Referenties

Accent

Accent krijgt meer commercieel en financieel inzicht door betere gegevensanalyse

Accent had een vrij homogene business, maar breidde de laatste twee jaar uit naar andere bedrijfstakken door overnames in België en het buitenland. Alle activiteiten komen nu samen onder The House of HR. Door deze evolutie had men een beter financieel en commercieel inzicht nodig over de verschillende bedrijven heen. The House of HR koos voor Microsoft Power BI om deze analyse mogelijk te maken. Dit project kadert in een groter geheel om hun volledige toolset te vernieuwen.

The House of HR nam Kohera onder de arm om een architectuur en een stappenplan uit te tekenen. Het doel is om tot een performant systeem te komen dat snel dynamische en visueel aantrekkelijke analyses kan maken. Bovendien moet het systeem moeiteloos kunnen uitbreiden om in te spelen op zaken waarop men nu nog niet altijd zicht heeft.

accent-klein

Structuur voor alles

Dergelijke projecten brengen uitdagingen met zich mee en bovendien is The House of HR nog in volle ontwikkeling. “Naarmate onze organisatie groeit, groeien onze behoeften mee”, steekt Peter Ingelbrecht, CIO bij The House of HR, van wal. “We kozen voor Microsoft Power BI maar voor ons lag de grootste uitdaging bij de daarbij horende gegevensstructuur. Hoe moesten we onze gegevens organiseren? Welke infrastructuur moesten we opzetten?”

Daarop besloot The House of HR om een beroep te doen op Kohera. “We leerden Kohera kennen op een klantenevenement bij Delta Light”, gaat Peter Ingelbrecht verder. “Daar bleek dat zij niet alleen de juiste kennis en expertise in huis hadden, maar ook een gelijkaardige werkwijze als wij hanteren. We willen snel vooruit gaan, niet lang blijven hangen bij plannen en blijven bespreken. Op dat vlak klikte het enorm met Kohera en dat gaf voor ons de doorslag.”

Duidelijk plan van aanpak met oog op de toekomst

The House of HR wist heel goed waar het naartoe wou en aan welke vereisten het nieuwe systeem moest voldoen. “Historisch gezien was er binnen Accent veel informatie aanwezig maar onze tools waren vrij statisch en de analyses beperkt. We wilden evolueren naar een situatie waarin medewerkers zelf aan de slag kunnen met dynamische en visueel aantrekkelijke gegevens. We zochten een soort selfservice BI. De grootste uitdaging was om iets uit te bouwen dat ook toekomstbestendig was”, zegt Peter Ingelbrecht. “Het was voor ons niet helemaal duidelijk wat er daarvoor eerst moest gebeuren.”

accent2ingelbrechtpeterjdb
Peter Ingelbrecht, CIO bij The House of HR: “We ontwikkelden een soort selfservice BI waarbij iedere gebruiker zijn eigen analyse kan maken. De grootste uitdaging was om iets te bouwen dat ook toekomstbestendig was.”

Kohera startte met een plan van aanpak. “Dit project is een verzameling van deelprojecten waarvan de laatste projecten vandaag nog niet gedefinieerd zijn”, vertelt Nico Verbaenen, BI Architect bij Kohera. “We bekeken wat er mogelijk was in functie van nut en moeilijkheid en zochten een middenweg tussen wat future proof is en wat we snel konden opzetten. Zo kwamen we tot een roadmap met verschillende fases waarin we eerst de structuren vastleggen, daarna de tools kiezen en tenslotte opleveren. We kwamen tot drie projecten die meer inzicht moeten bieden in de verkoop, de omzet en de KPI’s die leiden tot succes.”

Dynamische en flexibele architectuur

Men wilde het project opstarten voor Accent Jobs en daarna stapsgewijs uitbreiden naar andere afdelingen van The House of HR. “Dat maakte het niet gemakkelijk. We moesten iets generiek bouwen dat tegelijk dynamisch en toekomstgericht was om zaken op te vangen die we nu nog niet weten”, zegt Jonathan Verpoort, BI Consultant bij Kohera. “Het grootste werk was de architectuur die we in twee delen opsplitsten met enerzijds alle informatie uit verschillende bronsystemen en anderzijds de data warehousing en rapportering. In tegenstelling tot klassieke, statische data warehousing, zorgden we ervoor dat wijzigingen op korte termijn mogelijk zijn. We plaatsten een virtuele laag tussen de twee delen waardoor we bij wijze van spreken elke dag een nieuwe versie van het data warehouse kunnen opzetten. Als er een nieuwe afdeling bij komt, is dat in deze structuur geen probleem.”

Rapportage op maat van de gebruiker

Accent Jobs heeft 800 gebruikers die allemaal een eigen informatiebehoefte hebben. “De kantoorconsulenten hebben operationele gegevens nodig maar bekijken ook de verkoop en KPI’s die hun kantoor aanbelangen. De kantoorverantwoordelijken maken diepgaandere analyses om budgetten en een commercieel plan op te maken en dan zijn er regioverantwoordelijken die meerdere kantoren beheren”, zegt Roel Bäumer, BI Project Lead bij The House of HR. “Hoe hoger je in het bedrijf komt, hoe meer en hoe groter de gegevensbehoefte.”

Maar niet iedereen gebruikt Power BI. Peter Ingelbrecht: “De meeste gebruikers willen dagelijks of maandelijks een vaste set van info bekijken. Daarvoor gebruiken we de Microsoft Reporting Services waarbij men semi-operationele info via filters in min of meer een vaste structuur kan bekijken. Dan heb je ook mensen zoals het management, die enkel kerncijfers rond bepaalde zaken snel en eenvoudig willen raadplegen. Dat visualiseren we met het onderdeel mobile reports and KPIs uit Microsoft Reporting Services. We gebruiken dus de volledige set aan rapporteringsmogelijkheden die Microsoft biedt.”

“Er is ook een betere integratie tussen de gegevens en het operationele”, voegt Diederik Sohier, CFO bij The House of HR, toe. “Het is bijvoorbeeld goed om te weten wat de omzet van de kantoornetwerken is, maar het is beter om te weten hoe deze is samengesteld. Met Power BI kan je gedetailleerd de cijfers bekijken en flexibel variaties van gegevenssets maken. Dat was vroeger veel moeilijker. Onze analisten spendeerden 80 tot 90 procent van hun tijd aan gegevens zoeken. Nu gaat die tijd naar het analyseren, vergelijken en voorspellen.”

accent21jdb
CFO Diederik Sohier: “Er is een betere integratie tussen de gegevens en het operationele. Het is bijvoorbeeld goed om te weten wat de omzet is van de kantoornetwerken, maar het is beter om te weten hoe deze is samengesteld. Met Power BI kan je heel gedetailleerd de cijfers bekijken en flexibel variaties maken van verschillende gegevenssets. Dat was vroeger heel wat moeilijker.”

Zelf aan de slag na oplevering

Voor Kohera is het project voor The House of HR een langlopend partnership. Nico Verbaenen: “Gezien de duurtijd van het project, zijn we meteen aan de slag gegaan. We bekeken samen met de klant wat ze wilden bereiken, tegen wanneer en welke tools hiervoor de beste zijn. Ikzelf ben met mijn team intern bij hen aan de slag gegaan om medewerkers op te leiden en gaandeweg kennis te delen. Na elke fase leverden we voldoende informatie en documentatie af zodat ze zelf aan de slag kunnen achteraf. Natuurlijk blijven we hen ondersteunen en adviseren waar dat nodig is.”