Zien ze het BI-bos nog door de bomen bij Microsoft?

Deze vraag krijg ik de laatste tijd vaak voorgeschoteld van klanten die advies vragen welke richting ze uit moeten met hun Microsoft Business Intelligence.

Sinds de overname van Datazen en de grote update van Power BI afgelopen zomer beginnen alle puzzelstukjes in elkaar te vallen. Dit heeft als gevolg dat we nu echt kunnen spreken van een compleet BI-platform dat zeer concurrentieel is ten opzichte van de andere spelers in de markt.

Laten we dus de bomen eens op een rijtje zetten.

Verschillende types BI-gebruikers

Binnen elke organisatie zijn er verschillende types van gebruikers, we delen ze meestal in drie groepen in.

Informatiegebruikers

Dit zijn gebruikers die nood hebben aan rapportering die elke dag, week of maand in de mailbox terechtkomt met cijfers en grafieken. Of die via een webportaal rapporten met real-time info van bijvoorbeeld een productieomgeving bekijken. Deze rapportering noemen we statisch omdat de eindgebruiker niets kan wijzigen, alleen raadplegen wat een IT-specialist heeft klaargezet.

Analisten

Deze gebruikers krijgen ook die statische rapportering te zien, maar willen kunnen analyseren waarom een bepaalde KPI omhoog of omlaag gaat. Daarnaast willen zij zelf gegevens combineren om de achterliggende reden van bepaalde trends te analyseren. Vaak moeten zij ook dashboards voorbereiden voor de directie.

Directeur

Deze gebruiker wil graag een dashboard en liefst via een tablet of smartphone. Hierdoor kan hij of zij in één oogopslag kan zien hoe het er binnen de organisatie aan toe gaat, bijvoorbeeld per business unit. Uiteraard ziet de directeur het liefst zoveel mogelijk groene cijfers, maar als er iets in het rood staat, moet hij de mogelijkheid hebben om in te zoomen en snel bijsturen waar nodig.

We zijn op een punt gekomen waar we de noden van deze drie types van gebruikers probleemloos kunnen beantwoorden met Microsoft Business Intelligence.

Producten

Voor de informatiegebruikers hebben we nu SQL Server en Datazen. Microsoft heeft daarmee alles in huis om volledig geautomatiseerde rapportering uit te bouwen en rapporten in alle kleuren en vormen naar een webpagina te duwen, naar een portaal zoals SharePoint of als pdf-bestand naar een mailbox. Dit kan zowel real-time als op vooraf geplande tijdstippen. Daarnaast biedt Datazen de mogelijkheid om dashboards te publiceren op alle mobiele toestellen. Deze dashboards zijn statisch in die zin dat de eindgebruiker de vorm niet kan aanpassen, die zijn namelijk gemaakt door een IT-specialist, maar hij kan wel filteren en selecteren.

De analist kan zich uitleven met de Power Tools die reeds beschikbaar waren voor Microsoft Excel, maar nu ook volledig vervat zitten in Power BI Desktop. Hiermee heeft Microsoft Business Intelligence een zeer grote stap vooruitgezet. Met Power BI Desktop, een applicatie die je gratis kan downloaden, ben je als gebruiker niet meer afhankelijk van de versie van Excel die je gebruikt en geniet je van maandelijkse updates met nieuwe mogelijkheden. Power Query, Power Pivot, Power View zitten uiteraard nog in Excel en zullen daar blijven, maar Power BI Desktop zal sneller de nieuwe updates krijgen. In de versie Excel 2016 zitten de Power Tools wel standaard vervat.

En voor de directie hebben we uiteraard dashboards, gemaakt in Power BI of in Datazen door de analist of IT-specialist, waarmee hij onmiddellijk een totaaloverzicht krijgt van de organisatie en met de juiste filters kan inzoomen tot op detailniveau.

Verplicht in de cloud?

De laatste beperking van Power BI, namelijk het verplicht publiceren van dashboards in de cloud om ze op mobiele toestellen beschikbaar te maken, is ondertussen weggewerkt. Sinds de samenwerking van Microsoft met Pyramid Analytics kan een Power BI-dashboard nu ook op een lokale Pyramid Server gepubliceerd worden en kunt u dus al uw data lokaal houden.

De glazen bol van Kohera

Alle BI-projecten kunnen nu met software van Microsoft, maar er zijn nog verschillende producten voor nodig. Hoe gaan die in elkaar vloeien, is de vraag die nog rest. Laat ons dan maar even onze glazen bol uithalen en Microsoft misschien op ideeën brengen.

Het is duidelijk dat Power BI de nieuwe merknaam is geworden voor self-service BI en dat Microsoft daarin eindelijk op kruissnelheid vaart. Daarnaast vermoeden we dat Pyramid Analytics en Datazen zullen opgenomen worden in SQL Server. Zo zou je bijvoorbeeld vanuit SQL Server Reporting Services een dashboard kunnen bouwen die op alle mobiele systemen beschikbaar is. Dan zou je vanuit Power BI kunnen kiezen om het dashboard lokaal te delen via SQL Server of in de cloud via de Power BI Portal op powerbi.com.

Wat met Excel en SharePoint? Het lijkt erop dat er een stapje teruggenomen zal worden qua integratie van deze twee producten en dat er vol ingezet zal worden op Power BI. Op die manier doet het er niet toe met welke versie van Excel en SharePoint men werkt om BI te kunnen gebruiken.

Wat kiezen als klant?

Als klant zit je vandaag eigenlijk in een zetel wat de BI-mogelijkheden met Microsoft betreft. Je kunt stapsgewijs BI-projecten uitbouwen zonder grote investeringen in softwarelicenties te moeten doen. Bekijk het als een puzzel waarbij je kunt kiezen om te starten met de puzzelstukjes aan de zijkant, maar evengoed vanuit het midden om tot hetzelfde resultaat te komen. Zo gaat het ook met Microsoft BI. Je kunt op basis van de prioriteiten inspelen op de noden van de verschillende types gebruikers zonder het einddoel uit het oog te verliezen.