.          Le Client est responsable de l’accessibilité des immeubles où la livraison doit se faire et de la demande de panneaux de stationnement si nécessaire. Tous les frais supplémentaires (comme notamment le recours à d’autres personnes, les élévateurs…) suite à l’inaccessibilité des immeubles sont à charge du Client.

5.42.          Si d’application, le Client sera responsable de demander l’autorisation urbanistique éventuelle et la désignation d’un architecte et/ou expert et des prescriptions de sécurité. Si un permis d’urbanisme était nécessaire pour l’exécution de la commande (le Client s’adresse à cet effet aux services techniques de la Commune), alors le client doit le communiquer au Contractant avant la signature des Conditions particulières et remettre le permis d’urbanisme au Contractant avant le début des travaux. Si le Client n’a pas mentionné le permis d’urbanisme et/ou s’il ne l’a pas obtenu, le Contractant a le droit de mettre fin au Contrat dans délai de préavis et sans devoir payer d’autre dédommagement.

5.43.          Si d’application, le client mettra à disposition un emplacement adapté pour les Marchandises qui répond aux prescriptions techniques et légales, comme notamment la résistance et al stabilité de l’immeuble et les conditions du Producteur. Le Client fera effectuer les études nécessaires à cet effet et préservera le Contractant de toute responsabilité en la matière.

5.44.          Le risque de perte, de vol ou de dommages des Marchandises et/ou Services qui font l’objet de ce Contrat revient au Client au moment où elles se trouvent à la disposition réelle du Client ou d’un aidant auquel le Client à recours.

5.45.          Les risques associés aux Marchandises et/ou Services livrés sont cédés au Client au moment de la livraison par le Contractant ou le Producteur.

5.46.          Le Client a un devoir de diligence relatif aux Marchandises qui tombent dans la réserve de propriété et doit les stocker et les garder en bon état à un endroit adapté et bien entretenu et conformément aux normes les plus élevées et normes de sécurité qui sont d’application dans le secteur. Le Client doit en outre assurer ces Marchandises au moment du transfert réel de propriété contre tous les risques habituels dans le secteur (y compris, mais ne se limitant pas à toute forme de déchéance, d’incendie, de dégât des eaux et de vol) et présenter la police d’assurance concernée au Contractant à la première demande.

5.47.          Le Client mettra tout tiers souhaitant prononcer une mesure conservatoire et/ou exécutoire sur les Marchandises livrées, le plus rapidement possible au courant et au plus tard au moment de prononcer la saisie de l’existence de la réserve de propriété. Le Client mettra le Contractant sans délai au courant de toute présomption d’un tiers souhaitant prononcer une mesure de saisie.

5.48.          Tous les frais complémentaires d’enlèvement des Marchandises en cas de non-paiement par le client sont à la charge du Client et seront exigible sans aucune mise en demeure ultérieure, tout comme les frais de stockage des Marchandises si le Client refuse ou néglige de réceptionner les Marchandises.

5.49.          Les délais de livraison qui – le cas échéant par partie – ont été mentionnés dans les Conditions particulières sont purement à titre indicatif et ne sont pas contraignants pour le Contractant, sauf mention explicite contraire. Sauf si les Parties y dérogent explicitement et par écrit dans les Conditions particulières le Contractant livrera uniquement l’engagement d’effort à chaque partie le plus rapidement après la finition. Les livraisons partielles sont autorisées. La livraison partielle de la commande ne peut en aucun cas justifier le refus de payer les Marchandises et/ou Services livrés.

5.50.          Tout retard provoqué par un retard de remise de l’information nécessaire et de l’infrastructure en matériel informatique et/ou logiciel par le Client ou un tiers tombe en dehors de la responsabilité du Contractant. Par conséquent, le Client en peut dans ce cas procéder à la dissolution du Contrat.

5.51.          Dans le cas où un test d’acceptation est explicitement prévu dans les Conditions particulières, le Client est responsable de l’organisation et de l’exécution du test, et ce, en concertation avec le Contractant et conformément aux dispositions et au calendrier dans les Conditions particulières.

5.52.          Si ce test d’acceptation, qui doit être exécuté partiellement ou totalement en présence de l’Entrepreneur du Contractant la partie concernée des prestations est considérée avoir été acceptée par le Client. En cas de retard dans le test d’acceptation, les prestations sont considérées avoir été acceptées par le Client.

5.53.          En l’absence de test d’acceptation, le Client accepte que les Services et/ou marchandises soient développés et/ou livrés dans l’état dans lequel ils se trouvent au moment de la livraison , donc avec toutes les erreurs et les défauts visibles et invisibles. La mise en production du résultat des Services par le Client implique leur acceptation complète, irrévocable et inconditionnelle.

5.54.          Lors de l’acceptation, il sera évalué si les prestations livrées satisfont aux conditions particulières. Seuls des critères sont ajoutés pour acceptation dans la mesure où ils ont été préalablement approuvés par écrit par les deux Parties.

5.55.          L’acception peut se dérouler sous trois formes :

  1. une acceptation inconditionnelle ;
  2. une acceptation conditionnelle ; ou
  3. une non-acceptation inconditionnelle.

L’acceptation conditionnelle doit être complétée par une liste de remarques que le Client a sur les Services soumis à acceptation. Après changement et résolution de ces points ou après réfutation des remarques données par le Contractant, les prestations sont de nouveau soumises à évaluation et, en cas d’absence de message écrit dans les cinq (5) jours calendrier, considérées comme étant acceptées.

En cas de non-acceptation inconditionnelle, une description claire des raisons fondées pour non-acceptation doit être produite. Après changement par le Contractant en tenant compte de ces points, le Contractant a encore le droit d’obtenir l’acceptation du Client.

5.56.          Les Parties reconnaissent qu’il est essentiel que les manquements dans les Services soient informés à temps afin de permettre des mesures correctives dans les plus brefs délais. Une évaluation et une acceptation tardives entraînent automatiquement des frais complémentaires qui seront traités comme une demande de changement, sans préjudice du droit du Contractant d’adresser le Client pour tous les dommages directs et indirects qui en découlent.

5.57.          Les dispositions de ces Conditions générales relatives au test d’acceptation ne s’appliquent pas aux Services livrés sur la base de Temps et de Matériel puisqu’il ne faut aucune acceptation dans ce cas.

Garantie

5.58.          En cas de livraison de Marchandises, le Client prend aussi expressément connaissance des dispositions de garanties dans les Conditions du Producteur, qui sont d’application exclusive. Le Client reconnaît que le Contractant ne peut être tenu d’une quelconque obligation de garantie relative aux Marchandises livrées.

5.59.          Sans autorisation écrite préalable, le Contractant n’est pas tenu d’accepter des envois retour pour manquements pendant al période de garantie du Client. La réception des envois retour n’implique nullement une reconnaissance par le Contractant du motif indiqué par le Client pour justifier le retour pour des manquements pendant la période de garantie. Le risque des marchandises envoyées en retour repose sur le Client. Après la période de garantie, le Contractant et/ou le Producteur ne peuvent être tenus responsables des manquements cachés.

5.60.          Si une période de garantie est convenue dans les Conditions particulières pour les Services, le Client rapportera toutes éventuelles défectuosités relatives aux services livrés par le Contractant pendant la période de garantie dans les plus brefs délais et sous peine de déchéance dans les sept (7) jours calendrier, par écrit et de manière détaillée, après constatation de ces défectuosités.

5.61.          Si une période de garantie est convenue dans les Conditions particulières pour les Services, le Client rapportera toutes éventuelles défectuosités relatives aux services livrés par le Contractant pendant la période de garantie dans les plus brefs délais et sous peine de déchéance dans les sept (7) jours calendrier, par écrit et de manière détaillée, après constatation de ces défectuosités.

5.62.          S’il est question de sécurités dans les Conditions particulières, le Contractant a le droit de tester ou de contrôler les Services livrés. Le Client fournira toute sa collaboration pour permettre au Contractant , à ses préposés ou sous-traitants de respecter ses engagements.

5.63.          Le Contractant mettra tout ce qui lui est raisonnablement possible en oeuvre pour réparer toutes les défectuosités éventuelles dans le Service dans un délai raisonnable si elles se sont produites dans la période de garantie convenue.

5.64.          La réparation est réalisée gratuitement, sauf si les Services sont réalisés par le Client autrement que sur la base du Prix fixe, auquel cas le Contractant facturera les coûts de réparation en fonction de ses tarifs d’usage. Le Contractant peut facturer les frais de réparation à ses tarifs habituels s’il est question d’erreurs d’utilisation ou d’usage désordonné du Client ou d’autres causes qui ne peuvent être reprochées au Contractant ou si les fautes avaient pu être découvertes lors de l’exécution du test d’acceptation convenu. Le devoir de réparation échoit si le client apporte ou fait apporter des modifications sans l’autorisation écrite du Contractant, si cette autorisation n’est pas refusée pour des motifs non valables.

5.65.          Compte tenu de la technicité des programmes informatiques, le Contractant ne peut garantir un fonctionnement ininterrompu. En outre, compte tenu de la nature de chaque programme informatique,il est accepté et également reconnu par le Client qu’il n’est pas possible selon l’état actuel de la technique et des connaissances de garantir qu’un logiciel déterminé ne présentera aucun bogue ou faute et qu’il fonctionnera dans toutes les circonstances conformément à ce qui a été convenu ou prévu.

5.66.          Pour les Services sur la base de Temps et Matériel ou quand le Parties n’ont convenu aucune garantie dans les Conditions spécifiques, aucune garantie n’est donnée. Ces services sont livrés tels quels avec toutes les fautes et manquements visibles et invisibles.

5.67.          Le Contractant ne garantit en aucun cas la pertinence ou la commercialibilité des Services pour exécuter les tâches spécifiques prévues par le Client, si elles ne sont pas explicitement incluses dans les Conditions particulières et/ou la description des spécifications fonctionnelles.

5.68.          Ne sont en aucun cas couvertes les interventions suite à une cause étrangère aux Services livrés, comme notamment :

  • utilisation ou commande incorrecte ou anormale ; négligence du Client ou de ses préposés ; incendie ; dérangements électriques ; incidents ; utilisation dans une atmosphère poussiéreuse ; électricité statique ; environnement inadéquat ; non-respect par le Client des spécifications locales ;
  • toute réparation ou entretien, changement ou modification apporté(e) par des non-membres du personnel du Contractant et/ou entrepreneur sans l’autorisation du Contractant ; Dans ce cas, le Client supporte tous les risques pour tout dommage en découlant ;
  • Force majeure ;
  • réparation des fichiers de données ;
  • infrastructure non adaptée (notamment matériel, logiciel, etc.) du Client et/ou fonctionnement irrégulier et des dommages plus généraux causés par le matériel informatique et/ou logiciel qui n’a pas été livré par le Contractant.

6.     La rémunération et les modalités de paiement

6.1.              Le prix pour les Marchandises et les Services a été déterminé dans les Conditions particulières. Le Contractant a, dans tous les cas, le droit d’adapter ces prix des Marchandises et/ou des services d’entretien du Producteur par notification écrite au Client si c’est la conséquence d’une adaptation de prix de ses Producteurs suite à des différences de taux de change.

6.2.              Le prix s’entend hors TVA, frais et taxes, accises, prix de transport (du producteur), droits d’importation et prélèvements éventuellement imposés ou à imposer par les autorités. Toutes ces taxes seront la responsabilité financière exclusive du Client. Sauf mention différente dans les Conditions particulières, le prix est hors temps et/ou frais de déplacement, débours occasionnels et tous les autres frais raisonnables. Ceux-ci sont à la charge du Client.

6.3.              Le prix pour les Services du Contractant exécutés tant sur la base de Temps & de Matériel ou Prix fixe seront facturés comme déterminé dans les Conditions spécifiques. En cas de Services sur la base de Temps et de Matériel, ces Services sont facturés sur la base du tarif journalier/horaire mentionné dans les Conditions particulières, multiplié par le nombre de jours/d’heures prestés. Sauf convention différente dans les Conditions particulières, une intervention comptera au moins quatre (4) heures. Les estimations éventuelles dans notamment les offres de prix et de temps du Contractant sont purement indicatives.

6.4.              Le Client s’engage lors de la signature des Conditions particulières à payer un acompte de 20 % du prix pour les Marchandises commandées ainsi que pour les Services sur la base d’un Prix fixe. Le Contractant est seulement tenu à l’exécution lors du paiement de l’acompte précité.

6.5.              Sauf convention divergente dans les Conditions particulières, le solde ouvert après la livraison des Marchandises au Client sera facturé par le Contractant pour les Marchandises ainsi que pour les Services sur la base d’un Prix fixe. Les Services sur la base d’un Prix fixe sont facturés mensuellement, sauf s’il est convenu d’un programme de paiement dans les Conditions particulières.

6.6.              En cas de convention différente dans les Conditions particulières, les services d’entretien du Producteur des Marchandises sont facturés annuellement.

6.7.              Pour les Services sur la base de Temps et de Matériel, les articles 6.4 et 6.5 ne s’appliquent pas. Le Contractant facturera au Client à la fin des Services, si ces derniers durent seulement un (1) mois. Si les Services couvrent une plus longue période qu’un (1) mois, alors le Contractant facturera chaque mois les Services prestés au Client, sur la base d’un tarif horaire/journalier, comme convenu dans les Conditions particulières.

6.8.              Le Contractant prendra toutes les mesures raisonnables pour mener à bien les Services en conformité avec le plan de travail du Client. Sauf accord contraire entre les Parties, le Contrat se base sur un horaire de travail de 38 heures par semaine. Si plus de 38 heures par semaine sont appliquées suite à des augmentations (non cumulable) :

  • Prestations > 38 heures/semaine : + 50% ;
  • Prestations > 7,6 heures/jour : + 50% ;
  • Prestations entre 22h et 7h : + 100 % ;
  • Prestations le samedi : + 50 % ;
  • Prestations le dimanche ou un jour férié : + 100 %.

6.9.              Sauf accord contraire écrit entre les Parties, l’Entrepreneur fera signer pour accord ses prestations de travail par le Client, à l’aide de feuilles de temps ou de tout autre système d’enregistrement du temps convenu entre les Parties.

6.10.          Les Parties peuvent explicitement convenir dans les Conditions particulières que les Marchandises sont vendues à l’essai (sous la condition suspensive qu’elles soient adaptées à l’utilisation à laquelle elles sont destinées) au sens de l’article 1588 du Code civil. Cela signifie que le Client doit procéder à l’essai des Marchandises dans un délai d’un (1) mois à partir du jour de la livraison des Marchandises pour constater si les Marchandises correspondent à l’utilisation à laquelle elles sont destinées.

S’il ressort de l’essai, sur la base d’éléments objectifs que les Marchandises ne sont pas adaptées à leur utilisation, alors la vente ne se fait pas, à condition que le Client le signale dans la période d’un (1) mois à compter du jour de la livraison par lettre recommandée, le cachet de la poste servant de preuve de la date. En l’absence de lettre recommandée, la vente est définitive après l’écoulement du délai d’essai d’un (1) mois.

Le Contractant reste propriétaire des marchandises tant que le Client ne communique pas dans un délai d’un (1) mois suivant le jour de livraison par lettre recommandée au Contractant que l’essai n’a pas été un succès. Si l’essai a réussi ou que le Client signale dans la période d’un (1) mois par lettre recommandée que les Marchandises ne sont pas adaptées pour l’utilisation à laquelle elles sont destinées, alors la propriété est automatiquement transférée au Client. Si l’essai n’a pas réussi, alors le Client doit dans un délai de 2 jours ouvrables retourner les marchandises à ses frais au Contractant dans l’état où elles ont été livrées.

Pendant la période d’essai, le Client gérera les Marchandises comme un bon père de famille. Si pendant le délai de l’essai, les Marchandises sont endommagées ou détruites, le Client indemnisera le Contractant totalement.

Le risque d’utilisation des Marchandises repose sur le Client, et il doit s’assurer auprès d’un assureur solvable.

Les frais de retour sont à la charge du Client. En cas de retour tardif, les frais de retour, de recherche et de stockage sont à charge du Client.

Les Parties conviennent que le Contractant peut facturer la mise en oeuvre des Marchandises à l’essai séparément sur la base du Temps et du Matériel. Si l’essai n’est pas concluant, des services de mise en oeuvre et/de démolition seront également facturés sur la base du Temps et du Matériel.

Après l’écoulement de la période d’essai, le Contractant ne sera pas responsable des manquements visibles et invisibles aux Marchandises.

6.11.          Les prix pour les Services (Prix fixe et sur base de Temps et Matériel) peuvent être adaptés chaque année au 1er janvier par le Contractant sur base de la formule suivante :

Nouveau Prix = Prix de base * (0,2 + 0,8 * (nouvel indice\indice initial))

Pour lequel les définitions suivantes sont d’application :

  • Prix ​​de base : prix au début du Contrat ;
  • Indice du début : l’indice publié par Agoria « coût salarial moyen national de référence » du mois précédant la signature du Contrat ;
  • Nouvel indice : l’indice publié par Agoria « coût salarial moyen national de référence » du mois précédant la date de l’indexation.

6.12.          Dans l’éventualité où des modifications fondamentales dans les conditions surviennent soudainement ayant une influence sur le prix convenu et n’étant pas prévisibles lors de la fixation du prix, et perturbant l’équilibre contractuel, les Parties se réunissent à la première demande pour parvenir à une modification amiable du contrat. Si les parties ne peuvent pas parvenir à un accord amiable après trente (30) jours calendrier à compter de la demande de modification du Contrat, la Partie la plus diligente a la possibilité de mettre fin au Contrat en envoyant une lettre recommandée avec un délai de préavis de trente (30) jours calendrier, sans qu’aucun dédommagement ne soit redevable.

6.13.          Le Contractant facturera chaque mois l’indemnité susmentionnée au Client. Toutes les factures sont payables trente (30) jours calendrier après la date de la facture, sauf indication contraire dans les Conditions particulières. L’adaptation du délai de paiement dans les Conditions particulières est uniquement possible si les Conditions du Producteur prévoient un délai de paiement plus court.

6.14.          L’absence de contestation écrite d’une facture dans les huit (8) jours ouvrables à compter de son envoi implique l’acceptation irrévocable de la facture et des Services qui y sont mentionnés, les contrats d’entretien et/ou de Services éventuellement liés.

6.15.          Le dépassement de l’échéance de paiement met le Client en défaut de plein droit et sans mise en demeure préalable. À l’expiration de l’échéance de paiement, le Client est redevable d’intérêts conventionnels équivalents au taux d’intérêt tel que prévu à l’article 5 de la Loi sur les arriérés (Loi 02/08/2002, MB 07/08/2002), majoré de 3 %. Ces intérêts sont calculés à compter de la date d’échéance jusqu’à la date du paiement intégral.

6.16.          En cas de retard de paiement d’une facture :

  1. Le Contractant a le droit de majorer le montant de la facture à titre de compensation de 15 % ;
  2. tous les coûts, recouvrement extrajudiciaire de la facture, ainsi que les frais de procédure judiciaire et l’exécution sont à la charge du Client ;
  3. toutes les créances non échues sont payables immédiatement au Client ; et
  4. Le Contractant a le droit de suspendre ses services à l’égard du Client sans notification préalable.

6.17.          Le Client n’est pas habilité à une compensation ou à la suspension d’un paiement.

6.18.          Le Contractant se réserve la propriété des Marchandises livrées jusqu’à ce que le Client ait totalement payé la facture, y compris les intérêts et la clause pénale.

6.19.          Le Contractant a le droit de suspendre automatiquement ses engagements en envoyant une notification au Client par lettre recommandée, si le Client ne respecte pas les engagements découlant de ce Contrat, le Contractant peut ainsi suspendre le service livré et/ou mettre hors service le matériel informatique et/ou le logiciel.

6.20.          Si la solvabilité du Client le justifie selon le Contractant, celui-ci peut, après la conclusion du Contrat, demander au Client qu’il constitue la sécurité demandée par le Contractant pour le paiement des Marchandises / Services encore à livrer et le Contractant peut en suspendre l’exécution tant que la sécurité n’a pas été constituée.

6.22. Le Client garantit et préserve le Contractant de toute action du Producteur contre le Contractant pour les factures impayées du Producteur des Marchandises et/ou les services d’entretien liés pour une quelconque raison et le Client prémunira totalement le Contractant de tous les frais, les dommages, les débours et les dépenses que le Contractant encoure, y compris ses frais d’avocat.

7.     Relation entre les Parties

7.1.              Le Contractant exécute le présent Contrat en toute liberté et indépendance. Il n’existe aucune relation hiérarchique entre le Contractant et le Client ou entre le Client et l’Entrepreneur (s) auquel le Contractant fait appel. Le Contractant ne porte, en aucun cas, l’autorité de l’employeur, sur ses collaborateurs au Client, sauf dans la mesure autorisée par la législation en vigueur, comme exposé ci-dessous.

7.2.              Les Parties reconnaissent et acceptent être familières avec la loi du 24 juillet 1987 relative à l’emploi temporaire, l’intérim et la mise à disposition des travailleurs pour le bénéfice des utilisateurs, les modifications apportées par la loi de programme du 27 décembre 2012 et les amendements qui peuvent être de temps en temps effectués et publiés au Moniteur belge. Les Parties s’engagent à respecter les dispositions de ces lois.

7.3.              Le Client ne peut donner aucune autre instruction aux collaborateurs du Contractant (et/ou les collaborateurs des sous-traitants auxquels le Contractant fait appel) que les indications mentionnées dans le présent Contrat concernant les normes en termes de comportement et de sécurité, gestion du temps, les normes politiques en vigueur dans le Contrat et les procédures du Client que les activités qui sont exécutées par ces collaborateurs.

7.4.              Le Client n’est pas autorisé à prendre des décisions concernant :

  • le processus de recrutement ;
  • le pack salarial (définition des salaires et avantages sociaux, remboursement des frais, etc.) ;
  • les questions disciplinaires ;
  • la formation et les politiques en matière de formation (à l’exception des aspects nécessaires à l’exécution des services) ;
  • les politiques de licenciement et connexes ;
  • la gestion des présences et absences de travail (vacances, congés de maladie et autres absences) ;
  • les relations de travail et les aspects de l’organisation concernant les collaborateurs du Contractant (et/ou les collaborateurs des sous-traitants auxquels le Contractant fait appel).

 

7.5.              Toutes les instructions éventuelles données par le Client aux collaborateurs du Contractant (et/ou les collaborateurs des sous-traitants auquel le Contractant fait appel) concernant les activités à exécuter se limitent strictement aux aspects opérationnels et techniques de la livraison des Services, ne peuvent en aucun cas être équivalentes à l’autorité d’un employeur et portent uniquement sur les éléments suivants :

  • le calendrier des Services à livrer ;
  • la période pendant laquelle les Services doivent être livrés, le cas échéant ;
  • les processus et les procédures du Client, tels qu’ils ont été convenus par les Parties et doivent être pris en considération lors de la livraison des Services (p. ex. concernant les règles de sécurité et d’accès) ;
  • l’accès aux sites et installations du Client aux fins de la livraison des Services ;
  • l’utilisation du matériel, de l’infrastructure, des outils et des installations du Client aux fins de la livraison des Services ;

En cas de doute, les Parties doivent se concerter sur l’applicabilité d’une instruction du Client.

7.6.              Les Conditions particulières peuvent contenir des informations plus précises sur les instructions qui peuvent être données par le Client. Cette liste peut toujours être modifiée à tout moment pendant la durée du Contrat.

7.7.              Le Client préservera le Contractant de toutes réclamations, dommages et obligations découlant d’un non-respect des dispositions de l’article 7 de ces Conditions générales.

8.     Responsabilité

8.1.              La responsabilité du Contractant découle d’une obligation qui doit être démontrée de manière approfondie par le Client.

8.2.              Dans la mesure maximale autorisée par la loi applicable, la responsabilité totale du Contractant en raison d’une lacune imputable dans le respect du Contrat est limitée à l’indemnisation pour les dommages directs à, au maximum, l’indemnisation redevable par le Client pour les Services spécifiques qui ont causé les dommages (hors TVA). Si le Contrat devait courir sur plusieurs années, le Contractant peut être tenu d’indemniser les dommages directs à hauteur des montants facturés pour l’exécution de ce Contrat pour la commande (hors TVA) pendant une période de douze (12) mois précédant le jour auquel le fait ayant entraîné les dommages s’est produit. En aucun cas, la responsabilité totale pour tout dommage direct pendant toute la durée du Contrat ne dépassera toutefois les frais payés par le Client pour la commande spécifique (hors TVA). Pour les sinistres qui sont partiellement dus au Client et/ou à un tiers, le Contractant sera responsable, au maximum, à l’égard du Client et sera, au maximum, tenu d’indemniser, dans les limites posées ci-dessus, la partie qui a été causée par sa faute, à l’exception de tout caractère contraignant in solidum avec les autres débiteurs, et ce, indépendamment du fait que la demande a été établie sur base contractuelle ou extracontractuelle.

8.3.              Le Client doit informer par écrit le Contractant de tout événement qui peut entraîner sa responsabilité ou de tout dommage subi par le Client, dans les plus brefs délais et au plus tard dans les quinze (15) jours calendrier à compter de l’apparition de cet événement ou inconvénient, ou, au moins, à partir du moment où le Client en prend connaissance ou pourrait raisonnablement en avoir pris connaissance. Tout ceci afin de permettre au Contractant de constater l’origine et les causes des dommages dans un délai utile. À défaut, le Contractant se réserve le droit de refuser toute indemnisation et le Contractant ne peut pas être tenu responsable.

8.4.              En aucun cas, le Contractant ne peut être tenu responsable de (i) dommages indirects, accidentels ou consécutifs, y compris, sans s’y limiter, pertes financières ou commerciales, perte de profits, augmentations des frais généraux, pertes d’économies, réductions de fonds de commerce, pertes dues à une interruption d’activité, dommages suite à des accords d’acquéreurs du Client, problème de planification, perte de profits anticipés, perte de capital, perte de clientèle, perte de chances, perte de données, perte d’avantages, dommages et perte de fichiers résultant de l’exécution du Contrat actuel, (ii) dommage causé par une faute ou négligence du Client, (iii) rémunération de tous les dommages directs et indirects causés par l’utilisation des résultats des Services, (iv) indemnité de tous les dommages directs et indirects en tout ou en partie causés par un logiciel ou matériel livré ou fabriqué par des tiers, ou réalisé par tout autre élément dans l’entreprise du Client après la conclusion du Contrat et (v) toutes les réclamations dirigées par des tiers contre le Client.

8.5.              Les limitations de responsabilité comme exposées dans les présentes Conditions générales ne sont pas applicables en cas de dommages causés par une erreur délibérée et/ou frauduleuse du Contractant.

8.6.               Si les développements livrés sont utilisés pour un développement ou une commercialisation future, le Client préservera le Contractant contre toute réclamation de dommages-intérêts par des tiers, même s’il devait être établi que celle-ci trouve son origine dans les Services fournis par le Contractant.

8.7.              Le Contractant décline toute responsabilité en cas de violation des droits de propriété intellectuelle sur la base de :

  1. l’utilisation d’une version modifiée ou ancienne (d’une partie) des développements, si l’infraction pouvait être empêchée par l’utilisation de la version non modifiée ou dernière mise à disposition par le Contractant ;
  2. les informations, la conception, les spécifications, les instructions, les logiciels, les données ou d’autres matériaux qui n’ont pas été développés par le Contractant.

8.8.              Ces limitations de responsabilité restent applicables dans le cas où le Contractant a été informé par le Client de l’existence d’un risque réel de dommages. Les Parties reconnaissent que cela représente une répartition raisonnable des risques.

8.9.              Les dispositions du présent article ainsi que toutes les autres limitations et exclusions de responsabilité indiquées dans les présentes Conditions générales sont également applicables en faveur des collaborateurs du Contractant et de ses Sociétés affiliées.

8.10.          Seul le Client est responsable de la mise en place de procédures qui lui permettent de reconstruire, à tout moment, des fichiers, données ou programmes perdus ou modifiés, indépendamment de la cause de la perte ou de la modification. Le Client doit disposer, sur base quotidienne, des copies de sauvegarde nécessaires de ses programmes informatiques, fichiers et données. En cas de perte de données, le Contractant peut uniquement être tenu responsable des données qui ont été perdues entre le moment du dernier back-up quotidien et le moment de la constatation du manquement démontré dans le logiciel fourni.

8.11.          En matière de virus, la responsabilité du Contractant est limitée à l’installation de programmes antivirus si cela a été explicitement commandé dans le Project Order. Le Contractant ne peut jamais être tenu responsable pour des virus dans le système du Client et ses conséquences.

8.12.          Le Client est toujours responsable de son infrastructure existante (par exemple, mais non limité à, le matériel, logiciels, sites Web, bases de données, procédures de contrôle et de sécurité, gestion du système adéquate, etc.) et de la bonne fonctionnalité et sécurité de tous ses matériaux de travail.

9.     Protection de la vie privée

9.1.              Chaque Partie doit, en tout temps, respecter ses obligations respectives en vertu de la législation pertinente concernant le traitement des données personnelles relatives à toutes les données personnelles traitées dans le cadre du présent Contrat. Le Client s’engage à ne pas donner accès au Fournisseur et à l’Exécutant aux données à caractère personnel dans le cadre de ce Contrat, sauf si l’exécution du Contrat s’avère impossible sans un tel accès. Le Client s’engage dans un tel cas à donner seulement accès aux données à caractère personnel qui sont strictement nécessaires pour l’exécution du Contrat. Le Client reste seul responsable de déterminer les raisons pour lesquelles le Contractant traite les données personnelles en vertu du Contrat. Pour éviter tout malentendu, les Parties reconnaissent que le Client agit en tant que responsable du traitement et le Contractant en tant que traitant des données personnelles qui doivent être enregistrées, utilisées ou traitées de toute autre manière dans le cadre du présent Contrat, tel que ces termes sont définis dans la législation d’application en matière de traitement des données personnelles. Tous les coûts liés à et/ou découlant de l’application et/ou de la mise en œuvre de la législation pertinente concernant le traitement des données personnelles sont exclusivement à la charge du Client.

9.2.              Le Client déclare qu’il a obtenu toutes les autorisations nécessaires pour l’utilisation et le traitement des données à caractère personnel transférées en vertu du Contrat au Contractant, et le Client garantit également que le contenu, l’utilisation et/ou le traitement des données à caractère personnel ne sont pas illégaux et ne viole aucun droit de tiers.

10. Force majeure

10.1.          Aucune des Parties n’est tenue de respecter toute obligation si elle en est empêchée en cas de Force majeure.

10.2.          Si une situation de Force majeure dure plus de soixante (60) jours calendrier, chaque Partie a le droit de résilier le Contrat par écrit. Les services déjà effectués en vertu du Contrat seront alors proportionnellement portés en compte, sans que les Parties ne soient mutuellement redevables.

11. Non-recrutement

11.1.          Le Client accepte de ne pas aborder activement, dans le but de les engager, les collaborateurs du Contractant qui sont directement ou indirectement impliqués dans la fourniture des Services, et ce, dès le début de l’exécution des Services jusqu’à douze (12) mois après la date finale des Services et/ou la résiliation du Contrat, la dernière date étant retenue, à moins que les deux Parties en conviennent autrement par écrit.

11.2.          Si le Client conclut un contrat avec ou engage un Collaborateur du Contractant, ou utilise les services de ce(s) Collaborateur(s), sur base salariée et/ou indépendante et/ou via une société, le Client paiera un montant au Contractant équivalent à 6 mois de salaire ou indemnisation du ce Collaborateur. Une telle somme devra être payée à la date à laquelle le Collaborateur a été engagé pour la première fois ou à laquelle ses services ont été utilisés.

11.3.          Le Client s’engage à imposer les obligations en vertu des articles 11.1 et 11.2 des présentes Conditions générales à des tiers avec lesquels il collabore et/ou conclura un accord. Le Client veille à ce que ces tierces parties n’abordent pas de collaborateurs du Fournisseur de services dans le but d’engager ces personnes.

12. Dispositions générales

12.1.          Le présent Contrat est régi par le droit belge, à l’exclusion de la Convention de Vienne du 11 avril 1980 (CVIM).

12.2.          Le Client s’engage à respecter toutes réglementations d’application en matière d’importation et d’exportation. En outre, le Client préserve le Contractant de toute responsabilité sur base d’infraction des règlements en vigueur en termes d’importation et d’exportation dans le cas où le Client importe et exporte personnellement. À l’exclusion explicite du Contractant, le Client est considéré être l’exportateur et/ou l’importateur des marchandises en cas d’import ou d’export.

12.3.          En cas de litiges relatifs à l’exécution et/ou à l’interprétation du présent Contrat qui ne peuvent être réglés à l’amiable, seuls les Tribunaux d’Anvers (département d’Anvers) sont compétents. Toute réclamation du Client concernant les Services livrés sont prescrits six (6) mois après la date à laquelle le Client a pris connaissance ou pourrait avoir raisonnablement pris connaissance du fait dommageable qui a donné lieu à cette réclamation.

12.4.          Le présent Contrat ou les droits ou obligations en découlant ne peuvent être cédés en tout ou en partie sans le consentement écrit explicite des deux Parties. Nonobstant ce qui précède, le Contractant est en tout temps habilité à transférer le présent Contrat, ou de transférer tout ou partie des droits ou obligations en découlant à une de ses Sociétés affiliées sans l’autorisation écrite explicite du Client.

12.5.          Le Contractant peut faire appel pour l’exécution du Contrat, à des sous-traitants, sans le consentement écrit préalable du Client.

12.6.          La nullité éventuelle d’une disposition du présent Contrat ou une partie d’une disposition ne modifiera en rien la validité du reste de la disposition et des autres dispositions. Les Parties mettront tout en œuvre pour, d’un commun accord, remplacer la disposition nulle par une disposition valide avec un impact économique identique ou en grande partie identique à celui de la disposition nulle.

12.7.          Une partie ne peut être réputée avoir renoncé à tout droit ou réclamation découlant du présent Contrat ou concernant à une faute de l’autre Partie, à moins que ce renoncement ne soit explicitement communiqué par écrit.

Si une Partie renonce, en application de l’alinéa précédent, à des droits ou à des accords en vertu du présent Contrat, suite à un manquement ou à une autre faute de l’autre Partie, ce renoncement ne sera jamais interprété comme un renoncement de tout autre droit en vertu du présent Contrat ou concernant un manquement ou toute autre faute d’une autre Partie, même si les deux cas présentent une grande convergence.

12.8.          Sauf indication contraire, tous les recours prévus par le Contrat seront cumulatifs et en plus (et non à la place) d’autres recours à la disposition des Parties.

12.9.          Les présentes Conditions générales contiennent, conjointement avec les Conditions particulières et les Conditions du producteur, la représentation complète des droits et obligations des Parties et remplacent tous les accords et propositions antérieures, qu’ils soient oraux ou écrits. Le Client déclare avoir pris connaissance des Conditions du Producteur et les accepter. Le Client ne peut puiser plus de droits dans les Conditions du Producteur que celles qui y sont contenues. Le Client préservera totalement le Contractant de toutes les indemnités, pertes, responsabilités, dommages, frais et dépenses dont le Contractant pourrait souffrir ou qu’il pourrait encourir suite à une violation des Conditions du producteur et des actions qui en découlent.

Toute dérogation et ajout aux présentes Conditions générales et Conditions particulières ne sont valides que si elles ont été convenues par écrit entre les Parties. Les dérogations et les compléments aux Conditions du Producteur ne sont pas possibles.

En cas de contradiction entre les Conditions générales, les Conditions particulières et les Conditions du Producteur, les Conditions particulières auront priorité sur les Conditions générales et les Conditions du Producteur sur les Conditions particulières.

Si et pour autant que les Conditions visées du Producteur sont estimées ne pas être applicables ou êtres inapplicables dans le rapport entre le Client et le Producteur pour une raison quelconque, les dispositions des Conditions générales et particulières s’appliquent intégralement.

12.10.       L’applicabilité de toutes conditions d’achat ou d’autres conditions du Client est explicitement rejetée, même si ces conditions en disposent autrement.

12.11.       Toutes les notifications, demandes et autres communications en vertu du présent Contrat (à l’exclusion des communications opérationnelles quotidiennes) sont effectuées par écrit, par lettre recommandée avec accusé de réception ou tout autre moyen de communication usuel et convenu entre les Parties.

12.12.       Toutes les dispositions du Contrat qui sont explicitement indiquées comme la résiliation (y compris la dissolution) ou l’expiration du Contrat, ainsi que toutes les dispositions du Contrat qui visent son exécution ou respect après la fin ou l’expiration du Contrat, survivront à la fin ou expiration du Contrat et resteront pleinement en vigueur. En particulier, mais sans s’y limiter, toutes les dispositions relatives à la responsabilité, à la confidentialité et au non-recrutement resteront d’application après la fin du Contrat, de quelque manière que ce soit.

12.13.        Indépendamment de la nature et/ou la valeur de l’acte juridique à prouver, le Contractant peut toujours le prouver sur la base des preuves supplémentaires suivantes : copies ou reproductions sous quelque forme (carbone, photocopie, microfilm, numérisation …), par support d’information, fax, télex et courriel. Ces éléments de preuve ont la même valeur probante qu’un acte privé, conformément aux dispositions du Code civil. Dans le cas où une copie signée du Contrat a été communiquée par courriel avec fichier de données « .pdf » ou « jpeg » ou via une autre copie exacte, la signature qui y est reprise formera un engagement valable et contraignant en chef du signataire (ou au nom duquel et pour le compte duquel la signature a été posée), avec la même valeur, force et effet que l’original.

12.14.       Les titres et les divisions dans le présent Contrat sont exclusivement utilisés à titre indicatif et n’influencent d’aucune manière le contenu ou la portée des dispositions et des droits et obligations qui en découlent.

 

 

 

General Terms & Conditions for the delivery of Services and/or hardware and/or software

1.     Definitions

General Terms & Conditions: the present document titled “General Terms & Conditions for the delivery of services and/or hardware and/or software”.

Consultancy: the delivery of Services by the Contractor on Time & Material basis, in which the services provided are compensated against the agreed day/hour rate, multiplied by the number of days/hours worked.

Services: the services that the Contractor shall provide to the Customer, as described in the Specific Terms & Conditions. These services are at all times governed by the General (and Specific) Terms & Conditions.

Services on Time & Material basis: Services provided by the Contractor to the Customer, for which the Customer is invoiced per hour.

Services on Fixed Price basis: Services provided by the Contractor for which the Parties have agreed a fixed price.

Contractor Kohera NV, with official seat located in Veldkant 33A 2550 Kontich, registered in the register of legal persons in Antwerp under number 0886.316.714.

Goods: hardware and/or software from the Producer(s).

Customer: the customer stated in the Specific Terms & Conditions.

Employees: personnel members, personnel members of Affiliated Companies, independent employees, subcontractors, consultants, and any other natural or legal persons directly or indirectly involved in the provision of the Services.

Contract: these General Terms & Conditions, the Specific Terms & Conditions and the Terms & Conditions of the Producer.

Force Majeure: the situation in which one of the Parties is impeded in the performance of the Contract, either in whole or in part and temporarily or permanently, beyond the control of the Party or Parties. This includes (but is not limited to): fire, war, terrorist attack, unfavourable weather conditions, force majeure on the part of the vendors of the Contractor, failures in goods, equipment, software or materials of third parties the use of which the Customer prescribes to the Contractor, government measures, disruption of Internet, data network or telecommunications facilities, unavailability of third-party servers, strike, unavailability of Employees, general transportation problems and electricity outages.

Party(-ies): Contractor and/or the Customer.

Producer: the producer of the hardware and/or software specified in the Specific Terms & Conditions.

Project: the totality of reciprocal services and cooperation between the Parties as described in the Specific Terms & Conditions.

Specific Terms & Conditions: an agreement subject to these General Terms & Conditions and describing the specific performance modalities of this Contract.

Consultant: the Employee(s) stated in the Specific Terms & Conditions whom the Contractor draws on for the performance of this Contract.

Affiliated Company/Companies: the affiliated and associated companies within the definition of articles 11 and 12 of the Belgian Company Code.

Terms & Conditions of the Producer: the general (license) terms and conditions of the Producer applicable to the hardware and/or software which form an integral part of the Contract, as well as any of the Producer’s terms and conditions regarding the maintenance services provided by the Producer.

2.     Contracting and termination

Contracting

2.1.              The Contractor is only bound to perform the Contract after its explicit acceptance of the order for the Goods and/or Services in writing.

2.2.              If, at the request of the Customer, the Contractor commences the order specified in the Specific Terms & Conditions or receives the Services prior to the signing of the Contract, then the processing of the order and/or receipt of the Services will be considered an acceptance of the General Terms & Conditions, the Specific Terms & Conditions and the Terms & Conditions of the Producer.

Termination

2.3.              Without prejudice to its entitlement to compensation of damages, the Contractor may, at its own discretion, suspend the Contract or rescind the Contract by operation of law, with no notice of breach required, with immediate effect and without judicial intervention, by the simple delivery of a registered letter:

  1. in the event of the Customer’s missing any payment deadline;
  2. in the event that the Customer has requested deferment of payment, is under a bankruptcy or suspension of payment procedure, is in an unstable credit position or is manifestly insolvent;
  3. in the event the Customer, in the case of Time & Material basis, refuses to sign, confirm or accept the time sheet or any other time accounting system without valid reason;
  4. in the event of dissolution and liquidation of the Customer’s company;
  5. should any or all of the assets of the Customer be under foreclosure and/or a garnishment order at the request of a creditor or in the event of other executive or protective measures with respect to the Customer’s assets;
  6. in the event of proof or serious suspicions of fraud committed by the Customer;
  7. in the event that the Customer refuses to provide the requested information or has provided incorrect and/or false information.

2.4.              Further, either Party may terminate the Contract if the other Party commits a demonstrated serious error or material Contractual failure and does not rectify this within a period of thirty (30) calendar days after being notified by registered letter of default by the Party invoking the error or failure. Extension of the aforesaid period for remedy of the default will not be refused on unreasonable grounds if during the remedy period of thirty (30) calendar days the Party in default has commenced remedying the default and is making reasonable efforts to continue to do so.

2.5.              The Customer explicitly waives the application of article 1794 of the Belgian Civil Code.

2.6.              If without valid reason the Customer cancels its order in whole or in part or remains in default of receiving and accepting any or all of the Goods and/or Services provided without valid reason, the Contractor is entitled to rescind the agreement or demand fulfilment. The damages suffered by the Contractor will be a minimum of 50% of the value of the order of the Services or the unfulfilled portion thereof and will pay the full purchase price in the case of Goods and/or maintenance services delivered by the Producer, without prejudice to the Contractor’s right to demonstrate actual damages suffered, using any and all legal means to do so, if such damages are greater.

Consequences of termination

2.7.              Excepting where the Customer terminates the Contract based on serious error or material failing on the part of the Contractor, the Customer shall compensate the Contractor for all ordered Goods and the Services and maintenance services performed at the moment of termination. The effective work hours performed at the moment of termination shall be billed at the Contractor’s applicable hourly rates, without prejudice to the Contractor’s option to use any and all legal means to demonstrate any damages suffered in excess thereof.

2.8.              If the Contract is rescinded by one of the Parties, this rescission is considered to be effective as from the date of the postmark of the registered letter giving notice that the Contract is rescinded.

3.     Intellectual property rights and licenses

Intellectual property rights with respect to the Services provided

3.1.              Excepting where stated otherwise in the Specific Terms & Conditions, the Contractor extends the Customer a limited, non-exclusive and non-transferable right of use in respect of the results of the Services it performs, as from the moment of full payment of all invoices as well as all other amounts that the Customer owes as a result of the failure in payment obligation. The Customer shall only use the results of the Services in the manner prescribed by the Contractor.

3.2.              The Customer is not permitted to remove or alter any indication concerning the confidential nature or pertaining to copyright, trademark, trade name or any intellectual or industrial property right from the software, websites, databases, equipment or materials.

Intellectual property rights with respect to the Goods provided

3.3.              The Customer shall take note of the license conditions, the intellectual property terms and conditions and the limitations thereof as stipulated in the conditions of the Producer with regard to the ordered Goods, which are fully applicable.

3.4.              In the event of any infringements to this, the Customer is liable to the Producer. The Customer shall indemnify the Contractor for any claim by the Producer against the Contractor for breaches of the Terms and Conditions of the Producer for whatever reason and the Customer shall fully indemnify the Contractor for all costs, damages, costs and expenses that the Contractor incurs as a result thereof, including lawyer fees.

4.     Confidentiality

4.1.              Confidential information is defined as all information of any form whatsoever (oral, written, graphic, electronic, etc.) exchanged between the Parties in the context of this Contract.

4.2.              Each Party and its Employees must keep confidential all confidential information received from the other Party in the performance of this Contract. Additionally, the Parties may only use the confidential information for the purposes of this Contract. The Parties may not disclose the confidential information to third parties without the written consent of the other Party. At a minimum, any information designated as confidential by one of the Parties will be considered as such.

4.3.              The confidentiality obligation shall continue to exist for a period of three (3) years after the end of this Contract, regardless of the cause of the termination of the Contract.

4.4.              The following are not considered to be confidential information:

  1. information obtained legally from a third party not bound by any confidentiality obligation or secrecy;
  2. information that a Party already knew before it was provided for the purposes of this Contract;
  3. information a Party developed independently without violating this Contract;
  4. information that came into the public domain without the doings or error of the Party receiving the information;
  5. information that must be made public pursuant to a judicial or administrative decision.

4.5.              The Contractor may also include the Customer in its customer list, publish a brief description of the assignment and use the Customer’s name and trademark for publicity purposes and PR activities.

4.6.              The Customer hereby explicitly acknowledges and accepts the confidentiality clauses in the Terms & Conditions of the Producer.

5.     The performance modalities

General

5.1.              The Contractor undertakes to execute the Services on behalf of the Customer and/or the Goods specified in the Specific Terms & Conditions and to provide any (maintenance) services by the Producer in accordance with the Terms & Conditions of the Producer. The Contractor will take the technical instructions and guidelines it receives from the Customer into account.

5.2.              The Customer declares that it has been fully informed by the Contractor concerning the options for the Goods and/or Services (type, characteristics, operation, use potential and limitations, warranties, required environment, costs) as well as in regard to the issues of modification, installation or integration and expansion that may arise and the impact of this on the existing hardware and/or software and/or licenses already installed at the Customer’s. The Parties agree that the Contractor cannot be held liable for this.

5.3.              Unless statutory regulations of mandatory law or public order dictate otherwise, the Contractor does not bear any liability with regard to Goods and maintenance services provided by the Producer. The Customer will only be able to contact the Producer within the limits of the Terms & Conditions of the Producer. The Contractor can not be held liable for the Goods and maintenance services delivered by the Producer. The delivery is the exclusive responsibility of the Customer.

5.4.              The Customer bears full liability for errors and/or omissions in the order of the Goods and/or Services. The Contractor is informed fully concerning the needs and expectations of the Customer exclusively in the form of the Specific Terms & Conditions. The Contractual obligations of the Contractor can be derived solely and exclusively from the Specific Terms & Conditions and the present General Terms & Conditions. As a consequence, the Customer is itself responsible for the order, the suitability of the Goods and/or Services rendered to achieve the results intended by the Customer. Under no circumstances can the Contractor be held liable in the event of incorrect services and/or an incorrect choice of product or failings in product specialization in the Non-standard Conditions.

5.5.              Insofar as the Specific Terms & Conditions do not refer to any other capacity of the Customer, the Customer is irrevocably deemed to be a professional user acting in the context of its professional activities. The Customer is deemed to possess the relevant know-how in relation to the Goods and the Services to be performed, and to provide personnel with the relevant expertise.

5.6.              If during the term of the Contract the material specifications for the performance of the Contract change, the Customer will compensate the Contractor for the additional training of the Consultant. If the Customer itself provides a training to the Consultant, then, barring any provision to the contrary in the Specific Terms & Conditions, the costs for this training are to be borne by the Customer.

5.7.              To the extent possible, the Contractor must report any scheduled interruptions of the performance of the Services (such as short-term illness, leave days of the Consultant, etc.) to the Customer in a timely manner.

Place of performance

5.8.              Unless otherwise specified in the Specific Terms & Conditions, the Services are to be performed in the spaces of the Customer. The Customer shall grant the Contractor free access to the work environment as required.

5.9.              The work space and facilities will be in compliance with all requirements of law. The Customer indemnifies the Contractor against claims of third parties, including the Employees of the Contractor, who suffered damages in connection with the performance of the Contract and resulting from the acts or omissions of the Customer or from unsafe situations in the Customer’s organisation. The Customer shall notify the Consultant(s) of the house rules and safety procedures prior to the start of the Services.

5.10.          Setup and alteration of the location where the Services will be carried out are at the Customer’s expense, with the Customer being liable for any damages and associated costs incurred by the Contractor as a result of late, incorrect or faulty performance thereof.

Cooperation obligation

5.11.          The Parties acknowledge and accept that the success of activities in the field of information and communication technology depends on timely cooperation. The Customer shall at all times promptly grant all reasonable cooperation desired by the Contractor. If the Customer, in the context of providing cooperation within the performance of the Contract, engages its own Employees, these Employees must have the necessary knowledge, expertise and experience.

5.12.          The Customer is responsible for the timely provision of the useful and necessary information and must reserve sufficient time to do so.

5.13.          The required cooperation on the part of the Customer may be very intensive at some points in the Project and must be taken into account by the Customer during the Project. The Customer must reserve sufficient staff and resources to do so.

5.14.          The Contractor provides the Services within the limits of this Contract and the information provided by the Customer. The Customer warrants the accuracy, timeliness and completeness of the information it provides, stated dimensions, requirements, specifications of the Services and other data crucial to allow the Contractor to fulfil the obligations under this Contract. The Customer indemnifies the Contractor for all damages resulting from incorrect, late or incomplete provision of information.

5.15.          The Customer must designate Employees who can provide this information. The Customer must also designate a person who is capable of assessing the accuracy and completeness of this information and who, in case of debate, can decide which information will be used as a rule. The Contractor always assumes that the information provided by Employees of the Customer is complete and correct. The Customer is always responsible for the information it provides.

5.16.          If special deployment of Employees or material is required of the Customer for the Project, this will be agreed in writing in the Specific Terms & Conditions. If required, the Customer must provide all necessary security measures, such as but not limited to, VPNs and tokens.

5.17.          If the unavailability of Employees or material by the Customer result in extra costs, including but not limited to extra time spent by Employees of the Contractor, these extra costs will be invoiced to the Customer.

5.18.          The Customer will make arrangements for the required facilities for the design, testing and operational use of the information system to be developed. This refers to hardware, system software, and peripherals (including PCs and printers). The Consultant must have access to the computing, printer and data facilities of the Customer through a number of PCs.

If the Service Provider deems this necessary, the system and related services (system administration) must also be available outside normal business hours.

5.19.          If the Services are a part of a broader implementation of new IT systems, the timeline depends in part on the delivery of these other systems in good order. The Customer and Service Provider undertake to comply with and respect all schedules described in the Specific Terms & Conditions, taking into account that any delays directly or indirectly resulting from this will be considered as an alteration of the Specific Terms & Conditions as described in Articles 5.32 through 5.38.

Maintenance and upgrade agreement

5.20.          If applicable, the Customer can enter into a maintenance and upgrade agreement with the Contractor and/or the Producer with regard to the delivered Goods.

5.21.          If the Customer does not wish to enter into a maintenance agreement with the Contractor regarding the Services, each intervention, after completion and, if applicable, after the period of guarantee, will be charged on the basis of then applicable hourly rates.

Consultant

5.22.          For the performance of this Contract, the Contractor will draw on the services of one or more Consultants. For Services based on a Fixed Price, the Contractor reserves the right to determine what Consultant shall be assigned to the performance of the Services, and to replace this Consultant as the Contractor sees fit throughout the duration of the Contract.

Replacement of the Consultant in the case of Time & Material Services

5.23.          Provisions 5.23. through 5.25. only apply to Services on Time & Material basis.

5.24.          Where deemed necessary or desirable by both Parties, the Parties may agree to charge another Consultant with the performance of the Contract, either temporarily or permanently.

5.25.          If the Consultant does not or no longer meets the set requirements, brings the Customer’s good name into disrepute or does not perform or no longer performs the Contract in accordance with any reasonable definition, the Customer is entitled to request the Contractor to replace the Consultant. This does not discharge the Customer from its obligation to continue to pay for the Services performed by the Consultant.

5.26.          If the Contractor agrees to the replacement of the Consultant, it undertakes the obligation to provide the Customer with a replacement as quickly as reasonably possible. If the Contractor is unable to provide a qualified replacement within a term of two (2) weeks, the Customer is entitled to terminate the portion of the Contract pertaining to the Consultant to be replaced.

Steering Group

5.27.          If the Parties have agreed to this in writing in the Specific Terms & Conditions, a Steering Group will meet periodically during the Project. This Steering Group is responsible for tracking the work activities, making adjustments to the project assignment and assisting the project team in strategic decision-making.

5.28.          This Steering Group will consist of at least the following core members:

  1. a user representative;
  2. a delegated project leader for the Customer;
  3. a project leader on behalf of the Contractor

The Steering Group may at any time invite other persons to attend the meetings.

5.29.          Within the context of the Contract, only this Steering Group has decision-making power to approve any changes and/or expansions of the Goods and/or Services. To facilitate progress of the Project, both Parties will delegate one person who will have the capacity to make any urgent decisions required in the name of the Customer and the Contractor respectively without consulting with the Steering Group. These persons may also convene meetings of the Steering Group outside of the normal meeting calendar to discuss specific issues and force any decisions that may be required.

The Steering Group must evaluate and, as required, approve all proposed changes and/or expansions in accordance with the change procedure described below.

5.30.          Decisions of the Steering Group signed by the authorised persons of both Parties are deemed to be binding addenda to the General and Specific Terms & Conditions.

5.31.          In every Steering Group meeting, the Contractor must discuss the progress of the Project with the members and present any problem areas, issues and options.

Change procedure

5.32.          All changes and/or extensions to the original specifications and changes to the underlying conditions of the Services fall under these provisions. An intended change is, among other things, a clear change in the project team’s working conditions, resulting in a proven loss of production.

5.33.          If the Customer desires a change or addition to the specifications as agreed in the Specific Terms & Conditions, this change must be formalised by means of this change procedure. The same procedure must be followed whenever the criteria that the Services must meet are changed by the Customer, as provided for in the Specific Terms & Conditions.

5.34.          The change procedure entails that first, the change in the specifications or the order are described, followed by an assessment of the impact of the change on the efforts and timeline of the Project.

After approval of the documents describing the changed specification, the Customer must also approve the new budget in the form of an Addendum to the Specific Terms & Conditions.

5.35.          The time required for these activities and Services will be invoiced to the Customer on the basis of hours spent, in accordance with the Contractor’s applicable rates. The Contractor’s project manager will determine in advance how many hours this will require and submit this determination to the Customer for approval. Allowing the Contractor to commence these additional activities is qualified as sufficient evidence of the Customer’s ordering this work and as the Customer’s consent to invoice these activities and Services.

5.36.          A change is carried out after the Customer issues an instruction for the change.

5.37.          A change proposal typically includes the following elements:

  • a description of the change;
  • the submitter and date of the change request;
  • the reason for the change;
  • if possible, an estimate of the time required to determine the impact and consequences of the change;
  • if available, the approval of the estimate under point 4;
  • a complete description of the change, including specifications and use options;
  • if applicable, the cost impact (additional cost/reduced cost) of the change;
  • a timeline for the implementation and any applicable test procedure for the change;
  • a payment schedule (if applicable);
  • any consequences on other components of the project;
  • space for the Customer’s and Contractor’s signatures.

 

5.38.          Situations and underlying conditions that fall under the responsibility of the Customer, including the provision of training courses to Consultants, and which necessitate extra efforts will be invoiced to the Customer.

Delivery, risk and ownership transfer and acceptance

5.39.          Unless specified otherwise in the Specific Terms & Conditions, all Goods are delivered directly by the relevant Producer to the Customer and/or a location designated by the Customer. The Terms & Conditions of the Producer in connection with the delivery and rates apply to the Customer directly. The Contractor does not bear any liability with regard to the Goods delivered by the Producer.

5.40.          The Customer undertakes to immediately receive the purchased Goods upon delivery and to examine whether the quality and/or quantity of the Goods delivered corresponds with what was agreed. The Customer undertakes to notify the Contractor upon receipt whether or not the delivery corresponds with what was agreed. If it should appear afterwards that there was a non-conform delivery, the Customer will reimburse the Contractor for any costs (such as but not limited to unnecessary placements or services performed) related to this.

5.41.          The Customer is responsible for the accessibility of the buildings in which the delivery must take place and, if necessary, applying for parking signs. All extra costs (such as additional deployment of people, ladder lifts, etc.) due to non-accessibility of the buildings are at the Customer’s expense.

5.42.          If applicable, the Customer will arrange the application of a possible urban planning permit and the appointment of an architect and/or expert, as well as additional safety regulations. If a building permit is necessary for the execution of the order (the Customer should address this to the technical services of the Municipality), the Customer must specify this before signing the Specific Terms & Conditions and obtain the building permit for the Contractor before the start of the to work to be delivered. If the Customer has not specified the need for a building permit and/or does not obtain one, the Contractor has the right to terminate the Contract without notice and without further compensation.

5.43.          If applicable, the Customer shall provide a suitable installation location for the Goods that complies with all technical and legal requirements, such as the strength and stability of the building and the conditions of the Producer. The Customer will commission the necessary studies and discharge and indemnify the Contractor for any liability in this matter.

5.44.          The risk of loss, theft or damage to the Goods and/or Services that are the subject of this Contract will pass to the Customer at the moment at which the asset is transferred to the Customer or an auxiliary person commissioned by the Customer.

5.45.          The risks associated with the Good and/or Services provided transfer to the Customer at the moment of delivery by the Contractor or Producer.

5.46.          The Customer bears a duty of care with regard to the Goods subject to the retention of title and must store them in perfect condition at a suitable and well-maintained location in accordance with the highest standards and safety conditions prevailing in the sector. The Customer must also insure these Goods at the time of the actual transfer of ownership against all risks customary in the sector (including, but not limited to, any form of decay, fire, water damage and theft) and submit the relevant insurance policy to the Contractor for inspection at first request.

5.47.          The Customer shall notify any third party wishing to seize the delivered Goods or put them up for enforced sale to the existence of the retention of title as soon as possible and at the latest at the time of their attachment for sale by court order. The Customer will immediately inform the Contractor of any intention of a third party to seize the Goods.

5.48.          Any additional costs incurred for the removal of the Goods in the event of non-payment by the Customer are at the expense of the Customer and will be due and payable without further notice of default, as well as the costs for storage of the Goods, if the Customer refuses or fails to receive the Goods.

5.49.          Excepting where explicitly stated otherwise, delivery periods stated in the Specific Terms & Conditions (by individual component, if applicable) are purely indicative and not binding on the Contractor. Excepting where the Parties explicitly stipulate otherwise in the Specific Terms & Conditions in writing, the Contractor undertakes only a best effort obligation to complete and hand over every component as quickly as possible after finishing. Partial deliveries are permitted. Partial delivery of the order can under no circumstances justify the refusal to pay for the delivered Goods and/or Services.

5.50.          Any delay caused by a delay in the provision of necessary information and hardware and/or software infrastructure by the Customer or a third party is beyond the responsibility of the Contractor. Consequently, the Customer can not terminate the Contract under such circumstances.

5.51.          In the event that the Specific Terms & Conditions explicitly provides for an acceptance test, the Customer itself is responsible for organising and performing this test, and doing so in consultation with the Contractor and in accordance with the clauses and timeline of the Specific Terms & Conditions.

5.52.          If this acceptance test, which in all cases must be performed in the presence of the Consultant of the Contractor, is passed in whole or in part, the passing component of the deliverable is deemed to have been accepted by the Customer. In the event that the acceptance test is not performed in a timely manner, the deliverable is deemed to have been accepted by the Customer.

5.53.          If no acceptance test is performed, the Customer accepts the Services and/or the Goods in the state in which they are at the time of delivery, thus with all visible and invisible errors and defects. The production commissioning of the result of the Services by the Customer implies its full acceptance.

5.54.          The acceptance procedure is an evaluation of whether the deliverables received are in compliance with the Specific Terms & Conditions. Additional acceptance criteria may be added insofar as approved in writing in advance by both Parties.

5.55.          Acceptance may be in three forms:

  1. unconditional acceptance;
  2. conditional acceptance;
  3. unconditional non-acceptance.

Conditional acceptance must be accompanied by a list with the Customer’s considerations regarding the acceptance of the Services submitted. After modification and resolution of these issues or after the Contractor’s refutation of the considerations, the deliverables will be presented again for reevaluation and will be deemed to have been accepted failing written notice to the contrary within five (5) business days.

Unconditional non-acceptance must be accompanied by a clear description of the justified reasons for non-acceptance. After modification by the Contractor in observance of these reasons, the Contractor is once again entitled to obtain acceptance from the Customer.

5.56.          The parties acknowledge that it is essential for knowledge of failures in the Services to be exchanged in a timely manner so as to allow the appropriate adjustments to be made at the earliest possible stage. Late evaluation and acceptance will automatically result in extra costs, which may be treated as a change request, this without prejudice to the Contractor’s right to hold the Customer liable for all direct and indirect damages resulting therefrom.

5.57.          The provisions in these Specific Terms & Conditions that relate to the acceptance test do not apply to Services rendered on Time & Material basis, given that no acceptance applies here.

Warranty

5.58.          In case of delivery of Goods, the Customer also explicitly takes note of the warranty provisions in the Producer’s Terms & Conditions, which exclusively apply. The Customer acknowledges that the Contractor can not be held to any warranty obligations with regard to the delivered Goods.

5.59.          Without prior written permission, the Contractor is not obliged to accept return shipments in the Customer’s warranty period due to defects. Receipt of return shipments does not imply any acknowledgement by the Contractor of the ground stated by the Customer for the return shipment in the warranty period due to defects. The risk of returned goods remains with the Customer. After the warranty period, the Contractor and/or the Producer can no longer be held liable for hidden defects.

5.60.          If a warranty period has been agreed in the Specific Terms & Conditions for the Services, the Customer will report any deficiencies in writing and in detail upon identification of these deficiencies within the warranty period as soon as possible and within no more than seven (7) days with regard to the Services rendered by the Contractor.

5.61.          If a warranty period has been agreed in the Specific Terms & Conditions for the Services, the Customer will report any deficiencies in writing and in detail upon identification of these deficiencies within the warranty period as soon as possible and within no more than seven (7) days with regard to the Services rendered by the Contractor.

5.62.          If there are warranty agreements made in the Specific Terms & Conditions, the Contractor, its employees or subcontractors have the right to test or inspect the Services delivered. The Customer shall provide all required cooperation to allow the Contractor, its employees and/or subcontractors to fulfil their obligations.

5.63.          The Contractor will make every effort to repair any defects in the Services within a reasonable period if these have occurred within the agreed warranty period.

5.64.          The repair is carried out free of charge, unless the Services on behalf of the Customer have been carried out based on a metric other than Fixed Price, in which case the Contractor will charge the costs of repair according to its usual rates. The Contractor may, in accordance with his usual rates, charge the costs of repair if there are errors of use or improper use by the Customer or other causes not attributable to the Contractor, or if the errors could have been discovered in the execution of the agreed acceptance test. The repair obligation lapses if the Customer makes changes or has made changes without the written consent of the Contractor, whose permission will not be withheld on unreasonable grounds.

5.65.          In view of the technical nature of computer programs, the Contractor can not guarantee its uninterrupted operation. Moreover, given the nature of every computer program, it is admitted and acknowledged by the Customer that it is not possible according to the current state of technology and knowledge to guarantee that a certain software will be free of all faults or bugs or that it will function in all circumstances in accordance with what was agreed or provided for.

5.66.          No guarantee is provided for Services on Time & Material basis, or when the Parties have not included a guarantee in the Specific Terms & Conditions. These Services are delivered ‘as is’, with all visible and invisible errors and defects.

5.67.          Under no circumstances does the Contractor warrant the suitability or marketability of the Services for the performance of specific tasks envisioned by the Customer unless said tasks are explicitly covered in the Specific Terms & Conditions and/or the description of the functional specifications.

5.68.          The following is not covered under any circumstance, interventions due to any cause other than the Services rendered, including:

  • incorrect or abnormal use or operation; negligence of the Customer or its agents; fire; power outages; accidents; use in a dusty atmosphere; static electricity; inappropriate environment; the Customer’s failure to meet specifications of the environment in which the deliverable is to be used;
  • any repair or maintenance, adjustment or alteration performed by personnel and/or subcontractors not working for the Contractor and without the permission of the Contractor, in which case the Customer bears all risks of any damages resulting therefrom;
  • Force Majeure;
  • data file recovery;
  • non-modified infrastructure (hardware, software, etc.) of the Customer and/or irregular functioning thereof, and more generally, damages caused by hardware and/or software not supplied by the Contractor.

6.     The fee and payment modalities

6.1.              The price for the Goods and the Services are laid down in the Specific Terms & Conditions. The Contractor is in all cases entitled to adjust these prices for Goods and/or the maintenance services of the Producer by means of a written notification to the Customer if this is the result of a price adjustment by its Producers or due to exchange rate differences.

6.2.              The price is exclusive of VAT, charges and taxes, excise duties, transport prices (of the Producer), import duties and any other levies imposed or to be imposed by the government. All these taxes and duties will be the sole financial responsibility of the Customer. Unless otherwise stated in the Specific Terms & Conditions, the price does not include travel times and/or costs, incidental expenses and all other reasonable costs. All these costs are to be borne by the Customer.

6.3.              The price for Services rendered by the Contractor may be invoiced both on Time & Material basis or Fixed Price basis, as determined in the Specific Terms & Conditions. In the case of Services on Time & Material basis, these Services are invoiced on the basis of the day/hourly rate stated in the Specific Terms & Conditions, multiplied by the number of days/hours worked. Unless otherwise agreed in the Specific Terms & Conditions, a minimum intervention will be at least four (4) hours. Any estimates in, for example, price or time quotations from the Contractor are purely indicative.

6.4.              Upon signing the Specific Terms & Conditions, the Customer undertakes to pay an advance of 20% of the price for the ordered Goods and for Services based on a Fixed Price. The Contractor is only bound to execution upon payment of the aforementioned advance payment.

6.5.              Unless otherwise agreed in the Specific Terms & Conditions, after delivery of the Goods to the Customer, the outstanding balance will be invoiced by the Contractor for the Goods and/or Services on a Fixed Price basis. The Services provided on the basis of a Fixed Price will be invoiced on a monthly basis, unless a payment schedule is agreed in the Specific Terms & Conditions.

6.6.              Unless otherwise agreed in the Specific Terms & Conditions, the maintenance services of the Goods’ Producer are invoiced annually.

6.7.              Articles 6.4 and 6.5 are not applicable to Services on Time & Material basis. If the Services only last one (1) month, the Contractor will invoice the Customer at the end of these Services. If the Services cover a period longer than one (1) month, the Contractor will invoice the Services performed by it to the Customer each month on the basis of a day/hourly rate as agreed in the Specific Terms & Conditions.

6.8.              The Contractor shall take all reasonable steps to perform the Services in accordance with the Customer’s work schedule. Barring any agreement to the contrary between the Parties, the work schedule will be assumed to be 38 hours per week. Where the work schedule is more than 38 hours per week, the following increases (non-cumulative) will be applied:

  • performance > 38 hours/week: + 50%;
  • performance > 7.6 hours/day: + 50%;
  • performance between 10 PM and 7 AM: + 100%;
  • performance on Saturday: + 50%;
  • performance on Sunday or public holiday: + 100%.

6.9.              Barring an agreement in writing between the Parties to the contrary, the Consultant will have his/her performance hours signed off by the Customer in the form of timesheets or some other timekeeping system agreed between the Parties.

6.10.          In the Specific Terms & Conditions, the Parties can explicitly agree that the Goods are sold on a trial basis (subject to the condition that they are suitable for the use for which they are intended) within the meaning of article 1588 of the Belgian Civil Code. This means that the Customer must proceed to the testing of the Goods within a period of one (1) month (i.e. the trial period) from the day of delivery of the Goods to determine whether the Goods correspond to the use for which they are intended.

If, on the basis of objective elements, the test demonstrates that the Goods are not suitable for their intended purpose, then the sale will not take place, provided the Customer reports this within the period of one (1) month from the day of delivery by registered letter, whereby the postmark shall count as proof of the date. In the absence of a registered letter, the sale becomes final by the mere expiration of the trial period of one (1) month.

The Contractor will remain the owner of the Goods for as long as the Customer does not inform the Contractor by registered letter within one (1) month from the day of delivery that the test has not been successful. If the test is successful or the Customer does not report by registered letter that the Goods are not suitable for the use for which they are intended, ownership of the property will automatically be transferred to the Customer within the period of one (1) month. If the test is unsuccessful, the Customer must return the goods to the Contractor at their own expense within a period of 2 working days in the state in which they were delivered.

During the trial period, the Customer will take the utmost care of the Goods. If during the trial, the delivered Goods are damaged or destroyed, the Customer will fully compensate the Contractor for this.

The use risk of the Goods lies with the Customer for which he must insure with a solvent insurer.

The costs of returning the Goods are borne by the Customer. In case of a late return delivery, all return, tracking and stocking costs will be at the Customer’s expense.

The parties agree that the Contractor may invoice the installation of the trial Goods separately on Time & Material basis. If the test is unsuccessful, disassembly/de-installation services will also be invoiced on Time & Material basis.

After the expiry of the trial period, the Contractor can not be held liable for the visible and invisible defects in the Goods.

6.11.          The Contractor may adjust the prices for the Services (Fixed Price and Time & Material) annually on 1 January based on the following formula:

New price = Base price * (0.2 + 0.8 * New index (Initial index))

For which the following definitions apply:

  • Base price: price at the start of the Contract;
  • Initial index: the index published by Agoria “national average reference wage cost” for the month preceding the signing of the Contract;
  • New index: the index published by Agoria “national average reference wage cost” for the month preceding the date of indexation.

6.12.          In the event of a sudden fundamental change in circumstances with an effect on the agreed price that was both unforeseeable at the time of the determination of the price and that constitutes a disruption of the contractual equilibrium, then, upon demand by either Party, the Parties will meet to agree on a reasonable adjustment of the Contract. If the Parties are unable to reach a consensus after thirty (30) calendar days from the moment of the request to adjust the Contract, either Party has the option to cancel the Contract by virtue of notice by registered letter with a notice period of thirty (30) calendar days, without giving rise to any obligation for compensation on the part of the cancelling Party.

6.13.          The Contractor shall invoice the Customer for the fee referred to above on a monthly basis. All invoices are payable thirty (30) calendar days after the date of invoice, unless specified otherwise in the Specific Conditions. Adjustment of the payment term in the Specific Terms & Conditions is only possible if the Terms & Conditions of the Producer prescribe a shorter payment term.

6.14.          The absence of a protest of an invoice in writing within eight (8) business days from the date of sending of the invoice constitutes irrevocable acceptance of the invoice and the Goods, any corresponding maintenance agreements and/or Services set out within it.

6.15.          After expiry of the payment period, the Customer is automatically in default without any prior notice being required. Upon the expiry of the payment period, the Customer incurs conventional interest charges equalling the interest rate as defined in Article 5 of the Belgian Act on payment arrears (Act 2 August 2002, Belgian Official Journal 7 August 2002), increased by 3%. This interest is calculated as from the deadline for payment of the invoice up until the date of full payment.

6.16.          In the event of late payment of an invoice:

  1. the Contractor is entitled to increase the amount of invoice by 15% as compensation;
  2. all costs, the extrajudicial collection of the invoice, and the costs of legal proceedings and enforcement are to be borne by the Customer;
  3. all claims against the Customer not yet due are immediately incurred, exigible and payable; and
  4. the Contractor is entitled to suspend all its Services in regard to the Customer without prior notification.

6.17.          The Customer is not entitled to settlement or suspension of a payment.

6.18.          The Contractor reserves the ownership of the delivered Goods until the Customer has fully paid the invoice, including interest and damage clause.

6.19.          The Contractor is entitled to suspend its obligations automatically by sending a mere notification to the Customer by registered letter, if the Customer does not fulfil its obligations under this Contract, so the Contractor can suspend the services provided and/or cease and/or disable software.

6.20.          If in the opinion of the Contractor the Customer’s creditworthiness so dictates, the Contractor may, even after the signing of the Contract, require the Customer to furnish a security requested by the Contractor for the payment of the Services yet to be provided, and the Contractor may suspend performance as long as the security is not furnished.

6.22. The Customer shall guarantee and indemnify the Contractor for any claim by the Producer against the Contractor for unpaid invoices from the producer of the Goods and/or corresponding maintenance services for whatever reason and the Customer shall fully indemnify the Contractor for all costs, damages, costs and expenses that the Contractor incurs as a result thereof, including lawyer fees.

7.     Relationship between the parties

7.1.              The Contractor will enjoy complete freedom and independence in the performance of the Contract. There is no hierarchical relationship between either the Contractor and the Customer or the Customer and Consultant(s) deployed by the Contractor. Under no circumstances does the Contractor transfer any employer’s authority to the Customer excepting insofar as permitted by the applicable legislation as set out below.

7.2.              The Parties acknowledge and accept that they are familiar with the Act of 24 July 1987 governing temporary labour, the secondment and posting of employees for users, the changes implemented by the Programming Act of 27 December 2012 and the changes that may be made from time to time and published in the Belgian Official Journal (Belgisch Staatsblad). The Parties undertake the obligation to comply with the provisions of these acts of legislation.

7.3.              The Customer may not give any instructions to the employees of the Contractor (and/or employees of the subcontractors the services of which are called upon by the Contractor) other than the instructions given in this Contract in relation to the standards of conduct and safety, time management, the applicable policy standards and procedures of the Customer identified in this Contract, and/or the work to be performed by these employees.

7.4.              The Customer is not authorised to make decisions in regard to:

  • the recruitment process;
  • the remuneration package (definition of salaries and benefits, expense reimbursement, etc.);
  • disciplinary matters;
  • training and the policy in regard to training (with the exception of those aspects necessary for the performance of the Services);
  • dismissal and related policy;
  • management of attendance and absence from work (vacation, sick leave and other forms of absence);
  • employment relationships and organisational aspects relating to employees of the Contractor (and/or employees of the subcontractors the services of which are called upon by the Contractor).

 

7.5.              Any instructions given by the Customer to employees of the Contractor (and/or employees of the subcontractors the services of which are called upon by the Contractor) in regard to the work to be performed must remain strictly limited to the operational and technical aspects of the provision of the Services, and may not under any circumstances effectively entail the authority of an employer; these instructions must pertain purely and exclusively to the following:

  • scheduling of the Services to be provided;
  • timeframe within the Services must be completed, if applicable;
  • processes and procedures of the Customer as agreed by the Parties and which must be observed in the performance of the Services (for example in relation to those of safety or access);
  • access to locations and facilities of the Customer for the purposes of the performance of the Services;
  • use of the material, infrastructure, tools or facilities of the Customer for the purposes of the performance of the Services;

In cases of doubt, the Parties must consult on the applicability of an instruction of the Customer.

7.6.              The Specific Conditions may include more specific details about the instructions that the Customer may give. This list may be altered at any time during the term of the Contract.

7.7.              The Customer shall indemnify the Contractor against all claims, damages and liabilities resulting from noncompliance with article 7 of these General Terms & Conditions.

8.     Liability

8.1.              The liability that the Contractor may incur is derived from a best effort obligation that must in cases of claim be appropriately demonstrated by the Customer.

8.2.              Insofar as maximally permitted by applicable law, the total liability of the Contractor based on attributable failure in the fulfilment of the Contract is limited to the reimbursement of direct damages up to a maximum of the compensation owed by the Customer for the specific order that gave rise to the damages (excluding VAT). If the Contract extends over multiple years, for the compensation of direct damages, the Contractor may be held to a maximum of the value of the amounts invoiced for the performance of this Contract for the order (excluding VAT) over a period of twelve (12) months prior to the date that the damages-causing event occurred. Under no circumstances shall the total liability for all direct damages during the entire duration of the Contract exceed the fee paid by the Customer for the specific order (excluding VAT). For damages incidents partly attributable to the Customer and/or a third party, the Contractor may be held liable towards the Customer up to a maximum amount, within the limits defined above, of the share caused by the Service Provider’s demonstrated error, to the exclusion of any joint and several liability with the other debtors. This provision applies regardless of whether the claim is brought on a contractual or extra-contractual basis.

8.3.              The Customer must inform the Contractor in writing of any event that may call upon the latter’s liability or of any disadvantage the Customer suffers within the shortest possible time and at the latest within fifteen (15) calendar days from the occurrence of this event or disadvantage, or at least to be counted from the moment the Customer becomes aware of or reasonably could have been aware of this event or disadvantage. This is in order to enable the Contractor to determine the origin and cause(s) of the damage within a reasonable period. In the event of failure to comply with the written notification, the Contractor reserves the right to refuse any compensation and cannot be held liable.

8.4.              Under no circumstances shall the Contractor be liable for (i) indirect, incidental or consequential loss, including but not limited to financial or commercial losses, loss of profit, increase of general expenses, missed savings opportunities, diminished goodwill, damages resulting from business stoppage, damages resulting from claims of customers of the Customer, disruptions in scheduling, loss of expected profit, loss of capital, loss of customers, missed opportunities, loss of information, loss of advantages, or compromising and loss of files resulting from the performance of the present Contract, (ii) damages resulting from error or negligence of the Customer, (iii) compensation of any direct and indirect damages caused by the use of the Product and/or the result of the Services, (iv) compensation of any direct and indirect damages caused in whole or in part by software or hardware supplied or created by third parties, or any other element introduced into the Customer’s business after the signing of the Contract, and (v) all claims of third parties brought against the Customer.

8.5.              The limitation of liability as set out in these General Terms & Conditions shall not apply with respect to damages caused by an intentional and/or fraudulent error by the Contractor.

8.6.               In the event that the delivered developments are used for further development or commercialisation, the Customer will hold the Contractor blameless against any third-party damages claims, even if it were established that such originated from the services and developments supplied by the Contractor.

8.7.              The Contractor is not liable for any claims of intellectual property rights infringement based upon:

  1. use of a modified or old version of any or all of the developments, if the infringement could have been prevented by using the unmodified or last version which the Contractor has made available; or
  2. information, design, specifications, instructions, software, data or other materials that were not developed by the Contractor.

8.8.              These limitations of liability remain applicable in the event that the Contractor is informed by the Customer of the existence of a realistic risk of damages. The Parties acknowledge that this constitutes a reasonable spread of the risk.

8.9.              The provisions of this article, alongside all other limitations and exclusions of liability specified in these General Terms & Conditions, are stipulated in part for the benefit of the Employees of the Contractor and its Affiliated Companies.

8.10.          Only the Customer is responsible for setting up procedures that allow them to reconstruct lost or modified files, data or programs at any time, regardless of the cause of the loss or modification. On a daily basis, the Customer must be able to dispose of the necessary back-up copies of its computer programs, files and data. In the event of loss of data, the Contractor can only be held liable for the data lost between the time of the last daily back-up and the time of establishment of the proven defect in the software delivered.

8.11.          In reference to viruses, the Contractor’s responsibility is limited to installing anti-virus programmes where explicitly ordered in the project order. The Contractor can never be held liable for viruses in the Customer’s system and the consequences thereof.

8.12.          The Customer at all times bears the responsibility for its existing infrastructure (including, but not limited to: hardware, software, websites, databases, monitoring and security procedures, adequate system management, etc.) and the proper functionality and safety of all its working materials.

9.     Protection of personal privacy

9.1.              Each Party must at all times adhere to its respective obligations under applicable law in regards to the processing of personal data in connection with personal data that is to be processed pursuant to this Contract. The Customer undertakes to refrain from granting the Service Provider and the Consultant access to personal data within the framework of this Contract, except when the performance of the Contract would be impossible without such access. The Customer undertakes in such a case only to grant access to the personal data that are strictly necessary for the execution of the Contract. The Customer remains solely responsible for the determination of the objectives for which the Contractor processes personal data pursuant to the Contract. For the sake of clarity, the Parties acknowledge that the Customer acts as the party responsible for the data processing, and the Contractor acts as the processor of the personal data that must be stored, used or otherwise processed for the offices of this Contract, as these terms are defined in the legislation governing the processing of personal data. All costs related to and/or resulting from the application and/or implementation of the legislation with respect to the processing of personal data will be exclusively borne by the Customer

9.2.              The Customer declares that it has obtained all approvals necessary for the use and processing of the personal data transferred to the Contractor for the purposes of the Contract, and the Customer further warrants that the content, use and/or processing of the Personal Data is not wrongful and does not violate the rights of third parties.

10. Force Majeure

10.1.          Neither party is obliged to fulfil any obligation if prevented from doing so by Force Majeure.

10.2.          If a situation of Force Majeure lasts longer than sixty (60) calendar days, either Party is entitled to rescind the Contract in writing. In that event, all performances already rendered under the Contract will be settled in proportion to the state of completion, without the Parties owing anything to each other beyond this proportionate compensation.

11. Non-solicitation

11.1.          The Customer agrees that it will not actively approach the Employees of the Contractor directly or indirectly involved in the provision of the Services with the intention of engaging these Employees, and that this obligation commences as from the start of performance of the Services and continues until twelve (12) months after the end date of the Services and/or termination of the Contract, whichever is later, excepting where agreed otherwise by the parties in writing.

11.2.          If the Customer Contracts an Employee of the Contractor or recruits or use the services of any such Employees, whether under an employment relationship, on an independent basis and/or through a company, the Customer shall pay the Contractor an amount equivalent to six monthly remunerations of that Employee. This sum shall be payable on the date on which the Employee is first engaged or on which the Employee’s services are first used.

11.3.          The Customer undertakes the obligation to impose the obligations under articles 11.1 and 11.2 of these General Terms & Conditions on the third parties with which it partners and/or contracts. The Customer commits to ensuring that these third parties will not approach any of the Employees of the Contractor with the purpose of engaging or recruiting these persons.

12. General stipulations

12.1.          The present Contract is governed by Belgian law. Application of the Vienna Sales Convention of 11 April 1980 (CISG) is excluded.

12.2.          The Customer warrants that it will comply with all applicable import and export regulations. Further, the Customer indemnifies the Contractor against all liability on the basis of violation of applicable import or export regulations. The Customer, with the explicit exclusion of the Contractor, is deemed to be the exporter and/or importer in case of the import or export of the Goods.

12.3.          In the event of disputes concerning the implementation and/or interpretation of the present Contract which cannot be resolved amicably, only the Courts of Antwerp (division Antwerp) will be considered competent. Any claim of the Customer relating to the Services provided expires six (6) months after the date on which the Customer becomes aware or reasonably could have become aware of the damages-causing events giving rise to the claim.

12.4.          Neither this Contract nor the rights or obligations arising from it may be transferred in whole or in part without the express written consent of both Parties. Without prejudice to the foregoing, the Contractor is at all times authorised to transfer this Contract or the rights or obligations derived from it, in whole or in part, to an Affiliated Company without requiring the explicit and written consent of the Customer.

12.5.          For the performance of the Contract, the Contractor may call upon the services of subcontractors without requiring the written consent of the Customer in advance.

12.6.          The nullity of any provision or part of a provision under this Contract will in no way affect the validity of the remaining portion of the provision or the rest of the provisions and clauses. By mutual agreement, the Parties will make every effort to replace the invalid clause with a valid one with the same, or largely the same, economic impact as the invalid clause had.

12.7.          A Party cannot be considered to have waived a right or claim under this Contract or relating to a default of the other Party excepting where this waiver is made explicitly and in writing.

If under application of the preceding paragraph a Party waives rights or claims under this Contract that are derived from continuing breach of Contract or other default of the other Party, this waiver can never be interpreted as waiver of any other right under this Contract or concerning a continuing breach or other default of the other Party, even if the two situations exhibit significant similarities.

12.8.          Barring any stipulation to the contrary, all legal remedies provided in the Contract are cumulative and above and beyond (and not in replacement of) any other legal remedies available to the Parties.

12.9.          These General Terms & Conditions, together with the Specific Terms & Conditions and the Terms & Conditions of the Producer are a full and complete reflection of the rights and obligations of the Parties and take the place of all previous agreements and proposals, whether oral or in writing. The Customer declares to have taken note of the Terms & Conditions of the Producer and accepts them. The Customer can not derive more rights from the Terms & Conditions of the Producer than those contained in it. The Customer shall fully indemnify the Contractor against any compensations, losses, liabilities, damages, costs or expenditures that the Contractor may suffer or incur as a result of an infringement of the Terms & Conditions of the Producer and the claims arising therefrom.

Departures from and additions to the General Terms & Conditions and Specific Terms & Conditions are only valid if agreed between the Parties in writing. Departures from and additions to the Terms and Conditions of the Producer are not possible.

In the event of any contradiction between the General Terms & Conditions, the Specific Terms & Conditions and the Terms & Conditions of the Producer, the Specific Terms & Conditions will take precedence over the General Terms & Conditions and the Terms & Conditions of the Producer over the Specific Terms & Conditions.

If and insofar as the aforementioned Terms & Conditions of the Producer in the relationship between the Customer and the Producer for whatever reason are deemed inapplicable or are declared inapplicable, the provisions in the General and Specific Terms & Conditions shall apply in full.

12.10.       The applicability of the Customer’s purchase conditions or any other general conditions are explicitly rejected, even if these conditions state otherwise.

12.11.       All notifications, requests and other communication under this Contract (excluding everyday operational communications) shall be in writing by registered letter with proof of receipt or in another conventional method of communication agreed between the parties.

12.12.       All provisions of the Contract explicitly identified as extending beyond the termination (including rescission) or expiry of the Contract, as well as all provisions of the Contract the performance of or compliance with which is intended after the termination or expiry of the Contract, shall continue and remain fully in force beyond the termination or expiry of the Contract. Specifically, but not exhaustively, all provisions relating to liability, confidentiality and non-solicitation continue after the termination of the Contract under any and all circumstances.

12.13.        Regardless of the nature and value of the juristic act to be demonstrated, the Contractor may at all times demonstrate this based on the following additional evidence: copies or reproductions in any form whatsoever (carbon copy, photocopy, microfilm, scan, etc.), via information carrier, fax, telex and email. This evidentiary material has the same basic force as a private instrument drafted in accordance with the provisions of the Belgian Civil Code. In the event a signed copy of the Contract is disclosed by email in a .pdf or .jpeg file or another form of exact copy, the signature included within it shall create a valid and binding obligation on the part of the signer (or the person in the name of whom and on whose account the document is signed) with the same value, force and effect as an original signature.

12.14.       The titles and headings in this Contract are solely indicative and do not in any way affect the content or scope of the provisions or the rights and obligations derived therefrom.