Referenties

Medialaan

Medialaan/VMMa neemt strategische beslissingen met behulp van Master Data Services en Microsoft Business Intelligence

Bij mediabedrijf Medialaan/VMMa, vooral bekend van de tv-zender VTM, werkt de financiële dienst met de Business Intelligence software van Microsoft. De organisatie neemt nu strategische beslissingen over programma’s op basis van de analyses door SQL Server 2012, Master Data Services, Analysis Services, Integration Services, Reporting Services en Excel. BI-specialist Kohera begeleidt Medialaan/VMMa bij de overstap naar de nieuwe software.

Meest geschikte uitzendtijd voor elk programma

“Met behulp van Master Data Services en Integration Services binnen SQL Server 2012, kunnen we gegevens uit de verschillende bronnen gemakkelijker samenvoegen en op een consistente manier weergeven, bewerken en beheren”, vertelt José Rotsaert, Manager Business Applications bij Medialaan/VMMa. “Op basis van Analysis Services wordt er een BI-model gecreëerd, waarna we de gegevens analyseren met behulp van Excel en Reporting Services om alles op een aantrekkelijke en overzichtelijke manier weer te geven. Het gaat om informatie over de kosten, de opbrengsten en de kijkcijfers per tv-programma. Zo kunnen we inschatten hoeveel we bijvoorbeeld kunnen investeren in een film of een uitzending om het rendabel te houden. Verder adviseren we ook welke uitzenduren het meest geschikt zijn per programma. SQL Server speelt dus een belangrijke rol bij het nemen van heel belangrijke strategische beslissingen in onze concurrentiële mediawereld. We gebruiken de software zowel voor de evaluatie van programma’s na de uitzending, als voor de forecasting van mogelijke opbrengsten van geplande programma’s en voor de maandelijkse financiële rapportering. De rapporten worden door de financiële dienst ook voorgelegd aan de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de programmering en aan het directiecomité.”

Eenvoudig gegevens mappen, valideren en uitbreiden

De automatische verwerking is volgens Medialaan/VMMa een van de grote pluspunten van de BI-oplossing van Microsoft. José Rotsaert: “Het mappen van de gegevens uit verschillende databases gebeurde vroeger te weinig geautomatiseerd. We moesten toen manueel de drie bronnen naast elkaar inladen en alles valideren aangezien er niet altijd een eenvoudige en consistente koppeling mogelijk is. Het nieuwe systeem kan echter proactief gegevens uit de verschillende databases koppelen op basis van de ingestelde logica. Dankzij die automatische verwerking kunnen we ons nu concentreren op de validatie van de uitzonderingen die ook automatisch opgelijst worden. Gedaan met manueel werk dus, wat een grote tijdbesparing oplevert. Vroeger nam de manuele verwerking van de uitzendgegevens van een week gemakkelijk drie kwartier tot een uur in beslag. Dat is nu gereduceerd tot nul minuten als er geen uitzonderingen zijn of een paar minuten als we wel enkele uitzonderingen moeten valideren. Die tijd- en kostenbesparing was niet onze primaire doelstelling, maar levert ons wel veel op.”

De uitzonderingen bij de koppeling van gegevens uit de verschillende databases hebben vaak te maken met de titels van films of tv-programma’s die niet overal consistent zijn. De titels die Medialaan/VMMa zelf gebruikt in haar applicaties zijn namelijk niet altijd hetzelfde als de titels uit de kijkcijfers. “In hun database kan bijvoorbeeld The Voice staan terwijl wij The Voice van Vlaanderen gebruiken”, legt José Rotsaert uit. Door gebruik te maken van Master Data Services kunnen we in de mapping logica integreren waardoor bij het opladen van de brondata het merendeel automatisch gekoppeld wordt. Enkel de uitzonderingen dienen dan nog gevalideerd te worden in de Master Data Services Excel add-in.”

In het data warehouse dat nu draait op Microsoft SQL Server 2012 zitten voorgedefinieerde cubes waarin de kijkcijfers aan de juiste kosten en opbrengsten worden gerelateerd. “De eindgebruikers kunnen de gegevens met Excel pivots en vanuit verschillende invalshoeken bekijken en analyseren”, zegt Frederik Vandeputte, partner bij Kohera. “Vroeger had Medialaan/VMMa ook wel technologie voor Business Intelligence, maar toen waren dat aparte applicaties. Nu hebben ze alles in één, wat veel efficiënter werkt.”

150204b

José Rotsaert, Manager Business Applications at Medialaan/VMMa: “SQL Server speelt een belangrijke rol bij het nemen van strategische beslissingen in onze concurrentiële mediawereld.”

Uitbreiding en verandering flexibel opvangen

Terwijl tijd- en kostenbesparing niet de eerste doelstelling waren, waren een grotere flexibiliteit en autonomie dat wel. Vroeger waren er veel meer manuele ingrepen nodig om tot dezelfde resultaten te komen. Toen verwerkte een .Net-toepassing de gegevens en was het erg arbeidsintensief om iets te wijzigen of toe te voegen.

“Het uitbreiden van functionaliteit was voordien heel complex en kon alleen door de code manueel te herwerken”, zegt José Rotsaert. “Nu kunnen de eindgebruikers dankzij de Master Data Services add-in voor Excel gemakkelijk zelf iets wijzigen. Het hele systeem is bovendien flexibel aan te passen aan toekomstige wijzigingen in onze organisatie. Als we bijvoorbeeld een andere zender zouden overnemen, kunnen we die snel en eenvoudig integreren in onze BI-software. Na de overname van Vitaya hadden we nog heel veel manueel werk, maar nu zou het volstaan om enkele parameters te veranderen zodat ook hun gegevens worden opgenomen in onze analyses.”

Vroeger zaten er bovendien heel wat instellingen voor het uitvoeren van de procedures geprogrammeerd op serverniveau. “We hebben dat herbekeken zodat dat nu in de frontend zit”, zegt Hans Van den Troost, BI Consultant bij Kohera. “Daardoor kunnen de eindgebruikers veel meer zelf aanpassen zonder hulp van de IT-afdeling. De financiële dienst is nu dus minder afhankelijk van IT waardoor ze sneller kunnen werken op businessniveau. Tegelijk hoeft de IT-afdeling zich niet meer bezig te houden met dergelijke taken die weinig toegevoegde waarde hebben.”

Ervaren BI-partner

Medialaan/VMMa maakte een overtuigde keuze voor de samenwerking met Kohera. “We hadden eerder al met hen samengewerkt en bovendien zijn ze heel goed vertrouwd met deze BI-technologie. Ze hadden als een van de eerste Microsoft-partners ervaring met SQL Server 2012”, verklaart José Rotsaert. “Ook de keuze voor Microsoft was niet moeilijk. We hadden immers intern al kennis in huis van de Microsoft BI-technologie. Voor de eindgebruikers was er zelfs niet echt een opleiding nodig en zij waren zelf vragende partij voor de nieuwe werkwijze. Het feit dat ze nu zelfstandig de parameters kunnen beheren en minder manueel moeten valideren maakt hun werk veel aangenamer en efficiënter.”