Het stadsbestuur van Turnhout wilde weten hoeveel de werkelijke personeelskost verschilde van de gebudgetteerde kost. Zo kon het zijn toekomstige budgetten nog verfijnder opstellen en daarnaast ook sneller en correct rapporteren aan de gemeenteraad.

Meten is weten, maar in het verleden lag dit niet zo simpel, zelfs niet voor een vrij eenvoudig rapport als dit, waarvoor uiteindelijk twee gegevensbronnen tegenover elkaar moeten gesteld worden. Tot voor kort waren er twee opties. Ofwel maakte men de berekeningen telkens manueel, ofwel moest er een aparte databaseserver opgezet worden met daarop BI-tools en rapporten op maat. De kostprijs van dat laatste kan snel oplopen tot een paar tienduizend euro. Voor dit soort rapport was zo’n projectkost heel moeilijk te verantwoorden.

Rapporten via gratis cloudsoftware

Nu is er echter een betaalbare oplossing. Het betreft Microsoft Power BI Desktop, een gratis cloudsoftware voor gegevensanalyse en rapportering. Niet alleen zijn de licenties gratis, er is ook geen kost voor installatie, back-up of onderhoud.

Om met Power BI Desktop te werken, moet je wel een grondige opleiding volgen of een specialist inhuren. Turnhout heeft voor dat laatste gekozen en op een paar dagen tijd hebben wij de analyse gemaakt, een gegevensmodel opgezet en de rapporten ontworpen.

Turnhout weet nu dat het verschil tussen het budget en reële kost ongeveer 2% bedraagt. Op hun personeelskost betekent dat toch algauw een paar honderdduizend euro, dus elk extra inzicht kan wel degelijk een verschil maken.

Laatste stand van zaken altijd en overal bekijken

Bovendien kan men altijd en overal, zoals bijvoorbeeld tijdens de gemeenteraad, de laatste stand van zaken raadplegen omdat de rapporten online gepubliceerd staan. Alleen wie een uitnodiging heeft ontvangen, kan de rapporten zien. Extra beperking is dat alleen mensen met een e-mailadres van de stad Turnhout een uitnodiging kunnen krijgen. De cloudsoftware garandeert de beveiliging van de gegevens, zodat ze niet door onbevoegden bekeken kunnen worden.