Referenties

Ploegsteert

Steenbakkerijen Ploegsteert verbetert productieproces dankzij meer rapportering

Nadat men bij de Steenbakkerijen Ploegsteert besloot om de rapportering over zijn productie maximaal te automatiseren, gaat het bedrijf door een hele reeks veranderingen. Momenteel hebben die vooral te maken met de manier waarop men gegevens verzamelt en verwerkt. De einddoelen zijn om het productieproces te verbeteren, de relatie tussen kostprijs en verkoopprijs beter te kennen, de wettelijke rapportering sneller af te werken en het energieverbruik te verlagen.

IT-manager Kris Maelbrancke: “Heel het project heeft zich intussen wel al terugverdiend dankzij de tijd die we niet meer verliezen aan de manuele verwerking van de rapportering. Alles gaat veel sneller en we vermijden fouten omdat manuele tussenstappen zijn weggevallen. Er is nu ook een uniforme manier van gegevens registreren. Vroeger hadden productie, financiën en verkoop een eigen rapportering. Daardoor krijg je soms tegenstellingen in de cijfers die kunnen leiden tot nutteloze interne discussies en dus tijdsverlies. Dat hebben we nu allemaal vermeden.”

150705bKris Maelbrancke, IT Manager: “Geen tegenstellingen meer in de cijfers zorgt voor vermijdt nutteloze interne discussies en dus tijdsverlies”

Emissierechten en traceerbaarheid

Daarnaast moet Ploegsteert steeds meer rapporteren over het productieproces in het kader van verplichtingen zoals emissierechten en producttracering. Voorheen werkte men met een forfaitaire berekening van de CO2-uitstoot. Nu moet men per producttype gedetailleerd rapporteren om correcte emissierechten te kunnen inleveren. Ook voor de opvolging van de kwaliteit en de traceerbaarheid van de producten nemen de vereisten toe in het kader van BENOR- en CE-normeringen. Dat alles vraagt om meer rapporten, wat automatisering ervan interessant maakt.

Productiedirecteur Francis Deboever: “Het doel op lange termijn blijft om de productie te optimaliseren op basis van de reële kostprijs. Het verzamelen van die basisgegevens verloopt nu veel beter gestructureerd en gevalideerd. Elk artikel bestaat bijvoorbeeld maar een keer meer in onze rapportering, fouten en misverstanden daarover zijn verdwenen. Voor sommige productie-eenheden grijpen we al in op het proces. Voor de spanvloeren kunnen we het reële verbruik afstemmen op het theoretische verbruik, bijvoorbeeld. Daaruit hebben we gemerkt dat er teveel staaldraad verbruikt wordt. We volgen dat nu op dagbasis en grijpen in wanneer nodig.”

150705cFrancis Deboever, Production Director: “We willen de productie optimaliseren op basis van de reële kostprijs.”

Productiekost in detail

De productiechefs zijn de voornaamste gebruikers van de rapporten. Ze hebben zicht op het verbruik van grondstoffen en verpakkingsmateriaal voor een betere nacalculatie, bijvoorbeeld. De chefs zijn ook verantwoordelijk voor de correcte invoer van gegevens, maar steeds meer informatie wordt automatisch ingelezen vanuit de machines zelf via de plc’s van Siemens of vanuit de software voor tijdsregistratie. Francis Deboever: “Manueel tellen en bijhouden verdwijnt stilaan, zoals bijvoorbeeld het tellen van verpakte paletten per type product. Dat komt nu automatisch uit de verpakkingsmachines. Daarnaast heeft onze IT-afdeling ervoor gezorgd dat het eenvoudiger werd om manueel gegevens in te voeren, zodat ook daar de fouten minimaal werden.”

Keuze tussen SAP of Microsoft

Voor de opzet van dit BI-project deed Ploegsteert een beroep op Kohera. Financieel directeur Peter Schotte: “We werken binnen de groep met SAP voor onze ERP en met Microsoft voor de meeste andere toepassingen. We moesten tussen beiden de keuze maken voor een BI-systeem. Voor een bedrijf van onze grootte was Microsoft de betere keuze, ook omdat de implementatie van Microsoft BI relatief beperkt is. Daarnaast zijn Power Pivot en Microsoft Excel heel flexibel in gebruik. De meeste productiechefs kennen bovendien Excel en dat maakt het veel eenvoudiger, en vooral flexibeler, om met onze nieuwe rapporten te werken.”

Kris Maelbrancke, IT-manager: “We hebben alleen met Kohera onderhandeld omdat we een paar overtuigende gesprekken hadden met andere klanten van hen. Van bij het eerste contact met Kohera voelden we ook aan dat ze onze werking en onze problematieken echt gingen begrijpen, wat natuurlijk essentieel is bij een BI-project. De kostprijs van het project was realistisch en het plan van aanpak heel pragmatisch, dus de keuze was eigenlijk snel gemaakt. Intern hebben we het project ook vrij vlot kunnen verdedigen omdat het voor iedereen duidelijk was dat het ons hele concrete voordelen ging opleveren en de organisatie echt iets ging bijbrengen.”

150705dPeter Schotte, Financial Director: “Betere rapportering maakt onze cashplanning gemakkelijker.”

Standaardrapporten over productiecijfers

Kohera heeft gezorgd voor de gegevensanalyse en heeft daarna een gegevensmodel opgezet. Van zodra iedereen zich kon herkennen in de gebruikte gegevensdragers, producten, categorieën, ingrediënten, gemiddelden, maxima, aggregaties en andere, heeft Kohera standaardrapporten opgemaakt. Daarnaast kan iedereen via Microsoft Excel eigen rapporten maken op basis van de gestructureerde informatie in het nieuw aangemaakte datawarehouse van het bedrijf. Franky Leeuwerck, BI-consultant bij Kohera: “Ploegsteert bekijkt zijn processen meer in detail dan vele andere producenten. Wij helpen ze om hun gegevens om te zetten in nuttige informatie zodat ze kunnen anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en hun werking verbeteren.”

Ploegsteert kent nu de productiecijfers per productcategorie -zoals stenen, gewelven en slijpmachines- in stuks, in gewicht, met verbruik van grondstoffen en verpakking. Een ander standaardrapport toont de maandelijkse voorraadcijfers, met eventuele grote verschillen uitgelicht. Volgende rapporten komen er over de leveringen van bepaalde grondstoffen en over het energieverbruik, inclusief de restenergie die Steenbakkerijen Ploegsteert terug op het elektriciteitsnet steekt en verkoopt. Labogegevens en kwaliteitscontrole zijn extra rapporten die er nadien kunnen bij komen. Kris Maelbrancke: “Telkens we een nieuw rapport lanceerden, hebben we het gevalideerd met de cijfers uit onze bestaande bronnen om dan de manuele rapportering af te bouwen.”

Zelf onderhouden na kennisoverdracht

Het is de bedoeling dat Ploegsteert het BI-project grotendeels zelf zal beheren en blijven uitbreiden. Kohera zorgt daarbij voor training, coaching, consultancy bij grotere projecten en blijft beschikbaar via derdelijns-support. Kris Maelbrancke: “Kleinere onderdelen, evoluties en aanpassingen gaan we met onze eigen IT-medewerkers uitvoeren. De procedures en de finesses van BI kennen we momenteel nog niet zo goed, maar Kohera zorgt voor een goede kennisoverdracht. Zo blijven we met een up-to-date rapportering en een optimaal gebruik ervan.”