Referenties

Toerisme Vlaanderen

Eenvoudig benchmarken met de Hotelbarometer van Toerisme Vlaanderen

Begin april 2017 lanceerde overheidsinstelling Toerisme Vlaanderen de vernieuwde Hotelbarometer. Samen met IT-consultant Kohera integreerden ze Power BI in het uitbatersportaal, dat ook een grondige update kreeg. Er werd hard gewerkt aan meer gebruiksvriendelijkheid en de barometer past perfect in dit plaatje. Dankzij dynamische rapporten kunnen eigenaars hun hotel nu in een oogwenk vergelijken met andere. Ook starters of onderzoekers kunnen gemakkelijk de markt verkennen. Toerisme Vlaanderen kan dankzij de actuele gegevens sneller gerichte campagnes voeren.

Dynamische rapporten dankzij Power BI

De hotelbarometer is geen nieuwigheid voor Toerisme Vlaanderen. Al in 2012 konden uitbaters rapporten raadplegen om bijvoorbeeld bezettingsgraden te achterhalen. De jaarrapporten waren vaak echter 200 pagina’s lange pdf’s, niet echt gebruiksvriendelijk voor de lezer. Jos Pyck, Consulent Marketing Office bij Toerisme Vlaanderen, begreep dat het beter kon: “Echt gebruiksvriendelijk waren die documenten niet. De maandrapporten waren iets korter, maar niet veel. Bovendien waren ze vrij ingewikkeld want onderzoekers schreven ze voor onderzoekers. Toch werden die verslagen massaal gebruikt en daarom wilden we vernieuwen.”

Omwille van de prijs-kwaliteitsverhouding en gebruiksvriendelijkheid, werd gekozen voor Power BI. De gegevens van alle hotels die daarvoor toestemming gaven, werden verzameld en in de software ingevoerd. Het gevolg: compacte rapporten op maat. Wie zijn of haar hotel wil benchmarken, kan dit nu in een handomdraai. “Wie een analyse wil, kan verschillende filters toepassen, zoals regio, bezettingsgraad of prijsklasse. Zo krijgen uitbaters meteen relevante informatie en geen tientallen pagina’s waar ze weinig aan hebben. Dat bespaart hen heel wat tijd”, legt Pyck uit. “Uiteraard kun je ook nu niet snel even kijken wat je directe concurrent aan het doen is. Om de privacy te garanderen, vergelijk je altijd met een groep van minstens drie hotels. Niemand krijgt individuele gegevens te zien, ook wij niet.”

Alles op één plek

Om zowel hotels als logies beter te ondersteunen, heeft Toerisme Vlaanderen een uitbatersportaal. Daarop kunnen eigenaars via een profiel hun gegevens updaten en delen met derden, zoals bijvoorbeeld uitgevers van reisgidsen. Daarnaast kunnen ze rapporten inkijken en belangrijke informatie over hun sector lezen. In dat portaal zit sinds kort ook de barometer. “Op het platform loggen hoteluitbaters in met een uniek ID dat ze krijgen van de culturele sector. We gebruiken embedded Power BI, zodat de eigenaars binnen hun vertrouwde omgeving alles meteen te zien krijgen. Vroeger werd er een link gemaild, maar dat was omslachtig en de link ging vaak verloren”, vertelt Pyck.

Op het platform loggen hoteluitbaters in met een uniek ID dat ze krijgen van de culturele sector. We gebruiken embedded Power BI, zodat de eigenaars binnen hun vertrouwde omgeving alles meteen te zien krijgen.

Ook worden de gegevens die de rapporten gebruiken nu op één plaats verzameld. Eigenaars zijn verplicht hun data te bezorgen aan de Federale Overheidsdienst (FOD) Economie. Voor de vernieuwde toepassing online kwam, gaven uitbaters die informatie – vrijwillig – nog een tweede keer door aan Toerisme Vlaanderen. Nu wordt dat automatisch ingelezen uit een reeds bestaande database. Jos Pyck: “Wie nu aangifte doet, krijgt de optie om zijn gegevens ook met ons te delen. Bij toestemming halen wij de info gewoon bij onze collega’s. Dat bespaart hoteleigenaars dus een hoop administratief werk. Bovendien hebben wij altijd accurate en recente data.”

Een hulpmiddel voor iedereen

Niet enkel uitbaters zijn geholpen met de vernieuwde toepassing en Power BI, ook Toerisme Vlaanderen, journalisten of ondernemers, plukken er de vruchten van: “Zelf zullen we gerichter campagne voeren. We zien in een oogopslag trends binnen de markt. Merken we dat onze noorderburen bijvoorbeeld in de winter veel naar Vlaanderen komen, dan maken we in die periode wat meer reclame in Nederland. Hoe meer hotels hun gegevens delen, hoe gerichter we actie kunnen ondernemen”, vervolgt Jos Pyck.

“We kregen ook vaak vragen van journalisten of banken over bezettingsgraden. Zo wilden veel media weten wat de impact van de aanslag van 22 maart op het toerisme was. Met de barometer kunnen ze dat zelf achterhalen en dat bespaart ons kostbare tijd. Ondernemers hadden die informatie dan weer nodig om de slaagkans van een startende zaak na te gaan. Met die gegevens kunnen ze bijvoorbeeld een lening argumenteren bij de bank.”

Mee met de tijd

Sinds 1 april 2017 geldt het nieuwe logiesdecreet. Dat zorgt voor een aantal grote veranderingen in het overnachtingslandschap. Zo wordt er nu rekening gehouden met nieuwe concepten zoals glamping en boomhutten, maar ook met online verhuur zoals AirBnB. Deze vormen van logeren zullen ook gegevens moeten doorgeven aan FOD Economie. “Ook de nieuwe data van gastenkamers of campings willen we op termijn beschikbaar stellen. Zo kunnen we een wijder publiek helpen, en niet alleen hotels”, legt Jos Pyck uit.

Kohera als logische keus

Jos Pyck legt uit waarom de keuze op Kohera viel: “We overwogen drie pakketten waaronder Microsoft Power BI, dat uiteindelijk won door de prijs en flexibiliteit in licenties. Bovendien is Power BI enorm gebruiksvriendelijk. We wilden na de implementatie zelf aan de slag kunnen met de software. Frederik Aerts, Senior BI Consultant bij Kohera, bleek de perfecte leermeester. Hij leidde het project in goede banen, bleef binnen deadlines en budget en legde ons op een halve dag uit wat we wilden weten.”

Jos Pyck: “Bovendien is Power BI enorm gebruiksvriendelijk. We wilden na de implementatie zelf aan de slag kunnen met de software. Frederik Aerts, Senior BI Consultant bij Kohera, bleek de perfecte leermeester.”

Om kort op de bal te kunnen spelen, kwam Frederik bij Toerisme Vlaanderen op kantoor werken. Soms bij het marketingadeling, andere dagen bij de IT-afdeling. “Zo kon Frederik meteen antwoord bieden op alle mogelijke vragen. Zijn aanwezigheid bespaarde ons heel wat mailverkeer en telefoontjes. We konden gemakkelijk even brainstormen of uitleg vragen als het wat te technisch werd. Want wat voor een IT-expert vanzelfsprekend is, is dat niet altijd voor ons”, lacht Jos Pyck. “Kohera combineert een feilloze expertise met een open en duidelijke communicatie. Wij zijn dan ook heel tevreden over de samenwerking en de afloop van dit project.”