Referenties

VOKA

Datawarehouse met duidelijke rapportering zorgt voor gestructureerd beleid bij VOKA

 

VOKA was op zoek naar nieuwe rapporteringssoftware die perfect integreert met de andere Microsofttoepassingen van de organisatie. De software moest het ERP-, CRM-pakket en ClickDimensions laten samenwerken. De Vlaamse werkgeversorganisatie wou zo een groter draag-vlak creëren binnen de zeven entiteiten en de rapportering naar een hoger niveau tillen. Kohera bracht de verschillende databases samen in een datawarehouse en verving de vorige rapporteringstool door Microsoft Power BI.

 

 

“Vroeger gebruikten we Qlikview om onze rapporten op te maken”, zegt Erwin Nagels, IT Service Manager en Chief Data Officer bij VOKA. “We waren niet meer zo enthousiast over het gebruiksgemak en de mogelijkheden. Ook de licenties leken ieder jaar duurder te worden. Daardoor hadden we maar weinig effectieve gebruikers. We wilden meer medewerkers toegang geven tot de software.”

Daarom zocht VOKA een platform dat beter aansloot op de bestaande Microsoftomgeving en waarvan het de licenties beter kon sturen in functie van het gevraagde gebruik. Met de introductie van Power BI steeg het aantal licenties aanzienlijk. Ondertussen zijn er al een twintigtal actieve gebruikers, in de nabije toekomst zal dat aantal uitbreiden naar een 200-tal.

Katrien Moens en Erwin Nagels, met Koherianen Sam Steen en Frederik Aerts

Meer inzichten in verschillende databanken

VOKA gebruikt Microsoft Dynamics CRM voor het ledenbeheer en Microsoft NAV voor boekhoudkundige en andere activiteiten. Daarnaast nam VOKA onlangs ook ClickDimensions in gebruik, om mailings uit te sturen. “Die verschillende databases wilden we integreren in een datawarehouse, zodat ze altijd beschikbaar zijn voor het management en voor alle medewerkers. Dankzij die uniforme gegevens kan iedereen gestructureerde en juiste beslissingen nemen”, zegt Erwin Nagels.

« De unieke samenwerking tussen de verschillende Cronosbedrijven was de sleutel in het slagen van dit project. »

“Naast rapportering kunnen we met Power BI ook de kwaliteit van alle gegevens controleren. Zo zien we bijvoorbeeld snel welke velden ontbreken in ons CRM-systeem of kunnen we gerichter e-mails uitsturen met ClickDimensions door ook die gegevens vooraf te analyseren. Op alle niveaus merken we de voordelen van Power BI.”

Sleutelgebruikers leiden hun collega’s op

Erwin Nagels: “VOKA zocht een platform dat beter aansloot op de bestaande Microsoftomgeving en waarvan het de licenties beter kon sturen.”

“Voor dit Power BI-project hebben we per entiteit een tweetal afgevaardigden geselecteerd om samen met de Kohera-consultants aan de slag te gaan”, zegt Erwin Nagels. Kohera heeft hen grondig opgeleid, de bestaande rapporten overgezet naar Power BI en de eerste complexe rapporten mee helpen ontwikkelen.” Die key users maken nu de rapporten voor hun entiteit, waarna ze de andere gebruikers stimuleren om die verder te gebruiken in functie van hun eigen werkdomein. “Op die manier hebben we al voor elk domein (accountmanagement, info en advies, dossiers, belangenbehartiging…) een centraal Power BI-rapport dat breed inzetbaar is binnen VOKA. Het aantal licenties blijft stijgen, we krijgen nog steeds aanvragen van nieuwe gebruikers.De voordelige licentiepolitiek maakt dat ook perfect haalbaar.”

Gebruiksvriendelijk voor elk niveau

Katrien Moens, manager belangenbehartiging bij VOKA was een van de eerste gebruikers van Power BI. “De ontwikkelaars van complexe rapporten hebben wel een stukje voorkennis nodig, zoals het werken met draaitabellen in Excel. Kennis over de verschillende databanken en hoe ze onderling met elkaar in verbinding staan, is ook cruciaal. Maar welke functies je ook wil gebruiken; Power BI is erg gebruiksvriendelijk. Alle eindgebruikers waren ontzettend snel vertrokken met de werking van de tool.”

“Ondertussen maken we rapporten voor de verschillende teams, zodat iedereen zijn jaarresultaten kan opvolgen, zowel operationeel als financieel. Dat lukt heel goed, we merken dat er heel veel vragen komen voor bijkomende rapportering, wat aantoont dat de medewerkers de software bijna dagelijks gebruiken.”

Een aanspreekpunt

Katrien Moens: “We merken dat er heel veel vragen komen voor bijkomende rapportering, wat aantoont dat de medewerkers de software bijna dagelijks gebruiken.”

VOKA doet een beroep op een aantal bedrijven van Crosspoint Solutions, een bedrijf uit de Cronos Groep waarvan ook Kohera deel uit maakt. Een drietal bedrijven, die hen ondersteunt in het beheer van de verschillende toepassingen. “Zo zorgt Infront voor het beheer van ons CRM-systeem, Arxus voor het hosten van onze serverinfrastructuur en Kohera voor het beheer van onze Power BI-toepassingen. Die unieke samenwerking was de sleutel in het slagen van dit project”, zegt Erwin Nagels. “Het zorgde voor een feilloze communicatie en was ook heel kostenefficiënt.”

Frederik Aerts, Senior BI Consultant en Team Lead bij Kohera was verantwoordelijk voor het BI-gedeelte. “Die vlekkeloze communicatie is inderdaad uniek voor een dergelijk project met verschillende partijen. De echte uitdaging bestond uit het vertalen van de oude rapporten naar Power BI en uit de bewustmaking van de mogelijkheden van het platform. VOKA wist op voorhand heel goed waar ze naartoe wilden, maar ze waren zich nog niet bewust van alle mogelijkheden. De verschillende manieren om interessante inzichten te behalen, hebben we kunnen demonsteren. Nu is VOKA perfect in staat om de informatie te filteren en de juiste beslissingen te nemen.”