References /

Delta Light krijgt snellere gegevensanalyse in een mooier kleedje

In 2002 investeerde Delta Light in business intelligence (BI) om een duidelijk overzicht te krijgen op de verkoopcijfers en zo het bedrijf optimaal uit te bouwen. In 2007 stelde informaticapartner Kohera voor om de dure en complexe BI-toepassing te laten voor wat ze was. Kohera installeerde SQL Server van Microsoft als datawarehouse om alle bedrijfsgegevens mee te verzamelen. Daaraan koppelde het een vertrouwde toepassing om die gegevens in de meest uiteenlopende combinaties op te roepen voor analyse: Microsoft Office Excel. Sindsdien maken naast de verkoop ook andere departementen bij Delta Light gebruik van BI: aankoop, personeel, informatica, magazijn, marketing, productie en R&D.

“BI wordt steeds belangrijker en ook onze buitenlandse vestigingen, in Canada, Denemarken en Nederland, kunnen nu hun verkoopcijfers tot in het kleinste detail analyseren. De cijfers komen uit hun eigen ERP-toepassing, maar de analyse en rapportering gebeurt met onze centrale toepassing in België”, zegt Jan Blomme, IT Manager bij Delta Light.

De proef op de som in een concrete werkomgeving

“Bij Kohera willen we altijd snel de nieuwste technologieën testen om te zien wat ze voor onze klanten kunnen betekenen. Daarom hebben we Delta Light gevraagd of ze met ons de eerste stappen wilden zetten in Excel 2010 en PowerPivot. Zij kunnen er vrijblijvend mee kennismaken en wij kunnen meteen experimenteren in een concrete werkomgeving”, aldus Frederik Vandeputte, managing partner bij Kohera.

“We gingen op het voorstel in omdat met de vorige versie van Excel een aantal vragen niet opgelost werden”, pikt Jan Blomme in. “Wie detailinformatie opzocht in grote dimensies moest eindeloos scrollen in een traag werkend systeem. Dat is niet eens zo verwonderlijk als je weet dat onze complete productenlijst meer dan 56.000 artikels bevat. Je kon de traagheid weliswaar omzeilen door vooraf te filteren op artikeltype, -groep, -familie of -soort en zo gaandeweg de selectie te verkleinen. Maar ook dat nam heel wat tijd in beslag. Dat lost Excel 2010 nu op met een standaardoplossing. Via een zoekterm kan je al sorteren op een eerste filtering, tot je op het gewenste niveau bent.”

“Een ander probleem was de input van budgetteringsgegevens. Vroeger kon een fout door één budgetbeheerder het hele systeem in duigen doen vallen. Als iemand ergens een kolom tussenvoegde om zelf een berekening te maken, waren er ‘s morgens plots geen cijfers meer. In Excel 2010 vullen de budgetbeheerders via de ‘write back’-functie elk de waarden voor hun eigen departement in. Die worden dan teruggekoppeld naar een centrale template. Als iemand een fout maakt, heeft het alvast geen invloed meer op het hele rapport.”

Razendsnel alle mogelijke combinaties zien

Business Analist Jan De Wilde is bij verlichtingsproducent Delta Light verantwoordelijk voor forecasting, trend- en cijferanalyse en rapportering. Cijfermateriaal moet snel en correct beschikbaar zijn om te kunnen verwerken en analyseren. Daarom is het belangrijk om naakte cijfers te kunnen weergeven in een makkelijk leesbare vorm, grafisch of in overzichten die in één oogopslag de essentie weergeven. Met Microsoft SQL Server 2008 en de nieuwe Microsoft Office Excel 2010 kunnen gegevens snel opgehaald, bewerkt en overzichtelijker gepresenteerd worden.

Zo zie je via sparklines in één oogopslag hoe het bijvoorbeeld met de verkoop van een bepaald product staat. Een eenvoudig grafiekje naast de cijfertabel geeft zoveel meer informatie dan enkele kolommen met cijfers naast elkaar. Met custom sets kan je specifiek filteren op een bepaalde set artikels die je geregeld wilt analyseren. Wil je voor een bepaalde set zowel de voorraad als de levertermijn, de verkoop of de prijs weten, dan hoef je die set niet langer telkens opnieuw aan te vinken via filters. Daarnaast kunnen meetwaarden nu standaard op verschillende manieren getoond worden. Zo zie je de absolute waarden van een reeks artikels bijvoorbeeld meteen ook in percentages staan. Of je kan ze snel vergelijken met de resultaten van de maand of het jaar voordien. Vroeger moest je hiervoor extra velden maken, waarvoor toch enige handigheid vereist was. Met PowerPivot kunnen de gebruikers nu zelf berekeningen toevoegen en informatie uit het datawarehouse combineren met andere gegegevensbronnen. Zo kunnen ze makkelijk cijfers vergelijken met de evolutie in de markt.

Van de slicers is Jan Blomme onder de indruk: “Een must voor data-analisten, die nu met enkele muisklikken verschillende scenario’s kunnen vergelijken. Als je de verkoop wilt weten van april, klik je bovenaan op de tab “april” en passen de cijfers zich razendsnel aan. Wil je vergelijken met een ander jaartal, dan volstaat een klik om een ander jaar te selecteren. Zo vraag je snel alle mogelijke informatie op, zonder dat je zelfs iets van Excel hoeft te kennen. Vroeger had je een lange weg af te leggen via allerlei filters. Nu heb je veel sneller de gewenste resultaten en uiteraard veranderen de grafieken mee.”

“Zo’n rapport maken met enkele interessante slicers duurt niet langer dan vijf minuten”, zegt Frederik Vandeputte, “omdat we dit kunnen bouwen op basis van bestaande rapporten. De slicers-functie is nieuw, maar de rapporten en draaitabellen hadden we al. Een koppeling is snel gedefinieerd.”

Veel meer visueel

Ook interactieve dashboards bouwen gaat met de nieuwe versie een pak sneller. Cijfers kunnen worden weergegeven op meerdere manieren: de taartdiagram en grafiek met balken of lijnen werden uitgebreid met meters, het indicatoroverzicht of zelfs een resultaatgestuurde landkaart.

Kohera ontwikkelde in minder dan twee uur een toepassing in Report Builder 3.0 waarmee Delta Light snel een overzicht krijgt op alle landen waarin het actief is. Groen gekleurde landen behaalden de vooropgestelde budgetten, de rode scoorden minder goed dan voorzien. En uit de grootte van een bol binnen die landen leid je af hoe sterk het verschil is met wat vooropgesteld was. Op dezelfde manier kan je vlot zien welke productreeksen het in welke landen al of niet goed doen.

Microsoft SharePoint Server staat nog steeds op het verlanglijstje van Delta Light. Businessanalisten maken hun rapporten en dashboards in PowerPivot of Report Builder 3.0. Die zouden heel eenvoudig gepubliceerd kunnen worden in SharePoint. Wie nog niet beschikt over Excel 2010 kan zo ook de rapporten, inclusief slicers, sparklines en kaarten bekijken in een webbrowser.

“Met Report Builder 3.0 kunnen gebruikers met enige affiniteit voor IT voortaan zelf nieuwe rapporten en dashboards ontwikkelen die volledig beantwoorden aan wat ze nodig hebben. Het volstaat dat wij een aantal report parts zoals grafieken, tabellen of datasets voorbereiden, zodat de eindgebruiker met die bouwstenen snel zijn eigen rapporten kan samenstellen. Wij zijn alvast overtuigd van het gemak van Excel 2010 en PowerPivot”, besluit Jan Blomme.

Over Delta Light

Delta Light werd opgericht in 1987 en groeide uit tot marktleider en trendsetter in architecturale designverlichting. Het bedrijf verkoopt zijn producten in meer dan tachtig landen over de hele wereld. Het hoofdgebouw ligt in België, waar ongeveer tweehonderd mensen werken. Vorig jaar haalde het bedrijf een omzet van net geen 50 miljoen euro.

Jouw bedrijf & Kohera?

Contacteer ons en wij geven jouw bedrijf de beste oplossing!