Referenties

Flanders Investment & Trade

FIT combineert traditionele BI met selfservice BI

Flanders Investment & Trade (FIT) stelt voortdurend rapporten op voor de Vlaamse bedrijven, de pers en de overheid. De organisatie moet steeds sneller rapporteren en de analyses worden steeds complexer. Om die vraag te kunnen volgen, stapte FIT over naar Microsoft Business Intelligence software, geholpen door IT-partner Kohera.

“Microsoft BI is veel budgetvriendelijker en biedt meer mogelijkheden dan onze vorige BI-software”, zegt Peter Bulckaert, afdelingshoofd Financiën en IT bij FIT. “Dankzij de selfservice-functies van Power BI kunnen de eindgebruikers nu zelf snel rapporten maken. Vroeger moesten ze dat telkens vragen aan de IT-afdeling en kon het een maand duren voor het rapport klaar was. IT vormde soms de bottleneck voor rapportering zodat we vaak zelfs externe specialisten inschakelden om alles klaar te krijgen. De eindgebruikers hebben dus nu veel meer zelf in handen, terwijl de IT-afdeling minder belast wordt en zich kan toeleggen op andere taken.”

Ervaren BI-specialist

Voor FIT was dit een eerste samenwerking met BI-specialist Kohera. “We kozen voor hen na een openbare aanbesteding”, vertelt Peter Bulckaert. “De correcte prijs in combinatie met hun technische ervaring, een goed opgeleid team en interne kwaliteitscontrole gaven de doorslag.”

Kohera analyseerde eerst de bestaande datawarehouse-omgeving en deed een voorstel tot verbetering. De migratie van de database verliep zonder problemen, volgens de voorziene afspraken qua timing en budget. Samen met de consultant van Kohera creëerde FIT eerst een aantal basisrapporten op basis van SQL Server Reporting Services. Het gaat onder meer over de export- en importcijfers die afkomstig zijn van de Nationale Bank. Die informatie moet altijd beschikbaar zijn voor alle medewerkers, voor overheidsinstellingen en bedrijven maar ook voor het grote publiek. Daarom staan ze nu online, sinds Kohera Reporting Services integreerde in de website van FIT.

Goed voor het imago

“We gebruikten de nieuwste technologie omdat dat ons een dynamische en vooruitstrevende uitstraling geeft”, verklaart Peter Bulckaert. “Niet onbelangrijk, want onze organisatie moet de Vlaamse bedrijven wereldwijd promoten en investeerders aantrekken.”

Toen bleek dat het mogelijk was om de eindgebruikers via Excel ook ad hoc rapporten te laten maken met Power BI, vroeg FIT aan Kohera om ook die selfservice functies te voorzien. “We gaven daarna een intensieve opleiding van twee dagen”, zegt Koen Jacobs, Managing Partner van Kohera.
140917b
Katrijn Desaeger, BI projectmanager: “Het voordeel van Excel is dat het voor de gebruikers herkenbaar is en dat we heel snel allerlei gegevens kunnen samenbrengen.”

Combinatie van standaard BI met selfservice en dataverrijking

“We combineren nu onze meer statische standaard BI-rapportering – die antwoord geeft op vaak terugkerende vragen over de stand van zaken – met de ad hoc-rapportering via Excel”, legt Peter Bulckaert uit. “Het voordeel van Excel Power BI is dat het voor de gebruikers herkenbaar is en dat we heel snel allerlei gegevens kunnen samenbrengen, niet alleen uit ons SQL Server datawarehouse, dat door IT beheerd wordt, maar ook uit andere bronnen”, aldus Katrijn Desaeger, BI projectmanager. “Door deze verrijkingsmogelijkheden kunnen de gebruikers bijvoorbeeld de Vlaamse exportcijfers vergelijken met het inwonersaantal of met het BNP. Die cijfers halen we rechtstreeks van het internet uit de meest authentieke bron. Die koppelen we aan het rapport zonder de cijfers eerst te importeren in Excel. Daardoor vergelijk je ook altijd de meest recente gegevens zonder de pagina manueel te vernieuwen.”

Power users zonder IT-achtergrond

De selfservice rapportering via Excel en Power BI gebeurt slechts door een viertal gebruikers in het Brusselse hoofdkantoor, de ‘power users’. Zij hebben dankzij de opleiding van Kohera mogelijkheden als Power Pivot, Power View en Power Map onder de knie.

“De gebruikers hoeven helemaal geen IT-achtergrond te hebben om met Power BI te kunnen werken”, zegt Peter Bulckaert. “De tools van Microsoft verbergen eigenlijk de achterliggende, complexe modellen. Bovendien kunnen de gebruikers nu meer en snellere analyses maken. Er zijn ook minder misverstanden zoals vroeger wel het geval was tussen de IT-afdeling en de eindgebruikers. Het zijn die laatsten die de bedrijfswereld kennen en die het beste weten welke cijfers ze op welke manier willen gebruiken en weergeven. Daardoor gebeuren er minder fouten.”

Van 250 naar 10 standaardrapporten

Door de selfservice BI hoeft FIT ook veel minder standaardrapporten te voorzien. Katrijn Desaeger: “Vroeger hadden we er zo’n 250 en sommige werden maar één keer gebruikt. Dat werd op den duur onoverzichtelijk. Nu hebben we er nog een tiental, dus die zijn veel eenvoudiger te beheren en ze verzwaren de omgeving niet. De IT-afdeling en de gebruikers zijn dan ook erg tevreden met de nieuwe werkwijze.”

Een belangrijke troef is ook de overstap naar Windows 8.1, parallel met het BI-project. Dankzij Direct Access vindt elke pc via een internetverbinding automatisch het IT-netwerk van FIT, zodat de gebruiker toegang heeft tot alle rapporten. “Heel handig aangezien de medewerkers van FIT heel vaak in het buitenland zijn”, vindt Peter Bulckaert.

Nog toegankelijker via SharePoint Online

Voor de nabije toekomst staan er nog een aantal extra’s op de agenda. “We willen de rapporten overhevelen van ons netwerk naar SharePoint Online, onderdeel van Office 365, zodat ze nog makkelijker toegankelijk zijn en gedeeld kunnen worden”, zegt Katrijn Desaeger. “De gebruikers zullen dan ook Power BI touch enabled ter beschikking hebben op hun smartphone of tablet. Daarnaast komt er een koppeling met CRM voor de rapportering van onze interne werking.”

Zoekmachinegegevens en social media

En er zijn nog meer plannen. “We willen ook informatie van social media en zoekopdrachten koppelen aan onze gegevens”, aldus Peter Bulckaert. “Het moet dan bijvoorbeeld mogelijk zijn om cijfers te analyseren over de online zoekopdrachten naar ‘Belgian beer’ vanuit de Verenigde Staten. Zo zullen we de bedrijven en sectoren in ons land naast de rapporten met historische gegevens ook rapporten kunnen geven over de verwachte trends in de markt, zodat ze daar sneller op kunnen inspelen.”

Over FIT

Flanders Investment & Trade (FIT) helpt het internationaal ondernemerschap van Vlaamse bedrijven te bevorderen en buitenlandse investeerders naar Vlaanderen te halen. Naast het Brusselse hoofdkantoor heeft FIT een netwerk van lokale vestigingen in elke Vlaamse provincie en meer dan 90 kantoren wereldwijd, samen goed voor ongeveer 360 medewerkers.