Sint-Rembertziekenhuis werkt slimmer door beter te rapporteren

Als je naar het ziekenhuis gaat voor een behandeling, wil je weten hoe lang je er zal moeten blijven en hoeveel het zal kosten, niet alleen om je mentaal, maar ook praktisch te kunnen voorbereiden. Ook het ziekenhuis wil dit weten om de capaciteitsplanning, het dienstrooster en de financiële planning te kunnen inschatten. Het Sint-Rembertziekenhuis in Torhout werkt aan een slimmere en betere rapportering om ook voor hen onaangename verrassingen uit te sluiten.

Uit privacyoverwegingen zijn dit fictieve gegevens

Het doel is om diverse gegevensbestanden (met medische diagnoses, geneesmiddelen, aantal ligdagen, opname- en ontslaggegevens) in te lezen, waaronder de personeelsbezetting. Zo kan men voor een drukke periode nagaan welke teams extra ondersteuning zullen nodig hebben, de kostprijs van ingrepen voor de patiënt berekenen, activiteiten volgens RIZIV-codes groeperen, de totale kost van behandelingen beramen, de verhouding tussen ligdagen en personeelsbezetting beoordelen…

Samen met een analist en het IT-team van het ziekenhuis hebben we een rapporteringssysteem opgezet als proof-of-concept van MS Power BI. Het ziekenhuis maakt uiteraard al een hele reeks rapporten, maar die vereisen nu nog uren manueel werk en ze zijn moeilijk onderling te delen tussen de medewerkers van het ziekenhuis, dankzij MS Power BI komt aan deze lastige uren een einde.

Een rapport op maat

Met het nieuwe rapporteringssysteem kunnen gebruikers hun eigen analyses en interactieve rapporten maken. Dat kan met draaitabellen in Microsoft Excel of via standaardrapporten en dashboards in Excel. Daarnaast is er ook gebruik gemaakt van het online dashboard op PowerBI.com om kerncijfers te centraliseren voor de directie. Het IT-team verspeelt minder tijd aan berekeningen en rapporteren. Zij kunnen zich nu focussen op het blijvend verbeteren van de kernapplicaties en de gebruikersondersteuning. Ook de directie heeft nu in één oogopslag een beeld van de belangrijkste gegevens.

In de nabije toekomst zal het management van het ziekenhuis rapporten kunnen consulteren om allerlei belangrijke zaken te weten te komen; de geschiedenis van de patiënten, hoe lang de patiënten opgenomen zijn, welke ingrepen het vaakst worden uitgevoerd, hoeveel consultaties er al waren, prestaties vergelijken met het vorige jaar, nagaan of bepaalde disciplines aan het groeien zijn… Telkens we met de mensen van het ziekenhuis over rapportering praten, bedenken we nieuwe mogelijkheden.

Technische assistentie

Onze technische dienstverlening bij Sint-Rembert bestond uit het opzetten van een SQL Server database op een nieuwe virtuele machine, een data warehouse modelleren, het omzetten van de originele DB2-gegevens naar CSV gegevenssets met berekende tabellen en het structureren van de basisgegevens in een zogenaamd Tabular model. Zo hebben we alles klaargezet om de rapporten te beginnen bouwen in Microsoft Excel via de Power Pivot add-in en interactieve dashboards opgezet met MS Power BI. We coachen de analist van het ziekenhuis tot een expert in slimmer rapporteren.